Tjänstetillhandahållare inom socialvården kan i Kanta-tjänsterna också föra in klientuppgifter som lagrats i klientdatasystemen innan Klientdataarkivet för socialvården togs i bruk. Då införs uppgifterna i Klientdataarkivet för socialvården som gamla klientuppgifter.
Gamla klientuppgifter kan föras in oberoende av om personen fortfarande är klient hos socialvården eller om klientrelationen avslutats.
Ett undantag är socialvårdshandlingar som undertecknats på papper och som tjänstetillhandahållaren tills vidare ska bevara i pappersformat, även om de har digitaliserats och också lagrats i elektronisk form.
Användning av gamla klientuppgifter
Socialvårdspersonalen kan kontrollera gamla klientuppgifter i klientservicesituationer antingen via sitt klientdatasystem eller med ett separat visningsprogram för gamla uppgifter som tillhandahålls av systemleverantören. En person som har rollen som Kanta-arkivarie ser också gamla klientuppgifter via Arkivariens användargränssnitt. Hen kan till exempel kontrollera om uppgifterna arkiverats och vid behov makulera gamla handlingar.
Gamla klientuppgifter får i regel användas endast av den tjänstetillhandahållare inom socialvården i vars register uppgifterna lagrats. Det är möjligt att lämna ut gamla klientuppgifter via Kanta-tjänsterna till en annan tjänstetillhandahållare endast när uppgifterna söks av en socialvårdsmyndighet som har omfattande rätt att få information.
Klientuppgifter som förts in som gamla uppgifter visas inte för klienten i MittKanta. Klienten har rätt att begära sina klientuppgifter av socialvården.
Börja arkivera gamla klientuppgifter så här
Du kan börja föra in gamla klientuppgifter när din organisation har tagit i bruk Klientdataarkivet för socialvården. Om du ännu inte har tagit i bruk tjänsten, läs anvisningen om införande.
Du kan föra över gamla klientuppgifter direkt från klientdatasystemet till Klientdataarkivet för socialvården, om ditt system stöder det. Diskutera vid behov med din systemleverantör.
Kontrollera att de gamla klientuppgifterna har rätt format. Kraven avseende gamla klientuppgifter som sparas i Kanta-tjänsterna beskrivs i metadatamallen för handlingar inom socialvården (på finska).
Om du för in gamla klientuppgifter i Klientdataarkivet för socialvården med ett annat system än andra klientuppgifter, meddela FPA med vilket system du arkiverar gamla uppgifter på en anmälan om ändring av tekniska uppgifter.
Läs mer i anvisningen till stöd för inledning av arkivering av gamla klientuppgifter (pdf).