Valmistelevat tehtävät

1. Keitä velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon koskee yksityisessä terveydenhuollossa?                   

  • Velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon koskee niitä yksityisen terveydenhuollon yrityksiä ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti.
  • Potilastiedon arkistoon liittyvällä terveydenhuollon palvelujen antajalla tai itsenäisellä ammatinharjoittajalla on oltava voimassa olevat asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajana toimimiseen.
  • Terveydenhuollon potilasrekisteriin ei tallenneta sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvia asiakas-/potilastietoja. Sosiaalihuollossa kirjattavat terveydenhuollon potilastiedot on erotettava tietojärjestelmän sisällä.

2. Toimin terveydenhuollon itsenäisenä ammatinharjoittajana, niin miten saan kirjaamani potilastiedot Kantaan?

Varmista, että käytössä oleva tai palveluna ostettu potilastietojärjestelmä on sertifioitu (Valviran rekisteri). Selvitä yhdessä potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan palvelun käyttämiseen, ovat Kanta-palvelujen vaatimusten mukaisia.

Tee tarvittavat liittymisvalmistelut (mm. varmennekorttien hankinta, omavalvontasuunnitelman laatiminen ja liittymishakemus Kelaan). Tarkista myös, että lupa-asiat ovat ajantasalla SOTE-organisaatiotietorekisteristä tai IAH-koodistosta. Lisätietoa löydät Kanta-palvelujen käsikirjasta.

3. Miten tulkitaan tilanne, jossa Kanta-palveluun liityttäessä tietoja säilytetään tietojärjestelmässä A ja liittymisen jälkeen syntyvä tieto tallennetaan vain tietojärjestelmään B? Tuleeko molemmat tietojärjestelmät liittää Kanta-palveluihin? 

Tietojärjestelmässä A olevat vanhat tiedot ovat rinnastettavissa paperiarkistoon, koska tiedot eivät ole yhteydessä ulkopuolisiin. Tällainen tilanne tyypillisesti esiintyy, kun on vaihdettu tietojärjestelmää ja vanhat tiedot on haluttu säilyttää.

Rinnastaminen paperiarkistoon on ok ja myös arkistoinnin muut säädökset pätevät tähän. Vanhojen tietojen arkistointiprojektin valmistuminen antaa jatkossa mahdollisuuden miettiä asiakirjojen siirtämistä  tietojärjestelmästä B Potilastiedon arkistoon ja hallitun käytöstä poistettavan tietojärjestelmän alasajon.

Lue lisää Vanhojen tietojen arkistoinnista 

4. Mitä eroa on Valviran edellyttämällä omavalvontasuunnitelmalla ja asiakastietolain edellyttämällä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelmalla?

Valviran omavalvontasuunnitelma on laajemmin toiminnan kannalta tehtävä asiakirja, johon kirjataan kaikki keskeiset toimenpiteet, joilla palvelujen tuottajat itse valvovat toimintayksikköjään, henkilökunnan toimintaa sekä tuottamiensa palvelujen laatua. Suunnitelma on palvelujen laadun ja kehittämisen päivittäinen työväline. Palvelujen tuottajalta edellytetään ammattitaitoa, tietoa ja kokemusta arvioida, minkälaisella omalla ohjauksella ja valvonnalla toiminnan laatu ja säädöstenmukaisuus varmistetaan

Asiakastietolain mukainen tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma keskittyy asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn, tiedonhallintaan, tietojärjestelmien hallintaan sekä tietoturvaan ja tietosuojaan

5. Ketä koskee velvollisuus tehdä asiakastietolain (159/2007) mukainen tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma?                     

  • Asiakastietolain mukaan kaikkien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien jotka arkistoivat sähköisesti  asiakas-tai potilastietoja, tulee noudattaa omavalvontaa toiminnassaan ja tehdä omavalvontasuunnitelma. Asiakastietolain tarkoittama omavalvontasuunnitelma kattaa tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvää laadunhallintaa ja omavalvontaa.
  • Yrityksillä ja itsenäisillä ammatinharjoittajilla, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti, on ollut velvollisuus laatia tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma 31.3.2015 mennessä.

