Asiakastietojen hallinta

Kanta-palvelujen asiakkaat hallinnoivat omia asiakastietojaan Kanta Ekstranetin kautta. Palvelu on vahvasti suojattu, joten tietojen syöttäminen ja muuttaminen on turvallista. Sen käyttäminen vaatii vahvan tunnistautumisen ja siihen käytetään Katso-tunnistusta. Tunnistautumisen lisäksi käyttäjät on jaettu eri rooleihin sen mukaan, millaista asiakastietoa heillä on oikeus käsitellä. Roolin perusteella Ekstranet näyttää ja toimii erilailla.

Asiakasorganisaatiossa pääkäyttäjä jakaa muille Ekstranetin oikeudet ja roolit. Mikäli mahdollista, kannattaa eri rooleja jakaa organisaatiossa useammalle, näin vastuu asiakastietojen oikeellisuudesta ei ole vain yhden henkilön varassa. 

Muutokset organisaatiossa

THL on laatinut työohjeen Kanta-palvelujen yhteyksien varmistamiseksi organisaatiomuutoksissa. Ohjeeseen voi tutustua Kanta-palvelujen käsikirjan Muutokset-kohdassa.

Ohje on tarkoitettu julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioille, kun varmistetaan Kanta-palvelujen häiriötön käyttö organisaatiomuutostilanteissa. 

Työohje on kohdistettu muutosprosessin vastuuhenkilölle / projektipäällikölle. Se auttaa terveydenhuollon tietoliikenneyhteyksien ja tietoturvallisen tiedonhallinnan varmistamista, kun muutoksia valmistellaan ja toteutetaan. 

Kehittämisehdotuksia tai havaittuja poikkeamia ohjeen sisällössä voi lähettää osoitteella kantapalvelut@thl.fi. Laita otsikoksi "Organisaatiomuutosohje". Ohjetta päivitetään palautteiden perusteella. 

Kanta-palvelun asiakkaan mahdollisia muutostilanteita ovat

Yhteystietojen päivitys

Kanta-palvelun asiakkaat hallinnoivat omia yhteystietojaan (esim. osoitteet ja yhteyshenkilöiden tiedot) Kanta Ekstranetin kautta. Kirjaudu Ekstranettiin Katso-tunnuksella, joka on sidottu edustamasi Kanta-palvelun asiakkaan y-tunnukseen. Lisätietoja ohjeesta Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietosi.
 

Tietojärjestelmän muutos

Kanta Ekstranetin kautta hallinnoidaan tietoa tietojärjestelmistä, joilla asiakas käyttää Kanta-palveluja. Kirjaudu Ekstranettiin Katso-tunnuksella, joka on sidottu edustamasi Kanta-palvelun asiakkaan y-tunnukseen. Mikäli tietojärjestelmämuutoksen yhteydessä tapahtuu muutos asiakkaan liityntäpisteissä, on huomioitava kohta "Teknisen liityntäpisteen muutos".
 

Teknisen liityntäpisteen muutos

Jokaisella Resepti-palveluun tai Potilastiedon arkistoon liittyvällä asiakkaalla on käytössään vähintään yksi Kanta-liityntäpiste. Liityntäpisteellä tarkoitetaan sitä tietoliikenteen pistettä, josta Kanta-palvelun käyttöönottaneen asiakkaan tietojärjestelmä liittyy Kanta-palveluihin.  Kanta-liityntäpisteeseen on asennettu Väestörekisterikeskuksen myöntämä palvelinvarmenne. Lisätietoja Tekniset liittymismallit -ohjeesta.


Asiakas ilmoittaa käyttämänsä liityntäpisteen tiedot liittyessään Kanta-palveluun. Muutokset liityntäpisteiden tietoihin ilmoitetaan sähköpostin liitetiedostona lähetettävällä Liityntäpisteen muutosilmoituksella. Lomake lähetetään osoitteeseen kanta@kanta.fi viimeistään kolme viikkoa ennen uusien tietojen voimaantuloa.
 

