Kansalliset toimintamallit ja ohjeet

1. Yrityksessämme toimii itsenäinen ammatinharjoittaja, joka ei kirjaa potilastietoja järjestelmäämme, mutta katselee joskus asiakkaidensa potilastietoja järjestelmässämme, tuleeko hänen liittyä Potilastiedon arkistoon yhteisliittymisellä yrityksemme mukana?           

  • Mikäli itsenäinen ammatinharjoittaja ei arkistoi sähköisesti potilastietoja, niin hänen ei tarvitse liittyä Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. Itsenäinen ammatinharjoittaja voi tällaisessa tilanteessa katsella asiakastietoja yrityksen omasta potilastietojärjestelmästä mutta ei Potilastiedon arkistosta.

2. Ketä kaikkia tulee kouluttaa Kanta-palvelujen käyttöön ja miten osaaminen todennetaan?               

  • Koko henkilökunta tulee kouluttaa ja koulutuksen suorittamista tulee seurata dokumentoimalla käydyt koulutukset. Koulutuksesta voi esimerkiksi antaa todistuksen.

3. Minkälainen käyttöoikeuksien hallintadokumentti on? 

  • Esimerkiksi excel-taulukko, josta voi todentaa haetut, hyväksytyt ja poistetut käyttöoikeudet.

4. Voiko useammalla yrityksellä olla yhteinen tietosuojavastaava?            

  • Voi. Esimerkiksi yhteisliittymistilanteessa lääkäriasemalla tai vastaavalla yrityksellä voi olla yhteinen tietosuojavastaava jolloin pääliittyjä tarjoaa tietosuojavastaavan palvelut mukana liittyville itsenäisille ammatinharjoittajille ja ammatinharjoittajayrityksille. Tästä sovitaan keskinäisessä sopimuksessa joka tehdään pääliittyjän ja mukana liittyjän välillä vastuista ja velvollisuuksista Kanta-palvelujen käytössä.

5. Voiko myös arkistonhoitaja olla useamman yrityksen yhteinen?           

  • Voi. Arkistonhoitajan käyttöoikeudet rajautuvat rekisterinpitäjittäin. Yhteisliittymistilanteessa arkistonhoitajaksi nimetty voi hakea pääliittyjän alla tuotettuja asiakirjoja. Lisäksi useampi liittyjä voi ilmoittaa tietyn arkistonhoitajan omaksi arkistonhoitajakseen.

6. Mitkä ovat arkistonhoitajan vastuualueet?                         

  • Terveydenhuollossa tuotetaan ja käsitellään asiakirjoja, joiden käsittelyssä noudatetaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeita. Organisaatioissa tulee olla aina ainakin yksi työntekijä, jonka vastuulla on asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tiedonhallinnan suunnittelu, ohjeistus, koulutus ja valvonta sekä organisaation päätearkiston tehtävät. Kanta-palveluihin liityttäessä arkistonhoitajan osallistuu käyttöönottokokeeseen ja teknisiin tarkastuksiin sen yhteydessä. Arkistonhoitajan vastuulla ovat asiakkaan/potilaan käynnistämät selvityspyynnöt. Kanta-palveluiden osalta arkistonhoitaja käyttää erillistä Kelan tarjoamaa käyttöliittymää rekisterinpitäjän tietoihin, joka on nimetty Arkistonhoitajan käyttölittymäksi. Arkistonhoitajan käyttöoikeudet rajataan automaattisesti sen rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjien asiakirja-aineistoon, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii.
  • Käyttöliittymän kautta suoritetut toimenpiteet lokitetaan (esimerkiksi haku, asiakirjan katselu tai metatietojen muutos). Käyttöliittymällä näkee asiakirjat juuri sellaisena, kuin ne ovat arkistossa, niiden kuvailutiedot ja kaikki versiot (myös hoidollisesta käytöstä ns. tausta-arkistoon siirretyt).

7. Pitääkö arkistonhoitajalla olla myös VRK-kortti (varmennekortti)?                       

  • Organisaation arkistonhoitajalle täytyy olla yksilöity arkistonrooliin liitetty varmennekortti. Oleellista on myös, että arkistonhoitajan rooliin on annettu yhteystieto ja arkistonhoitajan varmennekortin numero (11-numeroinen). Mitään erityistä ammattikoulutusvaatimusta ei ole. 

8. Jos itsenäinen ammatinharjoittaja liittyy itsenäisesti Potilastiedon arkistoon, niin onko hänen nimettävä erillinen arkistonhoitaja toiminnalleen?

  • Arkistonhoitajan rooli on pakollinen, kun liitytään Potilastiedon arkistoon. Itsenäinen ammatinharjoittaja voi toimia itse tässä roolissa, tai hän voi nimetä siihen jonkun toisen henkilön. Pääasia on, että arkistonhoitajan rooliin on annettu yhteystieto ja arkistonhoitajan varmennekortin numero (11-numeroinen).

9. Onko arkistonhoitajalle tai tietosuojavastaavalle määritelty jokin ammatillinen pätevyys?                   

  • Tehtäviin ei ole määritelty erikseen ammatillista pätevyyttä.

10. Onko Kela rekisterinpitäjä  kilpailuttamissaan terveyspalveluissa?

  • Kela ei ole rekisterinpitäjä, vaan palveluntuottaja.

11. Miten potilastietojen näkymistä voi rajoittaa yksityisessä terveydenhuollossa?          

  • Yksityisessä terveydenhuollossa kansalainen voi kieltää tietojensa näkymisen muille vain palvelutapahtumakohtaisesti (käynti, osastojakso). Arkistointia ei voi kieltää koskaan, mutta niiden näkymisen muille voi.

12. Miten toimitaan sosiaalihuollon yksiköissä kirjattavien potilastietojen kanssa, kun sosiaalihuollon yksiköt eivät vielä tässä vaiheessa liity kansalliseen arkistoon?          

  • Sosiaalihuollon yksiköissä kirjattavat potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon kokonaisuuteen, ja muodostavat sosiaalihuollon asiakastiedon arkistonrekisteriin osarekisterin. Näitä potilastietoja ei arkistoida toistaiseksi Kantaan.
  • Olennaista on, että terveydenhuollon tiedot voidaan erottaa sosiaalihuollon tiedoista potilastietojärjestelmässä. THL on aiemmin antanut erillisen ohjeen sosiaalihuollossa syntyvien potilastietojen käsittelystä.

13. Miten toimitaan, kun itsenäinen ammatinharjoittaja lopettaa toimintansa lääkäriasemalla?             

  • Toiminnan lopettamisesta on tehtävä heti ilmoitus aluehallintovirastoon. Näin tiedot lopettamisesta päivittyvät myös itsenäisten ammatinharjoittajien koodistoon. Kanta-palvelujen toiminnan näkökulmasta on tärkeää huolehtia, että tiedot ovat ajan tasalla.  Lisätietoja Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely Opas terveydenhuollolle.