Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessin läpivienti etenee vaiheittain ja vie aikaa noin 6 kuukautta lähtötilanteesta riippuen.

Prosessin kestoon ja sisältöön vaikuttaa keskeisesti otetaanko palvelu käyttöön jo sertifioidulla tietojärjestelmällä vai sertifioidaanko järjestelmä osana käyttöönottoprosessia. Jälkimmäisessä tapauksessa aikaa käyttöönottoon valmistautumiseen kuluu huomattavasti enemmän, noin vuosi. Varsinainen palvelun käyttöönotto on vain yksi, joskin tärkeä, osa prosessia.

Katso-tunniste

Katso-organisaatiotunnistus ja valtuutushallinta on VRK:n maksuton palvelu organisaatioiden tunnistamiseen sähköisessä asioinnissa. Katso-palvelussa organisaation edustaja voi perustaa Katso-tunnisteen sekä hallinnoida organisaation tietoja, alitunnisteita ja valtuuksia. 

Kanta-palveluissa Katso-tunnistetta tarvitaan mm. Kanta-palvelujen asiakkaaksi tulemisessa, palvelujen käyttöönotossa sekä organisaation yhteystietojen ja teknisten tietojen ylläpidossa Ekstranetissä. Ekstranettiin pääsee kirjautumaan, kun organisaation tiedot löytyvät THL - SOTE-organisaatiorekisteristä. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun käyttöönotossa tarvittavien tietojen antamiseen sekä palvelukuvauksen hyväksymiseen tarvitaan 

  • Katso-tunniste pääkäyttäjäominaisuuksilla tai
  • Katso-tunniste, johon on liitetty hallinnollisen yhteyshenkilön rooli.

Muita Kanta-palveluihin liittyviä Katso-palvelun rooleja ovat Kanta.fi - Arkistonhoitaja, Lukija, Tekninen yhteyshenkilö, Tietoliikenteen ja ohjelmistojen toteuttaja ja Tietosuojavastaava.

Kanta-palvelujen asiakkuus

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun käyttöönotto edellyttää voimassaolevaa Kanta-palvelujen asiakkuutta.

Hyväksy palvelukuvaus ja annan palvelun käyttöönotossa tarvittavat tiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun käyttöönotto edellyttää voimassaolevaa Kanta-palvelujen asiakkuutta. Palvelun käyttöönottoa varten asiakkaan on hyväksyttävä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston palvelukuvaus sekä ilmoitettava palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot.

Osana Kanta-palvelujen asiakkuudenhallinnan uudistusta kehitetään myös Kanta-palvelujen Ekstranettiä. Tulevaisuudessa Kanta-palvelujen asiakkaat voivat hallinnoida ja ilmoittaa asiakkuuteen ja palvelujen käyttöönottoon liittyviä tietoja sähköisesti Ekstranetissä aiempaa kattavammin. 

Käyttöönottokoe

Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa tehdään käyttöönottokoe. Käyttöönottokokeella varmistetaan, että asiakkaan tietojärjestelmä on valmis Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tuotantokäyttöön. Käyttöönottokoe suoritetaan suunnitelmallisesti tekemällä ohjeen mukainen testitapaus sovittuna ajankohtana ja raportoimalla kokeen onnistumisesta Kelaan.

Käyttöönottokoe tehdään sertifioidulla järjestelmällä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun tuotantoympäristössä. Käyttöönottokokeessa tarvittavat Kelan myöntämät testihenkilötunnukset toimitetaan tietojärjestelmätoimittajalle, joka huolehtii niiden jakelusta asiakkailleen. Tietojärjestelmätoimittajan on hyvä pitää kirjaa siitä, mitä testihenkilötunnuksia on kunkin asiakkaan käyttöön antanut ja minkä palvelun testaamista varten, sillä testihenkilötunnukset ovat Kelassa palvelujen yhteisessä käytössä.

Käyttöönottokokeen suorittaminen edellyttää, että 

  • Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun palvelukuvaus on hyväksytty ja palvelun käyttöönotossa tarvittavat tiedot on toimitettu Kelaan
  • käyttöönottokokeesta on sovittu järjestelmätoimittajan kanssa
  • käyttöönottokokeesta on sovittu tarvittavien henkilöstöresurssien ja yhteistyökumppanien (kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki, Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö) kanssa

Käyttöönottokokeen materiaali: 

Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö varmistaa, että kaikki testitapauksen asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja rekisterinpitäjän rekisteriin. Lisäksi tässä roolissa toimiva henkilö varmistaa, että palveluun tallennettujen asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietoja käsittelevän järjestelmän tietoja. 

Onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelaan.

Aloita arkistointi sertifioidulla järjestelmällä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston –palvelun tuotantokäyttö voidaan aloittaa heti, kun käyttöönottokoe on saatu suoritettua onnistuneesti ja tästä on varmistuttu Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla. 
 

Arkistonhoitajan käyttöliittymä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoon kuuluu myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöönotto. Käyttöoikeus tähän on Kanta-arkistonhoitajaksi nimetyllä henkilöllä.

Arkistonhoitajan käyttöliittymä on selainpohjainen käyttöliittymä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa oleviin rekisterinpitäjän tietoihin. Käyttöliittymällä asiakirjat nähdään juuri sellaisina kuin ne arkistossa ovat. Lisäksi arkistonhoitajan käyttöliittymällä voi tarkastella asiakirjojen kuvailu- ja versiotietoja sekä arkiston lisäämiä tietoja.

Lue lisää

Sivua päivitetty 08.11.2018