Käyttöönottovaihe

Käyttöönottovaihe

Kanta-palvelujen käyttöönotto on mahdollista, kun sosiaali- ja terveydenhuollon toimijalla on tekniset ja hallinnolliset valmiudet palvelun käyttöönottoon ja sen toiminta täyttää lainsäädännön edellytykset.

Kanta-palvelujen käyttöönottoprosessin läpivienti etenee vaiheittain.

Kestoon ja sisältöön vaikuttaa keskeisesti

  • käyttöönottavan sote-toimijan valmiudet prosessin alussa
  • mitä palvelua tai toiminnallisuutta sote-toimija on ottamassa käyttöön (prosessin vaativuus vaihtelee palveluiden ja toiminnallisuuksien välillä)  
  • otetaanko palvelu käyttöön jo sertifioidulla tietojärjestelmällä.

Sertifioidulla järjestelmällä käyttöönottoprosessin läpivieminen kestää sote-toimijan lähtötilanteesta riippuen noin 3–6 kuukautta. Jos järjestelmää ei ole sertifioitu, on aikaa hyvä varata vähintään vuosi. 

Tukea käyttöönottoon

Kanta-palveluissa on siirrytty uuteen käyttöönottojen ohjaus- ja tukimalliin. Uudessa mallissa käyttöönotot tehdään vuosittain kolmessa jaksossa. Sote-toimijat saavat tukea muun muassa käyttöönoton valmistelutilaisuudessa sekä toimintamalli- ja toimintatapakoulutuksissa, jotka rytmitetään kolmen jakson mukaisesti.

Käyttöönoton valmistelutilaisuudessa

  • kerrotaan käyttöönoton edellyttämistä tehtävistä
  • ohjeistetaan tehtävien toteuttamisessa.

Toimintamalli- ja toimintatapakoulutuksissa

  • kerrotaan käyttöönoton edellyttämistä organisaation toiminnallisista muutoksista ja niissä huomioitavista asioista
  • ohjeistetaan esimerkiksi asiakas- ja potilastietojen kirjaamisessa.

Kun sote-toimija on tehnyt päätöksen Kanta-palvelun käyttöönoton ajankohdasta, se ilmoittautuu käyttöönottojaksolle. Kela hallinnoi käyttöönottojaksojen ilmoittautumisia.

Miksi käyttöönottoon ilmoittaudutaan?

Ilmoittautumalla sote-toimija saa käyttöönottoon valtakunnallista tukea ja ohjausta. Kela saa puolestaan sote-toimijoilta tietoa käyttöönottojen käynnistymisestä tuen ja ohjauksen suunnittelemiseksi. Käyttöönottoa tukevat tilaisuudet ovat avoimia.

​​​​​Jaksolle tulee ilmoittautua, kun sote-toimija

  • ottaa Kanta-palveluja käyttöön ensimmäistä kertaa
  • laajentaa käyttöä uuteen palveluun tai toiminnallisuuteen
  • laajentaa palvelun käyttöä merkittävästi esimerkiksi siten, että tietojärjestelmäprofiili muuttuu (koskee ainoastaan sosiaalihuoltoa).

Löydät ilmoittautumislomakkeet ja käyttöönottojaksojen aikataulut​​​​​​ Käyttöönottoon ilmoittautuminen -sivulta.

Huolehtiiko järjestelmätoimittajasi käyttöönoton tuesta kokonaisuudessaan?

Terveydenhuollon toimijan ei tarvitse ilmoittautua käyttöönottojaksolle, jos sen oma järjestelmätoimittaja huolehtii käyttöönoton tuesta kokonaisuudessaan. Tällöin terveydenhuollon toimijan tulee perehtyä käyttöönoton materiaaleihin itsenäisesti. Tämä voi kuitenkin halutessaan osallistua myös Kelan järjestämiin tukitilaisuuksiin järjestelmätoimittajan tuen lisäksi.

Milloin voi tehdä varsinaisen käyttöönoton?

Sote-toimija voi tehdä käyttöönoton missä tahansa käyttöönottojakson vaiheessa, kunhan se on ensin huolehtinut valmistelevista tehtävistä ja sillä on valmiudet siirtyä tuotantokäyttöön. Osa toimijoista voi tehdä käyttöönoton myös ennen varsinaisen käyttöönottojakson alkamista. Tämä johtuu siitä, että käyttöönoton valmisteluihin kuluva aika vaihtelee. Mitä isompia toiminnan muutoksia käyttöönotto aiheuttaa, sitä pidempiä valmisteluja se vaatii. Tavoite on, että sote-toimija aloittaa tuotantokäytön viimeistään käyttöönottojakson lopussa.

Esimerkiksi Potilastiedon arkiston käyttöä laajentavalla toimijalla voi olla valmiudet tehdä toiminnallisuuden käyttöönotto jo pian jaksoilmoittautumisen jälkeen. Toisaalta esimerkiksi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto kaikkine valmisteluineen voi olla pitkäkin projekti, jolloin varsinainen käyttöönotto tapahtuu vasta jakson loppupuolella.

Sote-toimijan tulee tarkistaa kunkin Kanta-palvelun tai toiminnallisuuden käyttöönoton tarkempi ohjeistus palvelukohtaisilta käyttöönottosivuilta.

Kanta-palvelujen asiakkuus edellytyksenä

Palvelun käytön aloitus edellyttää Kanta-palvelujen asiakkuutta. Asiakkuus muodostuu ensimmäisen palvelun käyttöönoton yhteydessä, jolloin asiakas sitoutuu Kanta-palvelujen asiakkuuteen ja yleisiin toimitusehtoihin. Kanta-palvelujen asiakkuutta haetaan käyttöönottoprosessin loppuvaiheessa, kun kaikki valmistelevat tehtävät on tehty.

Tämän lisäksi asiakas

  • tekee käyttöönotettavan palvelun hakemuksen
  • hyväksyy palvelukuvauksen käyttöönotettavasta palvelusta
  • toimittaa Kelalle palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot.

Kun Kanta-palvelujen asiakkuus on kerran muodostunut, ei sitoumusta tarvitse uusien palvelujen käyttöönoton yhteydessä enää toimittaa. Tarvittavat dokumentit ovat saatavilla Kanta-palvelujen Ekstranetistä. Lisätietoja Kanta-palvelujen asiakkuudesta voi lukea Asiakkuus-sivulta.

Käyttöönotettavissa olevat palvelut ja niiden palvelukuvaukset

Ohjeita

Sivua päivitetty 07.04.2021