Organisaatiossa päätetään, milloin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto otetaan käyttöön. Käyttöönotto edellyttää organisaatiolta hallinnollista päätöstä Kanta-palveluihin liittymisestä ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun käyttöönottamisesta. Julkisessa sosiaalihuollossa päätöksen tekeminen kuuluu lautakunnalle tai vastaavalle toimielimelle. Päätöksessä on hyvä mainita, kenellä on organisaation nimenkirjoitusoikeus.
Hallinnollisen päätöksen jälkeen organisaatiossa käynnistetään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprojekti. Käyttöönottoprojekti vaatii taloudellisia ja henkilöstöresursseja. Resurssi- ja projektisuunnitelman tukena kannattaa hyödyntää käyttöönoton tehtäviä kuvaavia taulukoita.
Mistä asioista käyttöönotossa pitää päättää?
Organisaatiot voivat aloittaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön eri laajuudessa. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston hyödyt ovat organisaatiolle sitä suuremmat, mitä laajemmilla toiminnallisuuksilla ja tietosisällöillä käyttöönotto toteutetaan.
Organisaation tulee käyttöönottoprojektia käynnistäessä tehdä päätös seuraavista asioista
- Millä tietojärjestelmällä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto otetaan käyttöön? Millä tietojärjestelmäprofiililla liitytään?
- Tietojärjestelmäprofiilit on kuvattu sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuurissa.
- Mitä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuuksia otetaan käyttöön?
- Arkiston voi ottaa käyttöön I vaiheen toiminnallisuuksilla, jos organisaatiolla on käytössään ennen elokuuta 2019 sertifioitu tietojärjestelmä. II vaiheen toiminnallisuuksia voi ottaa käyttöön osittain. Valittu tietojärjestelmäprofiili vaikuttaa siihen, mitä toiminnallisuuksia voidaan alkaa hyödyntää. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuudet on kuvattu sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuurissa.
- Mitä tietoja aiotaan tallentaa?
- Asiakastiedon arkistoon saa tallentaa joko ennen liittymistä syntyneitä asiakirjoja tai liittymisen jälkeen syntyneitä asiakirjoja. Tallentaa saa myös molempia. Valittu tietojärjestelmäprofiili voi vaikuttaa siihen, mitä tietoja voidaan tallentaa ja miten niitä voidaan hyödyntää. I-vaiheen liittymisvaihtoehdot on kuvattu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen toimeenpanosuunnitelman luvussa kolme. II-vaiheen toimeenpanosuunnitelma julkaistaan heti sen valmistuttua.
- Mitä tietosisältöjä aiotaan tallentaa?
- Organisaatio saa tallentaa kaikki rekisteriinsä kuuluvat asiakastiedot tai tehdä rajauksia tallennettavan tiedon sisältöön esimerkiksi palvelutehtävittäin, sosiaalipalveluittain tai asiakirjatyypeittäin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston rekisterikäyttöoikeuden avulla organisaation on mahdollista tallentaa arkistoon myös toisen rekisteriin kuuluvaa tietoa. Sosiaalihuollon yksiköissä laadittuja potilasasiakirjoja ei toistaiseksi tallenneta Kanta-palveluihin.
Ohje 6/2013 Sosiaalipalveluissa syntyvien potilastietojen käsittelystä (pdf)
Ilmoittautuminen käyttöönottojen aaltoon
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotot toteutetaan valtakunnallisesti aikataulutetuissa käyttöönoton aalloissa.
- Käyttöönottojen aikataulut ja ohjattu tuki 2021–2022 (pdf)
- Käyttöönottojen aikataulut ja ohjattu tuki 2019–2020 (pdf)
- Käyttöönottojen aikataulut ja ohjattu tuki 2018–2019 (pdf)
Kun organisaatiossa on tehty päätös Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton ajankohdasta, organisaatio ilmoittautuu ajankohtaan kuuluvaan käyttöönoton aaltoon Kelalle ilmoittautumislomakkeella. Myös niiden organisaatioiden, jotka laajentavat palvelun käyttöä merkittävästi esimerkiksi siten, että tietojärjestelmäprofiili muuttuu, tulee ilmoittautua käyttöönoton aaltoon. Ilmoittautumalla organisaatio saa käyttöönottoon valtakunnallista tukea ja ohjausta.
- Ilmoittautumislomake aaltoon 8 (lyyti.fi)
- Ilmoittautumislomake aaltoon 9 (lyyti.fi)
- Ilmoittautumislomake aaltoon 10 (lyyti.fi)
Käyttöönoton aalloissa 7-10 käyttöönoton voi toteuttaa I vaiheen tai II vaiheen määritysten mukaisesti. Myös vanhojen tietojen arkistointi on mahdollista. Käyttöönotto I vaiheen mukaisesti edellyttää, että organisaatiolla on käytössään ennen elokuuta 2019 sertifioitu järjestelmä. II vaiheen toiminnallisuuksia on mahdollista ottaa käyttöön osittain. Toiminnallisuudet on kuvattu sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuurissa. Ilmoittautumislinkit käyttöönoton aaltoihin 11 ja 12 ovat tulossa näille sivuille myöhemmin keväällä 2020.