Reseptin uusimispyyntöjen vastaanotto

Resepti-palvelun käyttöönottava toimintayksikkö tai itsenäinen ammatinharjoittaja voi valita, ottaako vastaan uusimispyyntöjä Omakanta-palvelusta ja apteekeista. Uusimispyyntöjen vastaanotto edellyttää sitä, että asiakkaalla on merkintä uusimispyyntöjen vastaanotosta Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ylläpitämällä koodistopalvelimella. Itsenäiselle ammatinharjoittajalle merkintä tehdään Valviran Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat -koodistoon ja sosiaalihuollon ja/tai terveydenhuollon toimintayksikölle SOTE-organisaatiorekisteriin. Tiedon päivittämisestä rekisteriin kerrotaan THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017.

Uusimispyyntöpalvelu tulee merkitä käyttöönotetuksi myös Kanta-palvelussa. Palvelun voi ottaa käyttöön Resepti-palveluun liittymisen yhteydessä, jolloin palvelu valitaan sähköisellä liittymishakemuksella. Myöhemmässä vaiheessa palvelun käyttöönotosta tai palvelun käytön lopettamisesta ilmoitetaan lomakkeella Liityntäpisteen muutosilmoitus. Mikäli asiakas luopuu uusimispyyntöjen vastaanotosta, tulee asia ilmoittaa sekä Kanta-palveluun että THL:n koodistopalveluun.
 

Sitoumuksen irtisanominen

Kanta-palvelun käyttöönottanut asiakas voi irtisanoa tekemänsä sitoumuksen esimerkiksi toiminnan lopettamisen, uudelleenjärjestämisen, yrityskaupan tai muun muutostilanteen yhteydessä. Asiakkaan tekemän sitoumuksen irtisanominen tulee tehdä, mikäli Kanta-palvelun käyttö sitoumuksen tehneen asiakkaan nimissä ei ole enää ajankohtaista.

Irtisanomisilmoitus-lomake on saatavissa Kanta Ekstranetista. Sen voi myös pyytää sähköpostilla kanta@kanta.fi.

Huomioi myös ohjeistus muutostilanteisiin Kanta-palvelujen käsikirjan kohdassa Muutokset.
 

Nimenmuutos

Kanta-palveluun liittyneen asiakkaan nimi siirtyy Kanta-palvelun järjestelmiin THL:n Koodistopalvelun rekistereistä. Nimenmuutosta ei tarvitse erikseen ilmoittaa Kanta-palveluun. Tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017.
 

Yksityisen terveydenhuollon organisaatiomuutos

Kanta-palvelun asiakkaana olevan terveyden- tai sosiaalihuollon toimintayksikön tai itsenäisen ammatinharjoittajan tietojen tulee olla voimassaolevana THL:n Koodistopalvelun rekistereissä. Julkinen sektori ylläpitää rekisteritietoja itse ja yksityisen sektorin tiedot siirretään Koodistopalveluun Valviran ja aluehallintovirastojen ylläpitämästä Valveri-rekisteristä. Lisätietoja Valviran sivuilla. Koodistopalvelun tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017.

Yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan Kanta-palvelun asiakkuuteen mahdollisesti vaikuttava muutostilanne voi olla esimerkiksi

  1. y-tunnuksen vaihtuminen, jolloin Kanta-palveluun liittyminen tulee tehdä uudella y-tunnuksella.
  2. yritysten sulautuminen, jolloin nykyinen asiakkuus voidaan mahdollisesti päättää ja asiakkaan Kanta-palvelujen käyttö jatkuu toisen yrityksen nimissä.
  3. terveydenhuollon palvelujen tuottajan luvan päättyminen, jolloin Kanta-palvelujen käyttö ei ole enää mahdollista kyseisen palvelujen tuottajan nimissä.

Ohjeet organisaation muutostilanteisiin on kuvattu Kanta-palvelujen käsikirjassa kohdassa Muutokset. Lisätietoa ja ohjeistusta muutostilanteiden vaikutuksista Kanta-palvelun asiakkuuteen sähköpostitse kantapalvelut@thl.fi ja kanta@kanta.fi.
 

Rekisterinpitäjämuutos

Sote- ja maakuntauudistukseen liittyviä Kanta-palvelun asiakasorganisaatioiden muutostilanteita tuetaan. Rekisterinpitäjämuutosten toteutuksesta tarkempi ohjeistus on tulossa. Toistaiseksi ota yhteyttä ohjeiden saamiseksi osoitteisiin kantapalvelut@thl.fi ja kanta@kanta.fi.

