Patient-, klient- och receptuppgifter som sparats i Kanta-tjänsterna ska ha en aktiv personuppgiftsansvarig som ansvarar för underhåll, förvaring och förvaltning av uppgifterna i sitt register. Om det sker förändringar i organisationen till exempel på grund av företagsförvärv eller byte av bolagsform, måste även uppgifterna om den personuppgiftsansvarige uppdateras. De tjänstetillhandahållare som berörs av ändringen planerar ändringen av den personuppgiftsansvarige tillsammans och kommer överens om vem som ansvarar för de åtgärder som krävs.
En ändring av den personuppgiftsansvarige görs när den nya personuppgiftsansvarige fortsätter verksamheten och använder uppgifterna i klient- och patientarbetet. Den nya och den gamla personuppgiftsansvarige kommer överens om i vilken omfattning uppgifterna överförs till det nya registret.
I samband med ändringen överförs förvaltningen av registret och rätten att använda uppgifterna i registret till en annan tjänstetillhandahållare. Den nya personuppgiftsansvarige kan söka uppgifter i detta register i Kanta på samma sätt som sina andra egna uppgifter.
Centrala begrepp vid ändring av personuppgiftsansvarig
Med tjänstetillhandahållare avses en aktör som ordnar eller producerar socialservice, hälso- och sjukvårdstjänster eller social- och hälsovårdens gemensamma tjänster. Tjänstetillhandahållare inom den offentliga social- och hälsovården är till exempel välfärdsområdena. Inom den privata social- och hälsovården kan en tjänstetillhandahållare vara ett företag, en självständig yrkesutövare inom hälso- och sjukvården eller en förening.
Om tjänstetillhandahållaren ansvarar för att ordna social- eller hälsovårdstjänster, är den också personuppgiftsansvarig för de uppgifter som uppkommer i verksamheten.
Med personuppgiftsansvarig avses den tjänstetillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster som ansvarar för behandlingen av personuppgifterna i registret.
Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att
- uppgifterna förvaras på ett säkert sätt
- uppgifterna är korrekta
- uppgifterna behandlas lagenligt
- kunden kan kontrollera sina egna uppgifter.
Inom den offentliga social- och hälsovården är den myndighet som ordnar tjänsterna personuppgiftsansvarig. Det kan till exempel vara ett välfärdsområde.
Inom den privata social- och hälsovården är den tjänstetillhandahållare med vilken kunden har ingått ett avtal om genomförande av tjänsten personuppgiftsansvarig för kunduppgifter.
Om social- eller hälsovårdstjänster produceras för en annan tjänstetillhandahållares räkning (till exempel som köpta tjänster), sparas uppgifterna i registret hos den som ansvarar för att ordna tjänsten.
Personuppgiftsansvarig inom företagshälsovården är
- tjänstetillhandahållaren med vilken arbetsgivaren har ingått avtal om genomförande av företagshälsovårdstjänster
- en arbetsgivare som själv ordnar företagshälsovården.
Register är vilken datamängd som helst som innehåller strukturerade personuppgifter och där uppgifterna är tillgängliga på vissa grunder. I detta sammanhang avses med register sådana register som består av kunduppgifter inom social- och hälsovården.
En tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster registrerar de kunduppgifter som uppkommer i verksamheten i följande register:
- patientregistret när det är fråga om patientuppgifter
- socialvårdens klientregister när det är fråga om klientuppgifter inom socialvården
- företagshälsovårdens register, om tjänstetillhandahållaren själv ordnar företagshälsovård för sin personal.