Förändringssituationer inom social- och hälsovården

Förändringssituationer inom social- och hälsovården

Administrativa eller tekniska förändringar i organisationen hos en kund som tagit i bruk Kanta-tjänsten kan påverka kundens användning av Kanta-tjänsterna.

Potentiella förändringssituationer är

  • uppdatering av kontaktuppgifter
  • ändring av tekniska uppgifter om kunden (ändring i det system eller den anslutningspunkt kunden använder)
  • namnändring
  • organisationsförändringar
  • mottagning av begäran om receptförnyelse
  • uppsägning av förbindelse
  • ändring av registeransvarig

Information till Kanta-förmedlare och andra organisationer som administrerar en anslutningspunkt.

Uppdatering av kontaktuppgifter

Kanta-tjänsternas kunder hanterar sina egna kunduppgifter (exempelvis besöks- och faktureringsadresser samt kontaktpersonernas uppgifter) via Kanta Extranätet. Läs mer i anvisningen Såhär fyller du i ansökan om anslutning och uppdaterar du dina kunduppgifter (pdf).

Ändring av tekniska uppgifter om kunden

I samband med införandet av en tjänst anmäler kunden till Kanta-tjänsten

  • via vilken teknisk anslutningspunkt kunden använder tjänsten
  • med vilket system kunden använder tjänsten.

Meddela om ändringar som sker efter införandefasen med anmälan om ändring av tekniska uppgifter om kunden (docx). Blanketten ska skickas som bilaga med e-post till kanta@kanta.fi senast tre veckor innan de nya uppgifterna träder i kraft.

Om ändringen gäller ibruktagande av en ny teknisk anslutningspunkt som kunden själv administrerar, urbruktagning av anslutningspunkten eller ändring av anslutningspunktens teleförbindelse, ska ändringen meddelas med blanketten Anmälan om ändring av uppgifter om anslutningspunkten (docx).

Namnändring

Namnet på en kund som anslutit sig till Kanta-tjänsterna överförs till Kanta-tjänsternas system från de register som finns i THL:s kodtjänst. Namnändringar behöver inte anmälas separat till Kanta-tjänsterna. Uppdateringen av uppgifter beskrivs i THL:s anvisning Kontroll av uppgifter i SOTE-organisationsregistret och anmälan om uppdateringar, version 30.1.2017 (pdf, på finska, thl.fi).

Organisationsförändringar 

Vid förändringar i organisationsstrukturen hos en kund som tagit i bruk Kanta-tjänsten måste man beakta de förändringar som påverkar användningen av Kanta-tjänsterna. En omorganisering hos kunden kan bl.a. leda till att Kanta-tjänsterna tas i bruk som en ny organisation, att en tidigare ingången förbindelse sägs upp och att den registeransvarige ändras. Exempel på eventuella tekniska förändringar är att det informationssystem eller den anslutningspunkt kunden använder ändras.

Om kundens FO-nummer ändras inverkar det på kundrelationen till Kanta-tjänsten. FO-numret kan ändras t.ex. i samband med bolagisering.

Om kundens FO-nummer 

  • inte ändras, fortsätter kundrelationen på grundval av den tidigare förbindelsen
  • ändras, är det ur Kanta-tjänsternas synvinkel fråga om en ny kund. Då ska kunden ta i bruk Kanta-tjänsterna som en ny kund.

Faktorer som man bör tänka på i samband med organisationsförändringar har sammanställts på sidan Att observera vid organisationsförändringar (thl.fi).

Särdrag för den offentliga sektorn

Uppgifterna om en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården eller socialvården som är kund hos Kanta-tjänsterna ska vara i kraft i registren i THL:s kodtjänst. Den offentliga sektorn underhåller själv registeruppgifterna i SOTE-registret. Uppdatering av uppgifterna i kodtjänsten beskrivs i THL:s anvisning Kontroll av uppgifter i SOTE-organisationsregistret och anmälan om uppdateringar, version 30.1.2017 (pdf, endast på finska, thl.fi).

Exempel på en förändringssituation inom social- och hälsovården i den offentliga sektorn är

  • omläggning av tjänsteproduktionsmodellen, t.ex. bolagisering
  • grundande av en ny samkommun eller upplösning av en befintlig samkommun
  • en förändring som beror på kommunsammanslagning.

Mer information och anvisningar om hur förändringssituationer påverkar kundrelationen till Kanta-tjänsterna kan fås via e-post (kanta@kanta.fi).

Särdrag för den privata sektorn

Uppgifterna om en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården eller socialvården eller om en självständig yrkesutövare som är kund hos Kanta-tjänsterna ska vara i kraft i registren i THL:s kodtjänst. Uppgifter om den privata sektorn överförs till Kodtjänsten från Valveri-registret som sköts av Valvira och regionförvaltningsverken. Uppgifterna om privata tjänstetillhandahållares tillstånd och anmälningar ska vara uppdaterade, läs mer på Valviras webbplats (valvira.fi). Uppdatering av uppgifterna i kodtjänsten beskrivs i THL:s anvisning Kontroll av uppgifter i SOTE-organisationsregistret och anmälan om uppdateringar, version 30.1.2017 (pdf, thl.fi, endast på finska).