 

Asiakastietojen hallinta

Kanta-palvelujen asiakkaat hallinnoivat omia asiakastietojaan Kanta Ekstranetin kautta. Palvelu on vahvasti suojattu, joten tietojen syöttäminen ja muuttaminen on turvallista. Sen käyttäminen vaatii vahvan tunnistautumisen ja siihen käytetään Katso-tunnistusta. Tunnistautumisen lisäksi käyttäjät on jaettu eri rooleihin sen mukaan, millaista asiakastietoa heillä on oikeus käsitellä. Roolin perusteella Ekstranet näyttää ja toimii erilailla.

Asiakasorganisaatiossa pääkäyttäjä jakaa muille Ekstranetin oikeudet ja roolit. Mikäli mahdollista, kannattaa eri rooleja jakaa organisaatiossa useammalle, näin vastuu asiakastietojen oikeellisuudesta ei ole vain yhden henkilön varassa. 

Muutokset organisaatiossa

THL on laatinut työohjeen Kanta-palvelujen yhteyksien varmistamiseksi organisaatiomuutoksissa. Ohjeeseen voi tutustua Kanta-palvelujen käsikirjan Muutokset-kohdassa.

Ohje on tarkoitettu julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioille, kun varmistetaan Kanta-palvelujen häiriötön käyttö organisaatiomuutostilanteissa. 

Työohje on kohdistettu muutosprosessin vastuuhenkilölle / projektipäällikölle. Se auttaa terveydenhuollon tietoliikenneyhteyksien ja tietoturvallisen tiedonhallinnan varmistamista, kun muutoksia valmistellaan ja toteutetaan. 

Kehittämisehdotuksia tai havaittuja poikkeamia ohjeen sisällössä voi lähettää osoitteella kantapalvelut@thl.fi. Laita otsikoksi "Organisaatiomuutosohje". Ohjetta päivitetään palautteiden perusteella. 

Kanta-palvelun asiakkaan mahdollisia muutostilanteita ovat

Yhteystietojen päivitys

Kanta-palvelun asiakkaat hallinnoivat omia yhteystietojaan (esim. osoitteet ja yhteyshenkilöiden tiedot) Kanta Ekstranetin kautta. Kirjaudu Ekstranettiin Katso-tunnuksella, joka on sidottu edustamasi Kanta-palvelun asiakkaan y-tunnukseen. Lisätietoja ohjeesta Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietosi.
 

Tietojärjestelmän muutos

Kanta Ekstranetin kautta hallinnoidaan tietoa tietojärjestelmistä, joilla asiakas käyttää Kanta-palveluja. Kirjaudu Ekstranettiin Katso-tunnuksella, joka on sidottu edustamasi Kanta-palvelun asiakkaan y-tunnukseen. Mikäli tietojärjestelmämuutoksen yhteydessä tapahtuu muutos asiakkaan liityntäpisteissä, on huomioitava kohta "Teknisen liityntäpisteen muutos".
 

Teknisen liityntäpisteen muutos

Jokaisella Resepti-palveluun tai Potilastiedon arkistoon liittyvällä asiakkaalla on käytössään vähintään yksi Kanta-liityntäpiste. Liityntäpisteellä tarkoitetaan sitä tietoliikenteen pistettä, josta Kanta-palvelun käyttöönottaneen asiakkaan tietojärjestelmä liittyy Kanta-palveluihin.  Kanta-liityntäpisteeseen on asennettu Väestörekisterikeskuksen myöntämä palvelinvarmenne. Lisätietoja Tekniset liittymismallit -ohjeesta.


Asiakas ilmoittaa käyttämänsä liityntäpisteen tiedot liittyessään Kanta-palveluun. Muutokset liityntäpisteiden tietoihin ilmoitetaan sähköpostin liitetiedostona lähetettävällä Liityntäpisteen muutosilmoituksella. Lomake lähetetään osoitteeseen kanta@kanta.fi viimeistään kolme viikkoa ennen uusien tietojen voimaantuloa.
 

