Rekisterinpitäjä on vastuussa vanhojen asiakas- ja potilastietojensa säilyttämisestä. Kun ne tallennetaan Kantaan vanhoina tietoina, siirtyy vastuu asiakirjojen säilyttämisestä Kelalle. Rekisterinpitäjän muut velvollisuudet pysyvät ennallaan. Arkistoimisen jälkeen asiakirjat voidaan poistaa lähdejärjestelmästä.
Vanhat asiakas- ja potilastiedot tallennetaan Kantaan seuraavasti:
- Potilastietovarantoon tallennetaan vanhoina potilastietoina
- terveydenhuollon potilastiedot, suun terveydenhuollon tiedot, työterveyshuollon tiedot
- sosiaalipalvelujen yhteydessä kirjattavat potilastiedot.
- Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennetaan vanhat sosiaalihuollon asiakastiedot.
Kantaan ei voi tallentaa vanhoja kuva-aineistoja tai hallinnollista tietosisältöä, kuten lokitietoja.
Toimi näin järjestelmän käytön päättyessä
Kun järjestelmän käyttö päättyy, etenee vanhojen tietojen arkistoiminen Kantaan vaiheittain.
Kartoita nykytilanne
Järjestelmässä voi olla potilastietoja, sosiaalihuollon asiakastietoja ja hallinnollisia tietoja. Käy järjestelmässä oleva aineisto läpi ja kuvaa arkistoinnin tavoitetila. Kuvaa tavoitetila esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) tai arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS). Huomioi suunnitelmassa seuraavat asiat:
- Mitä tietoja on tarpeen arkistoida?
- Missä tietoja säilytetään (esimerkiksi hallinnollinen tieto)?
- Tietojen hyödyntäminen arkistoinnin jälkeen
- Tietojen käsittely säilytysajan päätyttyä
- Lisätietoja seulonta- ja säilytysaikapäätöksistä löydät Kansallisarkiston sivuilta (kansallisarkisto.fi)(avautuu uuteen ikkunaan) ja asiakastietolaista (finlex.fi)(avautuu uuteen ikkunaan).
Sosiaalihuollon asiakirjojen arkistointiperiaatteet on kuvattu Kanta-palvelujen käsikirjassa luvussa 11.5 (yhteistyotilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan).
Vanhoihin tietoihin liittyviin toimintamalleihin ja sisällöllisiin kysymyksiin vastaa THL: sotetiedonhallinta@thl.fi.
Suunnittelu
- Valitse järjestelmätoimittaja, jonka kanssa sovit vanhojen tietojen arkistointiprojektista. Kilpailuta ratkaisu tarvittaessa.
- Huomioi sopimusta tehdessä vanhojen tietojen käytettävyys hoitotilanteissa ja asiakkaiden tietopyyntöihin vastaamisessa.
- Varmista, että projektin aikana käytössä on riittävä osaaminen ja ymmärrys käytöstä poistuvan järjestelmän tiedoista ja niiden käsittelystä. Varaa projektille riittävät resurssit.
- Laadi aikataulu.
- Selvitä, mitä vaihtoehtoja on hallinnollisten tietojen arkistoimiseen.
Arkistoiminen
- Ota käyttöön Potilastietovaranto tai Sosiaalihuollon asiakastietovaranto, jos palvelua ei ole aiemmin otettu käyttöön. Lisätietoa palveluiden käyttöönotosta:
- Sovi järjestelmätoimittajan kanssa aineiston poiminnasta ja muodostamisesta. Järjestelmätoimittaja poimii vanhat tiedot lähdejärjestelmästä ja muodostaa aineiston määrittelyjen mukaiseen muotoon.
- Jos tavoitteena on päättää järjestelmän käyttö, huolehdi tarvittaessa hallinnollisten tietojen arkistoimisesta.
Lue lisää
Tietojen hyödyntäminen arkistoimisen jälkeen
Tietojen hyödyntämisessä tukena toimii huolellisesti laadittu tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tai arkistonmuodostussuunnitelma (AMS).
Voit käyttää vanhoja tietoja hoito- ja palvelutilanteissa siihen soveltuvan tietojärjestelmän tai järjestelmätoimittajan tarjoaman erillisen katselimen kautta. Kanta-palvelut ei tarjoa katselinta vanhojen tietojen katseluun.
Huolehdi, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen vanhojen tietojen hyödyntämiseen. Tarvittaessa voit kysyä lisätietoa ja koulutuksia järjestelmätoimittajaltanne.
Rekisterinpitäjänä sinun täytyy pystyä korjaamaan tai mitätöimään rekisterinpidossasi olevaa aineistoa sekä vastaamaan tietopyyntöihin. Arkistonhoitajan käyttöliittymässä voit ainoastaan tarkastella ja mitätöidä asiakirjoja. Asiakirjan korjaaminen vaatii erillisen järjestelmän, voit tiedustella tätä järjestelmätoimittajaltasi.
Onnistuneen arkistointiprojektin jälkeen voit halutessasi luopua aiemmin käytössä olleista tietojärjestelmistä ja vanhoista tietokannoista.