Exempel på förändringssituationer som eventuellt kan påverka kundrelationen mellan Kanta-tjänsten och en privat tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster är

  • ändring av FO-nummer, vilket innebär att anslutning till Kanta-tjänsterna ska göras med det nya FO-numret
  • företagsfusion, vilket innebär att den nuvarande kundrelationen eventuellt kan avslutas och kundens användning av Kanta-tjänsterna fortsätter i ett annat företags namn
  • tjänsteproducentens tillstånd går ut, vilket innebär att Kanta-tjänsterna inte längre kan användas i denna tjänsteproducents namn.

Mer information och anvisningar om hur förändringssituationer påverkar kundrelationen till Kanta-tjänsterna fås via e-post (kanta@kanta.fi).

Mottagning av begäran om receptförnyelse

En verksamhetsenhet eller självständig yrkesutövare som inför Recepttjänsten kan välja om den tar emot begäran om receptförnyelse från Mina Kanta-sidor och apoteken. För att det ska vara möjligt att ta emot begäran om receptförnyelse krävs att verksamhetsenheten eller självständiga yrkesutövaren har

Om en kund slutar ta emot begäranden om receptförnyelse ska kunden anmäla detta till både Kanta-tjänsten och THL:s kodtjänst på adresserna kanta@kanta.fi och koodistopalvelu@thl.fi.  
Vid organisationsförändringar bör man se till att alla begäranden om receptförnyelse kan behandlas före förändringen i den organisation som begäran om förnyelse är riktad till. Elektronisk förmedling av begäranden om förnyelse från apoteken och Mina Kanta-sidor kan förhindras genom att göra en ändring i SOTE-registret, så att mottagningen av begäranden om förnyelse upphör exempelvis 8 dygn före organisationsförändringen. 

Uppsägning av förbindelse

En kund som infört en Kanta-tjänst kan säga upp användningen av tjänsten exempelvis i samband med att verksamheten avslutas eller omorganiseras, en företagsaffär eller någon annan förändring.  Den förbindelse som kunden avgett ska sägas upp, om det inte längre är aktuellt att använda Kanta-tjänsterna i dennes namn.

Uppsägningsblankett finns på Kanta Extranätet. Den kan också begäras via e-post till kanta@kanta.fi

Ändring av personuppgiftsansvarig

Journalhandlingar lagras i Patientdataarkivet, i de personuppgiftsansvarigas egna patientregister medan klienthandlingar inom socialvården lagras i Klientdataarkivet för socialvården i de personuppgiftsansvarigas egna klientregister. Om den personuppgiftsansvarige ändras, ska man i de handlingar som finns lagrade i Patientdataarkivet eller Klientdataarkivet för socialvården uppdatera uppgiften om den nya personuppgiftsansvarige, som har rätt att använda uppgifterna i registret i sin egen verksamhet till den del den överlåtna verksamheten de facto fortsätter och registret utnyttjas för sitt ursprungliga ändamål.

Rutiner vid ändring av personuppgiftsansvarig

När användningen av Patientdataarkivet eller Klientdataarkivet för socialvården upphör anmäler kundorganisationen (tillhandahållaren av hälso- och sjukvård/socialvård) ändringen av personuppgiftsansvarig med blanketten för anmälan om ändringar till adressen koodistopalvelu@thl.fi.

Tidtabellen för ändringskörningen som gäller personuppgiftsansvariga överenskoms med FPA. 

Vid ändring av personuppgiftsansvarig uppdaterar FPA uppgiften om personuppgiftsansvarig (aktiv personuppgiftsansvarig) i handlingarna. Kunden ska anpassa ändringskörningen av uppgiften om personuppgiftsansvarig till FPA:s tidtabell och komma överens om tidtabellen med sina samarbetspartners. Leverantören av det informationssystem kunden använder gör motsvarande ändring lokalt, inbegripet uppgifter som uppkommit före anslutningen till Patientdataarkivet eller Klientdataarkivet för socialvården. Kunden ansvarar för att ändringen av uppgiften om personuppgiftsansvarig görs samtidigt i informationssystemet och Patientdataarkivet eller Klientdataarkivet för socialvården, detta för att undvika felsituationer.

Vid behov kan uppdateringen av uppgiften om personuppgiftsansvarig testas i Kanta-kundtesttjänsten före den egentliga ändringskörningen. Anvisningar för testningen kan begäras via kanta@kanta.fi

Information till kunden om ändringen av personuppgiftsansvarig

När den personuppgiftsansvarige byts ut eller när det utses en upprätthållare av registret med tanke på den framtida förvaringen och förvaltningen, ska kunden informeras om detta. Om inte annat avtalas åligger informationsskyldigheten i praktiken den som i fortsättningen ansvarar för den personuppgiftsansvariges arbetsuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen.

Sidan har uppdaterats 11.06.2020