Käyttöönoton tehtävät

Käyttöönoton tehtävät

Käynnistä käyttöönottoprojekti suunnittelemalla työ ja kartoittamalla asiakasasiakirjojen nykytila organisaatiossa. Aaltokohtaisissa valmistelutilaisuuksissa ja toimintatapakoulutuksissa saat tietoa keskeisistä käyttöönoton tehtävistä ja toimintatapojen uudistamisesta.

Perehdy ja suunnittele projekti

Käyttöönottoprojekti kannattaa suunnitella hyvin ja yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa. Perehtymällä käyttöönottoja tukevaan materiaaliin ja ohjeisiin projektin suunnittelu ja toteutus helpottuvat. Perehtyminen ja tiedon ylläpito ovat keskeisiä tehtäviä koko projektin ajan.

Projektin toteutuksen tueksi on hyvä laatia

  • projektisuunnitelma, jossa huomioidaan sekä toimintatapojen uudistamisen että teknisen valmistautumisen tehtävät
  • koulutussuunnitelma, jossa kuvataan organisaation henkilöstön tarvitsemien koulutusten sisältö ja toteutus
  • viestintäsuunnitelma, jossa huomioidaan projektin sisäinen viestintä, viestintä organisaation henkilöstölle sekä kansalaisviestintä Kanta-palveluiden käyttöönotosta ja asiakastietojen sähköisestä käsittelystä organisaatiossa

Asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus

Käyttöönottoprojektin alussa organisaatiossa tulee kartoittaa, miten sosiaalihuollon palvelut on organisoitu ja millaisia asiakirjoja palveluissa kulloinkin muodostuu. Organisaation sosiaalihuollon palvelujäsennystä ja kirjaamiskäytäntöjä verrataan kansalliseen sosiaalipalvelujen -luokitukseen ja asiakirjamäärittelyihin.

Kansa-koulu-hankkeessa tehty nykytilan kartoituksen työkalu tukee tätä selvitystyötä. Nykytilan kartoituksen avulla tunnistetaan organisaation kirjaamiskäytännöt, mitä asiakirjoja organisaatiossa muodostuu ja millaisia muutoksia kansallisesti määriteltyjen asiakasasiakirjojen käyttöönotto toiminnassa edellyttää. Samalla selvitetään, miten asiakirjat ryhmittyvät sosiaalihuollon palvelutehtäviin, ja mihin eri tietojärjestelmiin tietoja tallennetaan.

Asiakirjahallinnon valmistautuminen

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja Kanta-palveluihin liittyminen edellyttävät hallittua ja valvottua tietojen käsittelyä.

Organisaation tulee laatia ja päivittää seuraavat tietojen käsittelyä koskevat suunnitelmat ja varmistua siitä, että toiminta on suunnitelmien mukaista

  • tietoturvan ja -suojan omavalvontasuunnitelma, joka laaditaan THL:n määräyksen mukaisesti
  • arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja Tiedonohjaussuunnitelma (TOS), jotka laaditaan yksityiskohtaisesti niiden asiakirjojen osalta, joita ei tallenneta Kanta-palveluihin
  • häiriö- ja poikkeustilannesuunnitelma, joka tulee laatia ja toimintatavat sisäistää ennen tuotantokäytön aloittamista, häiriötilanneohje.

Kansallisarkiston päätösten mukaan kaikki sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettavat asiakasasiakirjat ja -tiedot säilytetään pysyvästi. Kansallisarkisto on niin ikään ohjannut arkistonmuodostussuunnitelman tekemistä siten, että ne asiakasasiakirjat, jotka tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, voidaan jättää huomioimatta kunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen pysyvä sähköinen säilyttäminen on mahdollista vain Kanta-palveluissa. Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettäviä sähköisiä asiakasasiakirjoja järjestelmissään tai tulostaa ne paperille. THL:n suositus on, että kaikki sähköiset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin. Muihin kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015 -liitettä.

Neuvonta asiakirjojen arkistointiin liittyvissä kysymyksissä 

  • STM ohjaa asiakasasiakirjalain tulkintaan liittyvissä asioissa
  • Kansallisarkisto ohjaa asiakirjojen pysyvää säilyttämistä
  • Kuntaliitto ohjaa määräajan säilytettävien asiakirjojen arkistointia
  • Kela ohjaa Kanta-palveluihin tallentamisen käyttöönottoprosessia: kanta@kanta.fi 
  • Kela tukee Kanta-palveluihin liittymisen teknisissä ja tietojärjestelmiin liittyvissä kysymyksissä: kantapalvelut@kela.fi

Osallistu valmistelutilaisuuteen ja toimintatapakoulutuksiin

Kela ja THL tukevat organisaatioiden käyttöönottoja. Aaltokohtaisesti järjestettävissä valmistelutilaisuuksissa käydään läpi käyttöönottoprosessi ja keskeiset käyttöönoton edellyttämät tehtävät. Organisaatio kutsutaan mukaan valmistelutilaisuuteen, kun se on ilmoittautunut valitsemaansa käyttöönoton aaltoon.

Aaltokohtaisesti järjestettävistä toimintatapakoulutuksissa käydään läpi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton ja käytön kannalta keskeisiä määrittelyjä sekä niiden vaikutuksia organisaatioiden toimintaan. Ilmoittautumisohjeet organisaatiot saavat valmistelutilaisuudessa. Tutustu aiemmin pidettyjen tilaisuuksien materiaaleihin (thl.fi). 

Tietojärjestelmätoimittajan tärkeä tehtävä on omalta osaltaan tukea asiakkaitaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa heidän tarpeidensa mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi järjestelmän tai sen uusia ominaisuuksia koskevan koulutuksen tai vaikkapa tehostetun asiakastuen järjestämistä käyttöönoton tueksi.

Tietojärjestelmätoimittajan tärkeä tehtävä on omalta osaltaan tukea asiakkaitaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa heidän tarpeidensa mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi järjestelmän tai sen uusia ominaisuuksia koskevan koulutuksen tai vaikkapa tehostetun asiakastuen järjestämistä käyttöönoton tueksi. 

Sivua päivitetty 04.03.2020