Reseptin uusimispyyntöjen vastaanotto

Resepti-palvelun käyttöönottava toimintayksikkö tai itsenäinen ammatinharjoittaja voi valita, ottaako vastaan uusimispyyntöjä Omakanta-palvelusta ja apteekeista. Uusimispyyntöjen vastaanotto edellyttää sitä, että asiakkaalla on merkintä uusimispyyntöjen vastaanotosta Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ylläpitämällä koodistopalvelimella. Itsenäiselle ammatinharjoittajalle merkintä tehdään Valviran Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat -koodistoon ja sosiaalihuollon ja/tai terveydenhuollon toimintayksikölle SOTE-organisaatiorekisteriin. Tiedon päivittämisestä rekisteriin kerrotaan THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017.

Uusimispyyntöpalvelu tulee merkitä käyttöönotetuksi myös Kanta-palvelussa. Palvelun voi ottaa käyttöön Resepti-palveluun liittymisen yhteydessä, jolloin palvelu valitaan sähköisellä liittymishakemuksella. Myöhemmässä vaiheessa palvelun käyttöönotosta tai palvelun käytön lopettamisesta ilmoitetaan lomakkeella Liityntäpisteen muutosilmoitus. Mikäli asiakas luopuu uusimispyyntöjen vastaanotosta, tulee asia ilmoittaa sekä Kanta-palveluun että THL:n koodistopalveluun.
 

Sitoumuksen irtisanominen

Kanta-palvelun käyttöönottanut asiakas voi irtisanoa tekemänsä sitoumuksen esimerkiksi toiminnan lopettamisen, uudelleenjärjestämisen, yrityskaupan tai muun muutostilanteen yhteydessä. Asiakkaan tekemän sitoumuksen irtisanominen tulee tehdä, mikäli Kanta-palvelun käyttö sitoumuksen tehneen asiakkaan nimissä ei ole enää ajankohtaista.

Irtisanomisilmoitus-lomake on saatavissa Kanta Ekstranetista. Sen voi myös pyytää sähköpostilla kanta@kanta.fi.

Huomioi myös ohjeistus muutostilanteisiin Kanta-palvelujen käsikirjan kohdassa Muutokset.
 

Nimenmuutos

Kanta-palveluun liittyneen asiakkaan nimi siirtyy Kanta-palvelun järjestelmiin THL:n Koodistopalvelun rekistereistä. Nimenmuutosta ei tarvitse erikseen ilmoittaa Kanta-palveluun. Tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017.
 

Yksityisen terveydenhuollon organisaatiomuutos

Kanta-palvelun asiakkaana olevan terveyden- tai sosiaalihuollon toimintayksikön tai itsenäisen ammatinharjoittajan tietojen tulee olla voimassaolevana THL:n Koodistopalvelun rekistereissä. Julkinen sektori ylläpitää rekisteritietoja itse ja yksityisen sektorin tiedot siirretään Koodistopalveluun Valviran ja aluehallintovirastojen ylläpitämästä Valveri-rekisteristä. Lisätietoja Valviran sivuilla. Koodistopalvelun tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017.

Yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan Kanta-palvelun asiakkuuteen mahdollisesti vaikuttava muutostilanne voi olla esimerkiksi

  1. y-tunnuksen vaihtuminen, jolloin Kanta-palveluun liittyminen tulee tehdä uudella y-tunnuksella.
  2. yritysten sulautuminen, jolloin nykyinen asiakkuus voidaan mahdollisesti päättää ja asiakkaan Kanta-palvelujen käyttö jatkuu toisen yrityksen nimissä.
  3. terveydenhuollon palvelujen tuottajan luvan päättyminen, jolloin Kanta-palvelujen käyttö ei ole enää mahdollista kyseisen palvelujen tuottajan nimissä.

Ohjeet organisaation muutostilanteisiin on kuvattu Kanta-palvelujen käsikirjassa kohdassa Muutokset. Lisätietoa ja ohjeistusta muutostilanteiden vaikutuksista Kanta-palvelun asiakkuuteen sähköpostitse kantapalvelut@thl.fi ja kanta@kanta.fi.
 

Rekisterinpitäjämuutos

Sote- ja maakuntauudistukseen liittyviä Kanta-palvelun asiakasorganisaatioiden muutostilanteita tuetaan. Rekisterinpitäjämuutosten toteutuksesta tarkempi ohjeistus on tulossa. Toistaiseksi ota yhteyttä ohjeiden saamiseksi osoitteisiin kantapalvelut@thl.fi ja kanta@kanta.fi.