Vanhojen potilastietojen arkistointi

Vanhojen potilastietojen arkistointi on Kelan Kanta-palvelujen ylläpitämä ja Kanta-palveluihin kuuluva palvelu, jonka käyttö edellyttää sitä että organisaatio on liittynyt kansalliseen Potilastiedon arkistoon.

Vanhoilla tiedoilla tarkoitetaan sellaisia potilastietoja, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa. Vanhoihin asiakirjoihin kuuluvat myös sellaiset potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkistoon käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen (1257/2015) mukaisesti.

Potilastiedon arkistolla on Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen lupa, joka koskee myös vanhojen tietojen arkistointia. Vanhat tiedot voidaan onnistuneen tallennuksen jälkeen poistaa lähdejärjestelmästä ja säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa Potilastiedon arkistossa. Rekisterinpitäjä on vastuussa vanhoista potilastiedoista kuten muistakin arkistoimistaan asiakirjoista.

Vanhoja potilastietoja voi hakea omaan käyttöön, jolloin potilaan hoitoon liittyvä vanha tieto on hoitotilanteessa helposti saatavilla. Arkistoituja tietoja voi tarkastella myös Arkistonhoitajan käyttöliittymässä. Vanhoja potilastietoja ei voi luovuttaa Potilastiedon arkiston kautta eikä tietoja näytetä Omakanta-palvelussa. Tiedot tulee kuitenkin pystyä luovuttamaan potilaalle hänen niitä pyytäessä. 

Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelun käyttöönottoprojektin käynnistäminen organisaatiossa tapahtuu siten, että terveydenhuollon toimija

  • ottaa yhteyttä arkistointitarpeesta osoitteeseen kantapalvelut@thl.fi
  • sopii oman projektin toimeenpanosta ja tehtävistä järjestelmätoimittajiensa kanssa.

Palvelu voidaan ottaa käyttöön terveydenhuollossa sen jälkeen, kun terveydenhuollon toimija on

  • liittynyt Kanta-asiakastestipalveluun
  • liittynyt Potilastiedon arkistoon
  • toimittanut Kelalle hakemus-sitoumuksen
  • suorittanut palvelun käyttöönottoon liittyvän testausvaiheen ja raportoinut siitä Kelalle
  • toimittanut määritysten mukaisen aineiston Kelalle
  • korjannut virheelliset asiakirjat ja toimittanut ne Kelalle.

Käyttöönotossa tarvittavat dokumentit

Vanhojen potilastietojen arkistointi

Vanhojen potilastietojen arkistointi on Kelan Kanta-palvelujen ylläpitämä ja Kanta-palveluihin kuuluva palvelu, jonka käyttö edellyttää sitä että organisaatio on liittynyt kansalliseen Potilastiedon arkistoon.

Vanhoilla tiedoilla tarkoitetaan sellaisia potilastietoja, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa. Vanhoihin asiakirjoihin kuuluvat myös sellaiset potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkistoon käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen (1257/2015) mukaisesti.

Potilastiedon arkistolla on Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen lupa, joka koskee myös vanhojen tietojen arkistointia. Vanhat tiedot voidaan onnistuneen tallennuksen jälkeen poistaa lähdejärjestelmästä ja säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa Potilastiedon arkistossa. Rekisterinpitäjä on vastuussa vanhoista potilastiedoista kuten muistakin arkistoimistaan asiakirjoista.

Vanhoja potilastietoja voi hakea omaan käyttöön, jolloin potilaan hoitoon liittyvä vanha tieto on hoitotilanteessa helposti saatavilla. Arkistoituja tietoja voi tarkastella myös Arkistonhoitajan käyttöliittymässä. Vanhoja potilastietoja ei voi luovuttaa Potilastiedon arkiston kautta eikä tietoja näytetä Omakanta-palvelussa. Tiedot tulee kuitenkin pystyä luovuttamaan potilaalle hänen niitä pyytäessä. 

Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelun käyttöönottoprojektin käynnistäminen organisaatiossa tapahtuu siten, että terveydenhuollon toimija

  • ottaa yhteyttä arkistointitarpeesta osoitteeseen kantapalvelut@thl.fi
  • sopii oman projektin toimeenpanosta ja tehtävistä järjestelmätoimittajiensa kanssa.

Palvelu voidaan ottaa käyttöön terveydenhuollossa sen jälkeen, kun terveydenhuollon toimija on

  • liittynyt Kanta-asiakastestipalveluun
  • liittynyt Potilastiedon arkistoon
  • toimittanut Kelalle hakemus-sitoumuksen
  • suorittanut palvelun käyttöönottoon liittyvän testausvaiheen ja raportoinut siitä Kelalle
  • toimittanut määritysten mukaisen aineiston Kelalle
  • korjannut virheelliset asiakirjat ja toimittanut ne Kelalle.

Käyttöönotossa tarvittavat dokumentit