Mahdollisia muutostilanteita ovat
- yhteystietojen päivitys
- asiakkaan teknisten tietojen muutos (muutos asiakkaan käyttämässä järjestelmässä tai liityntäpisteessä)
- nimenmuutos
- organisaatiomuutokset
- reseptin uusimispyyntöjen vastaanotto
- sitoumuksen irtisanominen
- rekisterinpitäjämuutos.
Tietoa Kanta-välittäjille ja muille liityntäpistettä hallinnoiville organisaatioille.
Yhteystietojen päivitys
Kanta-palvelun asiakkaat hallinnoivat omia yhteystietojaan (esim. käynti- ja laskutusosoitteet ja yhteyshenkilöiden tiedot) Kanta Ekstranetissä. Lisätietoja löydät ohjeesta Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietosi (pdf).
Asiakkaan teknisen tiedon muutos
Palvelun käyttöönoton yhteydessä asiakas ilmoittaa,
- minkä teknisen liityntäpisteen tai liityntäpisteiden kautta käyttää palvelua
- millä järjestelmällä tai järjestelmillä käyttää palvelua.
Ilmoita käyttöönottovaiheen jälkeen tapahtuvat muutokset asiakkaan teknisten tietojen muutosilmoituksella (docx). Lomake palautetaan sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen kanta@kanta.fi viimeistään kolme viikkoa ennen uusien tietojen voimaantuloa.
Jos muutos koskee asiakkaan omassa hallinnassa olevan uuden teknisen liityntäpisteen käyttöönottoa, liityntäpisteen poistamista tuotantokäytöstä tai liityntäpisteen tietoliikenneyhteyden muutosta, ilmoita muutoksesta lomakkeella Liityntäpistetietojen muutosilmoitus (docx).
Nimenmuutos
Kanta-palveluun liittyneen asiakkaan nimi siirtyy Kanta-palvelun järjestelmiin THL:n Koodistopalvelun rekistereistä. Nimenmuutosta ei tarvitse erikseen ilmoittaa Kanta-palveluun. Tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017 (pdf, thl.fi).
Organisaatiomuutokset
Kanta-palvelun käyttöön ottaneen asiakkaan organisaatiorakenteen muutoksissa on huomioitava ne muutokset, jotka vaikuttavat Kanta-palvelujen käyttöön. Asiakkaan organisaatiomuutos saattaa aiheuttaa mm. Kanta-palvelujen käyttöönoton uutena organisaationa, aiemmin tehdyn sitoumuksen irtisanomisen ja rekisterinpitäjämuutoksen. Mahdollisia teknisiä muutoksia voivat olla esimerkiksi asiakkaan käytössä olevan tietojärjestelmän tai liityntäpisteen vaihtuminen.
Asiakkaan Y-tunnuksen vaihtuminen vaikuttaa Kanta-palvelun asiakkuuteen. Y-tunnus voi vaihtua esimerkiksi yhtiöittämistilanteessa.
Mikäli asiakkaan Y-tunnus
- säilyy ennallaan, asiakkuus jatkuu aikaisemman sitoumuksen perusteella.
- muuttuu, on kyseessä Kanta-palvelujen näkökulmasta uusi asiakas. Asiakkaan tulee tällöin ottaa Kanta-palvelut käyttöön uutena asiakkaana.
Organisaatiomuutoksissa huomioitavia asioita on koottu sivulle Organisaatiomuutoksessa huomioitavaa (thl.fi).
Julkisen sektorin erityispiirteitä
Kanta-palvelun asiakkaana olevan sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunantajan tietojen tulee olla voimassaolevana THL:n Koodistopalvelun rekistereissä. Julkinen sektori ylläpitää rekisteritietoja itse SOTE-rekisteriin. Koodistopalvelussa olevien tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017 (pdf, thl.fi).
Julkisen sektorin sosiaali- tai terveydenhuollon muutostilanne voi olla esimerkiksi
- palvelujen tuottamisen mallin uudelleenjärjestely, esim. yhtiöittäminen
- uuden kuntayhtymän perustaminen tai olemassa olevan kuntayhtymän purkautuminen
- kuntaliitoksesta aiheutuva muutos.
Kysy lisätietoa ja ohjeistusta muutostilanteiden vaikutuksista Kanta-palvelun asiakkuuteen sähköpostitse osoitteesta kanta@kanta.fi.
Yksityisen sektorin erityispiirteitä
Kanta-palvelun asiakkaana olevan sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikön tai itsenäisen ammatinharjoittajan tietojen tulee olla voimassaolevana THL:n Koodistopalvelun rekistereissä. Yksityisen sektorin tiedot siirretään Koodistopalveluun Valviran ja aluehallintovirastojen ylläpitämästä Valveri-rekisteristä. Yksityisten palvelunantajien lupa- tai ilmoitustiedot tulee olla ajan tasalla, lisätietoja Valviran sivuilla (valvira.fi). Koodistopalvelussa olevien tietojen päivitystä on kuvattu THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017 (pdf, thl.fi).
Yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunantajan muutostilanne voi olla esimerkiksi
- Y-tunnuksen vaihtuminen, jolloin Kanta-palveluun liittyminen tulee tehdä uudella Y-tunnuksella
- yritysten sulautuminen, jolloin nykyinen asiakkuus voidaan mahdollisesti päättää ja asiakkaan Kanta-palvelujen käyttö jatkuu toisen yrityksen nimissä
- palvelunantajan luvan päättyminen, jolloin Kanta-palvelujen käyttö ei ole enää mahdollista kyseisen palvelunantajan nimissä.
