Sosiaalihuollon 2. vaiheen toiminnallisuudet

Sosiaalihuollon 2. vaiheen toiminnallisuudet

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheen toiminnallisuudet mahdollistavat arkiston sujuvamman ja tehokkaamman käytön.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheen toiminnallisuuksia ovat:

Rakenteisten asiakirjojen tallentaminen

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheessa on mahdollista tallentaa rakenteisia asiakirjoja. Rakenteinen asiakirja noudattaa THL:n määrittämiä sosiaalihuollon asiakirjarakenteita, jotka on julkaistu Sosmeta-palvelussa. Tällä hetkellä rakenteisessa muodossa voidaan tallentaa Asiakaskertomusmerkintä-asiakirjoja.

Kun asiakirjat tallennetaan rakenteisesti, on asiakastyössä kirjattua asiakastietoa ja asiakirjasisältöjä mahdollista hyödyntää paremmin eri tietojärjestelmillä.
Rakenteinen tallentaminen laajenee sitä mukaa, kun asiakirjarakenteet valmistuvat.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston seuraavissa vaiheissa on tarkoitus kehittää rakenteisen sisällön hyödyntämistä hakutoiminnallisuudessa ja koosteiden tietosisällössä.

Rakenteinen tallentaminen käytännössä

Asiakastyössä asiakirja on kirjattava vaaditussa määrämuodossa, jotta se voidaan tallentaa rakenteisessa muodossa. Näin ollen asiakastietojen kirjaamiseen käytettävien tietojärjestelmien on noudatettava asiakirjarakenteita ja muita rakenteisen tallentamisen vaatimuksia. Arkisto tarkistaa arkistointivaiheessa asiakirjojen oikeellisuuden.

Rakenteisen tallennusmuodon lisäksi asiakirjoille tallentuu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon aina myös sellainen näyttömuoto, joka voidaan näyttää esimerkiksi asiakkaalle OmaKannan kautta tai voidaan tulostaa paperille annettavaksi asiakkaalle.

Lue lisää asiakirjarakenteista ja tietosisällöistä:

Yhteisen asian käsittely

Yhteinen asia on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuus, jonka avulla samoja asiakasasiakirjoja voidaan tallentaa useammalle samaan asiaan kuuluvalle henkilölle.

Sosiaalihuollon ammattilainen harkitsee, milloin kyseessä on asiakkaille yhteinen asia ja milloin kyse on henkilökohtaisesta asiasta. Yhteinen asia voi olla tarpeen, kun käsitellään esimerkiksi perheenjäsenten tuen tarvetta.

Yhteisen asian käsittely käytännössä

Jokaisella asiakkaalla on oma henkilökohtainen asiakkuusasiakirjansa. Yhteisen asian käsittelyssä puolestaan käytetään kaikille yhteistä asia-asiakirjaa. Siinä palvelunjärjestäjä ylläpitää keskeisiä tietoja yhden vireille tulleen sosiaalihuollon asian hallintaa varten.

Ammattilainen tallentaa asia-asiakirjaan tiedon siitä, ketkä asiakkaat ovat osallisina yhteisessä asiassa. Näin myös muut yhteiseen asiaan liitettävät asiakirjat kuuluvat kaikille asianosaisille, esimerkiksi perheenjäsenille.

Ammattilaisen käyttämän asiakastietojärjestelmän pitää näyttää selkeästi, mitkä asiakirjat ovat yhteisiä useammalle asiakkaalle ja keitä asiakkaat ovat. Yhteiseen asiaan voi liittyä ja siitä voi poistua asiakkaita. Asiakas tulee jatkossa näkemään yhteiseen asiaan liittyvät tiedot OmaKannasta siltä ajalta, kun hän on asiassa mukana.

Lue lisää yhteisen asian käsittelystä:

Ammattihenkilön sähköinen allekirjoitus

Sähköisiä allekirjoituksen muotoja ovat järjestelmäallekirjoitus ja ammattihenkilön sähköinen allekirjoitus. Näistä jälkimmäinen on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheen toiminnallisuus.

Sähköisellä allekirjoituksella todennetaan allekirjoituksen tekijä ja varmistetaan, että allekirjoitettu sähköinen aineisto, esimerkiksi tallennettava asiakirja, säilyy muuttumattomana.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheesta alkaen kaikki arkistoon lähetettävät asiakirjat on allekirjoitettava jommallakummalla sähköisellä allekirjoituksella.

Ammattihenkilön sähköinen allekirjoitus käytännössä

Ammattihenkilön sähköisellä allekirjoituksella on allekirjoitettava ne sosiaalihuollon asiakirjat,

  • joilla puututaan merkittävällä tavalla asiakkaan perusoikeuksiin, kuten esimerkiksi itsemääräämisoikeuteen
  • jotka ovat asiakkaan asian ja oikeusturvan kannalta erityisen merkittäviä ja koskevat asiakkaan etua, oikeuksia ja asettavat velvoitteita.

Tällaisia asiakirjoja ovat kaikki päätökset ja lausunnot sekä muutamat muut erityisen merkittävät yksittäiset asiakirjat. Näiden lisäksi ammattilainen voi allekirjoittaa myös muut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ammattihenkilön sähköisellä allekirjoituksella.

Ammattihenkilön sähköisen allekirjoituksen muodostuminen edellyttää, että ammattilainen tunnistautuu asiakirjojen tallentamisen yhteydessä Digi- ja väestötietoviraston myöntämällä sosiaali- ja terveydenhuollon ammatti- tai henkilöstökortilla sekä sen PIN-varmenteella.  Ammattihenkilön sähköisen allekirjoituksen käyttäminen vaatii siis sote-toimikortin lisäksi kortinlukijan ja kortinlukuohjelmiston.

Lue lisää ammattihenkilön sähköisestä allekirjoituksesta:

Turvakiellon alaisten tietojen käsittely

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voidaan 2. vaiheessa tallentaa turvakiellon alaisia tietoja, mutta vain palvelunjärjestäjän omaan käyttöön. Turvakiellon alaisia tietoja ovat sellaiset kotikunta-, osoite- ja muut henkilön olinpaikan ilmaisevat tiedot, joiden haltijalla on voimassa oleva turvakielto.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ei luovuta turvakiellon alaisia tietoja toiselle palvelunjärjestäjälle, vaan jokainen sosiaalihuollon viranomainen hakee ne käyttöönsä suoraan väestötietojärjestelmästä.

Turvakiellon alaisten tietojen käsittely käytännössä

Asiakastietojärjestelmään tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuja turvakiellon alaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne ammattilaiset, joilla on käyttöoikeus niiden käsittelyyn. Muut ammattilaiset eivät saa nähdä eikä käsitellä turvakiellon alaisia tietoja.

Turvakiellon alaisia tietoja voidaan tallentaa palvelunjärjestäjän ylläpitämään asiakkuusasiakirjaan, johon tallennetaan myös tieto turvakiellosta. Turvakiellon alaisia tietoja ei saa tallentaa mihinkään muihin asiakirjoihin. Jos jokin muu asiakirja sisältää turvakiellon alaisia tietokenttiä, jätetään ne tyhjäksi ja asiakirjaan tallennetaan merkintä siitä, että kyse on turvakiellon alaisesta tiedosta.

Lue lisää turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä:

Ottamassa käyttöön Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheen toiminnallisuuksia?

Tutustu käyttöönoton materiaaleihin.