Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessi etenee vaiheittain ja kestää noin 6 kuukautta palvelunantajan lähtötilanteesta riippuen.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on palvelu, jonne tallennetaan sosiaalihuollossa syntyviä asiakastietoja. Lisätietoja palvelusta:

Käyttöönotettavat toiminnallisuudet

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston voi ottaa käyttöön vaiheistetusti 1. tai 2. vaiheen määritysten mukaisesti. Myös vanhojen tietojen arkistoinnilla aloittaminen on mahdollista. Palvelun hyödyt ovat organisaatiolle sitä suuremmat, mitä laajemmilla toiminnallisuuksilla ja tietosisällöillä käyttöönotto toteutetaan.

Arkiston voi ottaa käyttöön 1. vaiheen mukaisilla toiminnallisuuksilla vuoden 2022 loppuun asti. Sen jälkeen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyä ainoastaan tietojärjestelmillä, jotka tukevat myös arkiston uudempia toiminnallisuuksia. Vanhojen asiakastietojen arkistoinnille ei ole määräaikaa vaan niitä voi jatkossakin arkistoida Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Tietoa eri vaiheiden toiminnallisuuksista:

Käyttöönottoprosessi

Käyttöönottoprosessin käyvät läpi ne sosiaalihuollon palvelunantajat, jotka liittyvät ensimmäistä kertaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi. Käyttöönottoprosessi on kevyempi, jos kyseessä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön laajennus.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessi kestää yleensä noin 6 kuukautta. Kestoon ja sisältöön vaikuttavat palvelunantajan lähtötilanne ja se, miten organisaatiossa aletaan hyödyntää Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa.

Lisäksi prosessin kestoon vaikuttaa keskeisesti, otetaanko palvelu käyttöön jo sertifioidulla tietojärjestelmällä vai sertifioidaanko järjestelmä osana käyttöönottoprosessia. Jälkimmäisessä tapauksessa käyttöönottoon valmistautumiseen kuluu huomattavasti enemmän aikaa, noin vuosi.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessin aikana palvelunantaja

  1. suorittaa valmistelevat tehtävät
  2. ilmoittautuu käyttöönottoon
  3. osallistuu tukitilaisuuksiin ja tutustuu koulutusmateriaaleihin
  4. suorittaa käyttöönottoprosessiin kuuluvat tehtävät
  5. tekee hallinnolliset toimenpiteet Kanta Ekstranetissä
  6. tekee käyttöönottokokeen
  7. aloittaa palvelun käytön vuoden sisällä käyttöönottoon ilmoittautumisesta.

Valmistaudu käyttöönottoon

Ennen käyttöönottoprosessin aloitusta sosiaalihuollon palvelunantaja tutustuu kaikille Kanta-palvelujen käyttöönottajille tarkoitettuihin ohjeisiin

Lisäksi palvelunantaja tutustuu erityisesti sosiaalihuoltoa koskeviin valmisteleviin tehtäviin ja käyttöönoton edellytyksiin (mm. järjestelmävaatimukset), jotka on koottu
Sosiaalihuollon valmistelevat tehtävät -sivulle.

Käyttöönoton tehtävät

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessiin kuuluvat tehtävät on kuvattu tehtävätaulukossa. Taulukon välilehdiltä löytyvät tiedot eri käyttöönottotilanteissa suoritettavista tehtävistä.

Julkisen organisaation käyttöönoton tehtävät

Julkisen sosiaalihuollon palvelunantajalta vaaditut käyttöönoton tehtävät on kuvattu tehtävätaulukon välilehdellä kaksi.

Yksityisen organisaation käyttöönoton tehtävät

Käyttöönoton tehtävät ovat erilaiset, kun yksityinen sosiaalihuollon palvelunantaja organisaatio aloittaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön.

Vanhojen tietojen arkistoinnilla aloittavien käyttöönoton tehtävät

Käyttöönottoprosessi on kevyempi ja käyttöönoton tehtävät vähäisemmät, kun palvelunantaja aloittaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön arkistoimalla ainoastaan vanhoja asiakastietoja.

Toimet Kanta Ekstranetissä

Osana palvelun käyttöönottoprosessia asiakas hyväksyy Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston palvelukuvauksen ja täyttää hakemuksen palvelun käyttäjäksi Kanta Ekstranetissä. Samalla palvelunantaja ilmoittaa palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot.

Kun palvelunantaja on hyväksynyt palvelukuvauksen ja toimittanut hakemukseen tarvittavat tiedot Kelaan, saa palvelunantaja viestin hakemuksen hyväksymisestä. Viesti sisältää myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän osoitteen. Saatuaan viestin hakemuksen hyväksymisestä palvelunantaja voi suorittaa käyttöönottokokeen.

Käyttöönottokoe

Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön aloittamista tehdään käyttöönottokoe. Palvelunantaja sopii käyttöönottokokeesta järjestelmätoimittajansa ja muiden kokeeseen osallistuvien henkilöiden kanssa (kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki, Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö).

Käyttöönottokoe suoritetaan suunnitelmallisesti eli tekemällä ohjeen mukainen testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana.

Käyttöönottokoe tehdään sertifioidulla järjestelmällä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun tuotantoympäristössä. Kela toimittaa käyttöönottokokeessa tarvittavat testihenkilötunnukset tietojärjestelmätoimittajalle, joka huolehtii niiden jakelusta asiakkailleen.

Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö varmistaa, että

  • kaikki testitapauksen asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja rekisterinpitäjän rekisteriin.
  • palveluun tallennettujen asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietoja käsittelevän järjestelmän tietoja.

Palvelun käyttö voidaan aloittaa heti, kun käyttöönottokoe on saatu suoritettua onnistuneesti ja tästä on varmistuttu Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla.

Käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelalle

Palvelunantaja lähettää onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportin Kelalle kahden arkipäivän sisällä käyttöönottokokeesta.

Lisätietoa käyttöönottoprosessista

Ohjeita

Sivua päivitetty 16.05.2022

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto -osion alasivut