Seuraavien Kanta-palvelujen nimet muuttuvat toukokuussa 2024
Päivitämme muutokset kanta.fihin vaiheittain.
- Potilastiedon arkisto ⇒ Potilastietovaranto
- Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ⇒ Sosiaalihuollon asiakastietovaranto
- Kuva-aineistojen arkisto ⇒ Kuva-aineistojen tietovaranto.
Rekisterinpitäjä on vastuussa vanhojen asiakas- ja potilastietojensa säilyttämisestä. Kun ne tallennetaan Kantaan vanhoina tietoina, siirtyy vastuu asiakirjojen säilyttämisestä Kelalle. Rekisterinpitäjän muut velvollisuudet pysyvät ennallaan. Arkistoimisen jälkeen asiakirjat voidaan poistaa lähdejärjestelmästä.
Vanhat asiakas- ja potilastiedot arkistoidaan Kantaan seuraavasti:
- Vanhojen potilastietojen arkisto -palveluun arkistoidaan
- terveydenhuollon potilastiedot, suun terveydenhuollon tiedot, työterveyshuollon tiedot
- sosiaalipalvelujen yhteydessä kirjattavat potilastiedot.
- Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon (ent. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto) arkistoidaan
- sosiaalihuollon asiakastiedot (ei erillistä vanhojen asiakastietojen arkisto -palvelua).
Kantaan ei voi arkistoida
- hallinnollista tietosisältöä
- vanhoja kuva-aineistoja.
Toimi näin järjestelmän käytön päättyessä
Kun järjestelmän käyttö päättyy, etenee vanhojen tietojen arkistoiminen Kantaan vaiheittain. Arkistoimiseen on tarjolla tukimateriaalia:
Kartoita nykytilanne
Järjestelmässä voi olla potilastietoja, sosiaalihuollon asiakastietoja ja hallinnollisia tietoja. Käy järjestelmässä oleva aineisto läpi ja kuvaa arkistoinnin tavoitetila. Kuvaa tavoitetila esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) tai arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS). Huomioi suunnitelmassa seuraavat asiat:
- Mitä tietoja on tarpeen arkistoida?
- Missä tietoja säilytetään (esimerkiksi hallinnollinen tieto)?
- Tietojen hyödyntäminen arkistoinnin jälkeen
- Tietojen käsittely säilytysajan päätyttyä
- Lisätietoja seulonta- ja säilytysaikapäätöksistä löydät Kansallisarkiston sivuilta (kansallisarkisto.fi)(avautuu uuteen ikkunaan) ja asiakastietolaista (finlex.fi)(avautuu uuteen ikkunaan).
Sosiaalihuollon asiakirjojen arkistointiperiaatteet on kuvattu Kanta-palvelujen käsikirjassa luvussa 11.5 (yhteistyotilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan).
Vanhoihin tietoihin liittyviin toimintamalleihin ja sisällöllisiin kysymyksiin vastaa THL: sotetiedonhallinta@thl.fi.
Suunnittelu
- Valitse järjestelmätoimittaja, jonka kanssa sovit vanhojen tietojen arkistointiprojektista. Kilpailuta ratkaisu tarvittaessa.
- Huomioi sopimusta tehdessä vanhojen tietojen käytettävyys hoitotilanteissa ja asiakkaiden tietopyyntöihin vastaamisessa.
- Varmista, että arkistointiprojektin aikana käytössä on riittävä osaaminen ja ymmärrys arkistoitavan järjestelmän osalta. Varaa projektille riittävät resurssit.
- Laadi aikataulu.
- Selvitä, mitä arkistointivaihtoehtoja on hallinnollisten tietojen arkistointiin.
Arkistoiminen
- Ota käyttöön Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelu tai Sosiaalihuollon asiakastietovaranto, jos palvelua ei ole aiemmin otettu käyttöön. Lisätietoa palveluiden käyttöönotosta:
- Sovi järjestelmätoimittajan kanssa aineiston poiminnasta ja muodostamisesta. Järjestelmätoimittaja poimii vanhat tiedot lähdejärjestelmästä ja muodostaa aineiston määrittelyjen mukaiseen muotoon.
- Jos tavoitteena on päättää järjestelmän käyttö, huolehdi tarvittaessa hallinnollisten tietojen arkistoimisesta.
Lue lisää
Tietojen hyödyntäminen arkistoimisen jälkeen
Tietojen hyödyntämisessä tukena toimii huolellisesti laadittu tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tai arkistonmuodostussuunnitelma (AMS).
Voit käyttää vanhoja tietoja hoito- ja palvelutilanteissa siihen soveltuvan tietojärjestelmän tai järjestelmätoimittajan tarjoaman erillisen katselimen kautta. Kanta-palvelut ei tarjoa katselinta vanhojen tietojen katseluun.
Huolehdi, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen vanhojen tietojen hyödyntämiseen. Tarvittaessa voit kysyä lisätietoa ja koulutuksia järjestelmätoimittajaltanne.
Rekisterinpitäjänä sinun täytyy pystyä korjaamaan tai mitätöimään rekisterinpidossasi olevaa aineistoa sekä vastaamaan tietopyyntöihin. Arkistonhoitajan käyttöliittymässä voit ainoastaan tarkastella ja mitätöidä asiakirjoja. Asiakirjan korjaaminen vaatii erillisen järjestelmän, voit tiedustella tätä järjestelmätoimittajaltasi.
Onnistuneen arkistointiprojektin jälkeen voit halutessasi luopua aiemmin käytössä olleista tietojärjestelmistä ja vanhoista tietokannoista.