Rekisterinpitäjämuutos

Rekisterinpitäjämuutos

Rekisterinpitäjämuutos suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä. Hallinnollinen vastuu muutoksesta on palvelunantajalla.

Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuihin potilas- ja asiakasasiakirjoihin pitää muutostilanteissa päivittää uusi rekisterinpitäjä. Se oikeutettu käyttämään rekisterin tietoja omassa toiminnassaan siltä osin kuin luovutettua toimintaa tosiasiallisesti jatketaan ja rekisteriä hyödynnetään sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa.

Rekisterinpitäjämuutokset hyvinvointialueilla

Rekisterinpitäjämuutoksen suunnitteleminen ja toteuttaminen

Rekisterinpitäjämuutos suunnitellaan ja tehdään yhteistyössä palvelunantajan, tietojärjestelmätoimittajan, Kanta-palvelujen ja THL:n Koodistopalvelun kanssa. Hallinnollinen vastuu muutoksesta on palvelunantajalla. Tietojärjestelmätoimittaja, Koodistopalvelu ja Kanta-palvelut vastaavat muutoksen läpiviennistä omien vastuualueidensa mukaisesti yhdessä sovitussa aikataulussa. Kela toteuttaa rekisterinpitäjän muutosajon palvelunantajan toimeksiannosta.

Palvelunantajan pitää yhdessä tietojärjestelmätoimittajiensa kanssa ratkaista omat organisaatio- ja rekisterinpitäjämuutokseen liittyvät toimet ja niiden ajoitus, esim. mahdollinen arkistoinnin pysäyttäminen. 

Palvelunantajan on huolehdittava tarvittavasta asiakirjojen tulostamisesta ja varmuuskopioinnista sekä varmistettava valmius arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöön.

Rekisterinpitäjämuutoksen käytännöt

Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön päättämisen yhteydessä asiakasorganisaatio ilmoittaa rekisterinpitäjän muutoksesta muutosilmoituslomakkeella (docx) osoitteeseen koodistopalvelu@thl.fi. Tarkistettu ja allekirjoitettu lomake lähetetään koodistopalvelusta Kelaan käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjämuutosajon aikataulu sovitaan Kelan kanssa. Aikataulu Kelan tekemiin yksittäisten organisaatioiden muutosajoihin löytyy Rekisterinpitäjämuutosajojen aikataulusta (pdf).

Rekisterinpitäjämuutoksessa Kela päivittää rekisterinpitäjätiedon (aktiivinen rekisterinpitäjä) asiakirjoille. Rekisterinpitäjämuutos voidaan tehdä joko toimintayksikkö- tai palveluyksikkötasolla. Palvelunantaja sovittaa rekisterinpitäjätiedon muutosajon Kelan aikatauluun ja sopii aikataulusta yhteistyökumppaneidensa kanssa. Palvelunantajan käytössä olevan tietojärjestelmän toimittaja tekee vastaavan muutoksen paikallisesti. Muutoksen pitää kattaa myös tiedot, jotka ovat syntyneet ennen Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymistä. 

Palvelunantaja vastaa siitä, että rekisterinpitäjätiedon muutos tehdään tietojärjestelmässä ja Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa samanaikaisesti. Näin ehkäistään virhetilanteita esimerkiksi arkistoinnissa tai tietojen korjaamisessa. 

Rekisterinpitäjätiedon päivitys on tarvittaessa mahdollista testata Kanta-asiakastestipalvelussa ennen varsinaista muutosajoa. Ohjeet testaukseen voi pyytää osoitteesta kanta@kanta.fi

Asiakirjojen saatavuuden varmistaminen

Palvelunantaja varmistaa muutosajon jälkeen yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa ainakin

  • asiakirjojen saatavuuden reaaliajassa paikallisesti ja Kanta-arkistosta
  • korjaustoimenpiteiden ja kieltojen hallinnoinnin toimivuuden
  • sisäisten rekisterien toimivuuden (terveydenhuolto, työterveys ja sosiaalihuolto)
  • asiakkaan asettamien luovutuskieltojen vaikutusten oikean toiminnan
  • oman rekisterinpitäjän ja palvelunantajan käyttöoikeuksien toimivuuden
  • mahdollisuuden asiakirjan korjaukseen ja/tai mitätöintiin.

Rekisterinpitäjämuutoksesta informoiminen kansalaisasiakkaalle

Kun rekisterinpitäjä vaihtuu tai rekisterille nimetään ylläpitäjä tulevaa säilytystä ja hallinnointia varten, on tästä informoitava kansalaisasiakasta. Ellei asiasta sovita toisin, informointivelvoite jää käytännössä sille, joka jatkossa vastaa henkilötietolain mukaisista rekisterinpitäjän tehtävistä.

Rekisterinpitäjämuutokset hyvinvointialueilla

Kantaan tallennettujen asiakirjojen rekisterinpitäjämuutokset hyvinvointialueilla toteutetaan Kanta-palveluissa etukäteen vuoden 2022 aikana, jotta tiedot ovat hyvinvointialueiden käytettävissä 1.1.2023 alkaen. Kantaan tallennetut asiakirjat siirretään nykyisiltä rekisterinpitäjiltä hyvinvointialueen rekistereihin ja rekisterinpitäjille.

Yhteistyö eri alueiden kanssa rekisterinpitäjämuutoksista sopimiseksi on käynnistetty koordinoidusti Sote-uudistus ICT-valmisteluryhmän (soteuudistus.fi) kautta. Kela kutsuu koolle yhteistyöpalaverit jokaisen hyvinvointialueen kanssa. Yhteistyöpalaverit alueiden kanssa pidetään THL-Kela-yhteistyönä tammi-maaliskuun 2022 aikana.

Kevään yhteistyöpalavereissa käydään läpi rekisterinpitäjämuutosajojen käytännöt. Niiden tarkoitus on varmistaa hyvinvointialueiden sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen rekisterisiirtojen sujuvuus. Hyvinvointialueet selvittävät palavereihin mennessä ne rekisterinpitäjät, joiden rekistereissä olevat tiedot tulee siirtää hyvinvointialueen rekisteriin. Jos alueella on sellaisia palveluyksikköjä, jotka siirtyvät toiselle hyvinvointialueelle tai jäävät kuntaan, selvitys tehdään palveluyksikkökohtaisesti.

Hyvinvointialueiden rekisterinpitäjämuutoksissa ei toimiteta rekisterinpitäjämuutosilmoituksia THL:ään tai Kelaan, vaan muutokset tehdään alueiden kanssa sovitulla tavalla.

Sivua päivitetty 02.02.2022