Uppgifter vid införandet

Uppgifter vid införandet

Starta införandeprojektet med att planera arbetet och kartlägga nuläget i organisationen i fråga om klienthandlingarna. Vid de förberedande mötena och verksamhetssättsutbildningarna i samband med respektive våg får du information om de centrala uppgifterna vid införandet och vid förnyandet av verksamhetssätten.

Uppgifterna vid införandet finns beskrivna i tabeller. De fyra flikarna i tabellen beskriver vad som ska göras i olika införandesituationer. Införandesituationerna finns beskrivna på fliken Anvisning i tabellerna.

Uppgiftstabeller för införandet av Klientdataarkivet för socialvården (xls)

Studera anvisningarna och planera projektet

Det lönar sig att planera införandeprojektet noga och i samarbete med informationssystemleverantören. Genom att sätta sig in i materialet och anvisningarna blir det lättare att planera och genomföra projektet. Under hela projektets gång är det viktigt att studera anvisningarna och underhålla informationen.

Som stöd för genomförandet av projektet är det bra att göra upp

Exemplen är material som producerats 2017-2019 av social- och hälsovårdsväsendet i Vasa samt Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt, som var pilotorganisationer vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården.

Kartläggning av nuläget inom dokumenthanteringen

I början av införandeprojektet ska organisationen kartlägga hur tjänsterna inom socialvården är organiserade och vilka handlingar som uppkommer inom de olika tjänsterna. Organisationens uppdelning av socialvårdstjänsterna samt dokumenteringsrutinerna jämförs med den nationella klassifikationen av socialservice och med handlingsspecifikationerna.

Organisationen ska identifiera vilka handlingar som uppkommer i organisationen och vilka förändringar som krävs i verksamheten när man börjar använda de nationellt specificerade klienthandlingarna. Samtidigt utreder man hur handlingarna är grupperade på olika serviceuppgifter inom socialvården och i vilka olika informationssystem uppgifterna sparas. Det rekommenderas att man dokumenterar det här identifieringsarbetet. Det verktyg för kartläggning av nuläget som skapades i projektet Kansa-koulu kan användas som exempel och hjälpmedel vid kartläggningen av nuläget. När man använder verktyget gäller det att beakta att den fortsatta utvecklingen av verktyget och stödet för användningen upphörde när projektet Kansa-koulu avslutades 31.12.2019.

Förberedelser inom dokumenthanteringen

Behandlingen av klientuppgifter inom socialvården och anslutningen till Kanta-tjänsterna förutsätter att uppgifterna behandlas kontrollerat och övervakat.

Organisationen ska göra upp och uppdatera följande planer för behandlingen av uppgifter samt försäkra sig om att verksamheten genomförs i enlighet med planerna

  • en plan för egenkontroll av informationssäkerheten och dataskyddet, som görs upp i enlighet med THL:s föreskrift
  • en arkivbildningsplan (ABP) och en informationsstyrningsplan (TOS), som görs upp detaljerat för de handlingar som inte lagras i Kanta-tjänsterna
  • en plan för störningar och exceptionella situationer. Organisationen ska göra upp den här planen och tillägna sig rutinerna i den innan användningen för produktion inleds, anvisningar vid störningar.

Enligt Riksarkivets beslut ska alla klienthandlingar och klientuppgifter som lagras i Klientdataarkivet för socialvården förvaras varaktigt. Riksarkivet har likaså styrt upprättandet av en arkivbildningsplan så att de klienthandlingar som lagras i Klientdataarkivet för socialvården kan lämnas obeaktade i kommunens arkivbildningsplan.

Varaktig elektronisk lagring av klienthandlingar inom socialvården är möjlig bara i Kanta-tjänsterna. Elektroniska klienthandlingar som ska förvaras en bestämd tid kan förvaras i organisationens system eller skrivas ut på papper. På förvaringstiderna för klienthandlingar inom socialvården som lagras någon annanstans än i Kanta-tjänsterna tillämpas bilagan till Lagen om klienthandlingar inom socialvården 254/2015.

Rådgivning i frågor som rör arkivering av handlingar 

SHM ger råd om tolkningen av klienthandlingslagen
Riksarkivet ger råd om varaktig förvaring av handlingar
Kommunförbundet ger råd om arkiveringen av handlingar som ska förvaras en bestämd tid
FPA ger råd om införandeprocessen när en organisation börjar lagra uppgifter i Kanta-tjänsterna: kanta@kanta.fi 
FPA ger stöd i tekniska frågor och frågor som rör informationssystemen i samband med anslutningen till Kanta-tjänsterna: kantapalvelut@kela.fi

Delta i de förberedande mötena och utbildningarna

FPA och THL stöder organisationerna vid införandet. Vid de förberedande mötena i samband med respektive våg går man igenom införandeprocessen och de viktigaste uppgifterna som behöver göras vid införandet. Organisationen kallas till ett förberedande möte när den har anmält sig till önskad införandevåg.

Vid verksamhetssättsutbildningarna som ordnas i samband med respektive våg går man igenom de viktigaste specifikationerna som gäller införandet och användningen av Klientdataarkivet för socialvården samt hur de påverkar organisationernas verksamhet. Vid det förberedande mötet får organisationerna instruktioner för anmälan. Bekanta dig med material från tidigare utbildningar (thl.fi). För organisationernas Kanta-arkivarier ordnas också utbildning om Arkivariens användargränssnitt. Läs mer på sidan Utbildning inom socialvården.

Informationssystemleverantören har en viktig uppgift i att för sitt vidkommande stödja sina kunder vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården utifrån deras behov. Det här kan t.ex. innebära att ordna utbildning om systemet eller dess nya egenskaper, eller tillhandahålla intensifierad kundsupport som stöd vid införandet.
 

Sidan har uppdaterats 24.07.2020