Kansalliset toimintamallit ja ohjeet

1. Yrityksessämme toimii itsenäinen ammatinharjoittaja, joka ei kirjaa potilastietoja järjestelmäämme, mutta katselee joskus asiakkaidensa potilastietoja järjestelmässämme, tuleeko hänen liittyä Potilastiedon arkistoon yhteisliittymisellä yrityksemme mukana?           

  • Mikäli itsenäinen ammatinharjoittaja ei arkistoi sähköisesti potilastietoja, niin hänen ei tarvitse liittyä Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. Itsenäinen ammatinharjoittaja voi tällaisessa tilanteessa katsella asiakastietoja yrityksen omasta potilastietojärjestelmästä mutta ei Potilastiedon arkistosta.

2. Ketä kaikkia tulee kouluttaa Kanta-palvelujen käyttöön ja miten osaaminen todennetaan?               

  • Koko henkilökunta tulee kouluttaa ja koulutuksen suorittamista tulee seurata dokumentoimalla käydyt koulutukset. Koulutuksesta voi esimerkiksi antaa todistuksen.

3. Minkälainen käyttöoikeuksien hallintadokumentti on? 

  • Esimerkiksi excel-taulukko, josta voi todentaa haetut, hyväksytyt ja poistetut käyttöoikeudet.

4. Voiko useammalla yrityksellä olla yhteinen tietosuojavastaava?            

  • Voi. Esimerkiksi yhteisliittymistilanteessa lääkäriasemalla tai vastaavalla yrityksellä voi olla yhteinen tietosuojavastaava jolloin pääliittyjä tarjoaa tietosuojavastaavan palvelut mukana liittyville itsenäisille ammatinharjoittajille ja ammatinharjoittajayrityksille. Tästä sovitaan keskinäisessä sopimuksessa joka tehdään pääliittyjän ja mukana liittyjän välillä vastuista ja velvollisuuksista Kanta-palvelujen käytössä.

5. Voiko myös arkistonhoitaja olla useamman yrityksen yhteinen?           

  • Voi. Arkistonhoitajan käyttöoikeudet rajautuvat rekisterinpitäjittäin. Yhteisliittymistilanteessa arkistonhoitajaksi nimetty voi hakea pääliittyjän alla tuotettuja asiakirjoja. Lisäksi useampi liittyjä voi ilmoittaa tietyn arkistonhoitajan omaksi arkistonhoitajakseen.

6. Mitkä ovat arkistonhoitajan vastuualueet?                         

  • Yleisimmät käyttötilanteet ovat käyttöönottokoe ja tekniset tarkastukset sen yhteydessä, sekä asiakkaan/potilaan käynnistämä selvityspyyntö. Arkistonhoitaja käyttää erillistä Kelan tarjoamaa käyttöliittymää rekisterinpitäjän tietoihin, joka on nimetty Arkistonhoitajan käyttöliittymäksi.
  • Käyttöliittymän kautta suoritetut toimenpiteet lokitetaan (esimerkiksi haku, asiakirjan katselu tai metatietojen muutos). Käyttöliittymällä näkee asiakirjat juuri sellaisena, kuin ne ovat arkistossa, niiden kuvailutiedot ja kaikki versiot (myös hoidollisesta käytöstä ns. tausta-arkistoon siirretyt).

7. Jos itsenäinen ammatinharjoittaja liittyy itsenäisesti Potilastiedon arkistoon, niin onko hänen nimettävä erillinen arkistonhoitaja toiminnalleen?                        

  • Arkistonhoitajan rooli on pakollinen, kun liitytään Potilastiedon arkistoon. Itsenäinen ammatinharjoittaja voi toimia itse tässä roolissa, tai hän voi nimetä siihen jonkun toisen henkilön. Pääasia on, että arkistonhoitajan rooliin on annettu yhteystieto ja arkistonhoitajan varmennekortin numero (11-numeroinen).

8. Onko arkistonhoitajalle tai tietosuojavastaavalle määritelty jokin ammatillinen pätevyys?                   

  • Tehtäviin ei ole määritelty erikseen ammatillista pätevyyttä.

9. Miten potilastietojen näkymistä voi rajoittaa yksityisessä terveydenhuollossa?          

  • Yksityisessä terveydenhuollossa kansalainen voi kieltää tietojensa näkymisen muille vain palvelutapahtumakohtaisesti (käynti, osastojakso). Arkistointia ei voi kieltää koskaan, mutta niiden näkymisen muille voi.

10. Miten toimitaan sosiaalihuollon yksiköissä kirjattavien potilastietojen kanssa, kun sosiaalihuollon yksiköt eivät vielä tässä vaiheessa liity kansalliseen arkistoon?          

  • Sosiaalihuollon yksiköissä kirjattavat potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon kokonaisuuteen, ja muodostavat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin osarekisterin. Näitä potilastietoja ei arkistoida toistaiseksi Kantaan.
  • Olennaista on, että terveydenhuollon tiedot voidaan erottaa sosiaalihuollon tiedoista potilastietojärjestelmässä. THL on aiemmin antanut erillisen ohjeen sosiaalihuollossa syntyvien potilastietojen käsittelystä.

11. Miten toimitaan, kun itsenäinen ammatinharjoittaja lopettaa toimintansa lääkäriasemalla?             

  • Toiminnan lopettamisesta on tehtävä heti ilmoitus aluehallintovirastoon. Näin tiedot lopettamisesta päivittyvät myös itsenäisten ammatinharjoittajien koodistoon. Kanta-palvelujen toiminnan näkökulmasta on tärkeää huolehtia, että tiedot ovat ajan tasalla.  Lisätietoja Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely Opas terveydenhuollolle.

12. Voiko ajanvaraaja merkitä jo puhelimessa informoinnin Potilastiedon arkistosta annetuksi, vai voidaanko se merkitä vasta, kun potilas on saapunut fyysisesti paikan päälle?    

  • Informoinnin voi antaa puhelimessa esimerkiksi ajanvarauksen yhteydessä, tai lähettää esite, mutta tieto informoinnin vastaanottamisesta voidaan merkitä annetuksi vasta, kun potilas on paikalla ja voidaan todeta hänen vastaanottaneen ja ymmärtäneen, mistä informoinnissa on kyse. Eli varmistetaan, että informointi on ymmärretty, siksi vain puhelimessa asiasta kertominen ei vielä riitä siihen, että informoinnin voi merkitä annetuksi.
  • Informoinnin voi merkitä annetuksi sellainen henkilö, jolla on varmennekortti. Tiedonhallintapalvelun käyttäminen (jonne tiedot informoinneista, suostumuksista jne. tallentuvat) vaatii varmennekorttikirjautumista.