6. Jos itsenäinen ammatinharjoittaja toimii vuokralaisena esimerkiksi lääkäriasemalla ja käyttää lääkäriaseman potilastietojärjestelmää, niin tuleeko myös hänen tehdä omavalvontasuunnitelma vai riittääkö, että lääkäriasema on tehnyt omavalvontasuunnitelman?               

  • Tällaisessa tilanteessa lääkäriaseman omavalvontasuunnitelmaan tulee olla selkeästi kirjattu, että suunnitelma koskee myös sen tiloissa toimivia itsenäisiä ammatinharjoittajia. Vastuut tulee olla kirjattuna myös lääkäriaseman ja itsenäisen ammatinharjoittajan väliseen sopimukseen. Mikäli ammatinharjoittaja toimii itsenäisesti,  tulee hänen tehdä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma omaa toimintaansa varten.

7. Tuleeko pienen yrityksen tehdä kaikki vaaditut liittymisvalmistelut ja tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma?    

  • Kyllä kaikki liittymiseen kuuluvat tehtävät on käytävä läpi, mutta ne voi sovittaa oman yrityksen toimintaan. Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelman kohdat tulee käydä läpi ja sovittaa vaatimukset yrityksen kokoon ja toiminnan laajuuteen. Erityisesti teknisiä ja tietojärjestelmiä koskevia vaatimuksia kannattaa käsitellä yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa. 

8. Mistä Mistä Kanta-palvelujen käyttämiseen tarvittavia varmennekortteja saa?                           

  • Varmennekortit myöntää Väestörekisterikeskus (VRK) ja ne haetaan julkisen terveydenhuollon järjestämistä rekisteröintipisteistä (Terveydenhuollon varmennepalvelujen ajanvarauspalvelu). Terveydenhuollon toimikortteja ovat ammattikortti, henkilöstökortti, toimijakortti ja varakortti. Terveydenhuollon ammattihenkilöt käyttävät ammattikorttia kirjautumiseen. Lisätietoja terveydenhuollon varmenteista löydät VRK:n sivuilta. 

9. Mitä Väestörekisterikeskuksesta saatavat varmennekortit maksavat?

  • Ammattikortit ja potilastietoja potilashoitotyössä käsittelevän henkilöstön kortit ovat VRK:n puolesta maksuttomia. Muut kortit (henkilöstökortti, toimijakortti, varakortti) ovat maksullisia. Rekisteröintipisteet hinnoittelevat palvelunsa itse ja perivät siitä maksun. Voit tiedustella maksun suuruutta suoraan rekisteröintipisteestä, kun varaat aikaa (Terveydenhuollon varmennepalvelujen ajanvarauspalvelu). Terveydenhuollon opiskelijoille voidaan tilata harjoittelussa maksullisia terveydenhuollon henkilöstökortteja.

10. Tuleeko jostain ilmoitus ammattikortin voimassaolon päättymisestä? 

  • Kortissa lukee voimassaoloaika. Kortinlukijaohjelmisto varoittaa voimassaolon päättymisestä 1 kuukausi ennen päättymistä. Uutta ammattikorttia ei lähetetä automaattisesti vaan kortti täytyy tilata. Uuden kortin toimitus kestää noin 2 viikkoa.
  • Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt voivat itse uusia ammattikortin voimassa olevalla ammattikortilla sähköisen palvelun kautta.  

11. Mistä kortinlukijan voi ostaa ja tarvitseako asentaa muita sovelluksia kuin kortinlukijaohjelmisto?

  • Kortinlukijaohjelmiston käyttöoikeus tulee kortin mukana. Sähköisen varmennekortin tunnistus edellyttää, että sitä varten tietokoneeseen on joko sisään integroituna tai siihen on ulkoisesti liitetty sähköisen henkilökortin lukulaite eli kortinlukija.
  • Selaimen lisäksi et tarvitse muita ohjelmia kuin kortinlukijaohjelmiston, jonka saa VRK:n eevertti-sivustolta.
  • Kortinlukija kannattaa hankkia asiantuntevasta IT-tarvikkeita myyvästä liikkeestä ja varmistaa sopivuus myyjältä.

12. Jos potilastietojärjestelmä on ulkoistettu ja hankittu tietojärjestelmätoimittajalta ns. SaaS-palveluna niin tarvitaanko järjestelmätoimittajan edustajalle varmennekorttia?         

  • Ei tarvita.