Kysy lisätietoa ja ohjeistusta muutostilanteiden vaikutuksista Kanta-palvelun asiakkuuteen sähköpostitse osoitteesta kanta@kanta.fi.
Reseptin uusimispyyntöjen vastaanotto
Resepti-palvelun käyttöönottava asiakas voi valita, ottaako vastaan uusimispyyntöjä Omakanta-palvelusta ja apteekeista. Uusimispyyntöjen vastaanotto edellyttää, että asiakkaalla on
- merkintä uusimispyyntöjen vastaanotosta THL:n Koodistopalvelun rekistereissä. Itsenäiselle ammatinharjoittajalle merkintä tehdään Valviran Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat -koodistoon ja sosiaali-tai terveydenhuollon toimintayksikölle SOTE-organisaatiorekisteriin. Tiedon päivittämisestä rekisteriin kerrotaan THL:n ohjeessa Tietojen tarkastaminen SOTE-organisaatiorekisteristä ja päivityksistä ilmoittaminen, versio 30.1.2017 (pdf, thl.fi)
- uusimispyyntöpalvelu käyttöönotettuna Kanta-palveluissa. Palvelun voi ottaa käyttöön Resepti-palveluun liittymisen yhteydessä, jolloin palvelu valitaan sähköisellä liittymishakemuksella. Myöhemmässä vaiheessa palvelun käyttöönotosta tai palvelun käytön lopettamisesta ilmoitetaan Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajan teknisten tietojen muutosilmoituslomakkeella.
Mikäli asiakas luopuu uusimispyyntöjen vastaanotosta, tulee asia ilmoittaa sähköpostitse Kanta-palveluun ja THL:n Koodistopalveluun osoitteisiin kanta@kanta.fi ja koodistopalvelu@thl.fi.
Organisaatiomuutostilanteessa tulee huomioida, että kaikki reseptin uusimispyynnöt pystytään käsittelemään ennen muutosta siinä organisaatiossa, johon uusimispyyntö on kohdistettu. Uusimispyyntöjen sähköinen välitys apteekeista ja Omakannasta voidaan estää muuttamalla SOTE-rekisterissä uusimispyyntöjen vastaanotto päättymään esimerkiksi 8 vrk ennen organisaatiomuutosta.
Sitoumuksen irtisanominen
Kanta-palvelun käyttöönottanut asiakas voi irtisanoa palvelun käytön esimerkiksi toiminnan lopettamisen, uudelleenjärjestämisen, yrityskaupan tai muun muutostilanteen yhteydessä. Asiakkaan tekemän sitoumuksen irtisanominen tulee tehdä, mikäli Kanta-palvelun käyttö sitoumuksen tehneen asiakkaan nimissä ei ole enää ajankohtaista.
Irtisanomisilmoitus-lomake on saatavissa Kanta Ekstranetistä. Sen voi myös pyytää sähköpostilla kanta@kanta.fi.
Rekisterinpitäjämuutos
Potilasasiakirjat tallennetaan Potilastiedon arkistoon rekisterinpitäjien omiin potilasrekistereihin ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon rekisterinpitäjien omiin asiakasrekistereihin. Muutostilanteissa Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuihin asiakirjoihin tulee päivittää uusi rekisterinpitäjä, joka on oikeutettu käyttämään rekisterin tietoja omassa toiminnassaan siltä osin kuin luovutettua toimintaa tosiasiallisesti jatketaan ja rekisteriä hyödynnetään sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa.
Rekisterinpitäjämuutoksen käytännöt
Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön päättämisen yhteydessä asiakasorganisaatio (terveydenhuollon/sosiaalihuollon palvelunantaja) ilmoittaa rekisterinpitäjän muutoksesta muutosilmoituslomakkeella osoitteeseen koodistopalvelu@thl.fi.
Rekisterinpitäjämuutosajon aikataulu sovitaan Kelan kanssa. Aikataulu Kelan tekemiin yksittäisten organisaatioiden muutosajoihin löytyy Rekisterinpitäjämuutosajojen aikataulusta (pdf).
Rekisterinpitäjämuutoksessa Kela päivittää rekisterinpitäjätiedon (aktiivi rekisterinpitäjä) asiakirjoille. Asiakkaan tulee sovittaa rekisterinpitäjätiedon muutosajo Kelan aikatauluun ja sopia aikataulusta yhteistyökumppaneidensa kanssa. Asiakkaan käytössä olevan tietojärjestelmän toimittaja tekee vastaavan muutoksen paikallisesti kattaen myös ennen Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymistä syntyneet tiedot. Asiakas vastaa siitä, että virhetilanteiden ehkäisemiseksi rekisterinpitäjätiedon muutos tehdään tietojärjestelmässä ja Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa samaan aikaan.
Rekisterinpitäjätiedon päivitys on tarvittaessa mahdollista testata Kanta-asiakastestipalvelussa ennen varsinaista muutosajoa. Ohjeet testaukseen voi pyytää osoitteesta kanta@kanta.fi.
Rekisterinpitäjämuutoksesta informoiminen asiakkaalle
Kun rekisterinpitäjä vaihtuu tai rekisterille nimetään ylläpitäjä tulevaa säilytystä ja hallinnointia varten, on tästä informoitava asiakasta. Ellei asiasta sovita toisin, informointivelvoite jää käytännössä sille, joka jatkossa vastaa henkilötietolain mukaisista rekisterinpitäjän tehtävistä.