De åtgärder som en organisationsförändring föranleder planeras och genomförs i samarbete mellan de olika aktörerna. Tjänstetillhandahållaren ansvarar för genomförandet av förändringen.
Bilden visar hur Kanta-tjänsterna ska beaktas under förändringsprocessens gång. De olika faserna i processen förklaras närmare i de expanderbara elementen på sidan. Bilden öppnas i ny flik i större storlek.
Hur användningen av Kanta-tjänster påverkas i förändringssituationer varierar från fall till fall. Arbetsuppgifterna och åtgärderna planeras enligt förändringssituationen.
kartlägger nuläget och de förändringar som förändringssituationen medför i användningen av Kanta-tjänster, t.ex.
om användningen av Kanta-tjänster fortsätter med nuvarande FO-nummer
om användningen av Kanta-tjänster fortsätter med nytt FO-nummer
definierar målbilden
utreder vilka åtgärder som krävs för att nå målbilden
försäkrar sig om att förändringen genomförs i enlighet med villkoren för och anvisningarna om Kanta-tjänsterna
kontrollerar de befintliga avtalen och uppdateringsbehoven i fråga om dem
kartlägger vilka ändringar som ska göras i organisationens uppgifter i den Nationella kodtjänsten (offentliga sektorn) och vilka anmälningar som ska göras till tillståndsmyndigheten (privata sektorn).
kontrollerar eventuella behov av att ändra registreringsstället (offentliga sektorn), ändringar av certifikat och certifikatkort
Tjänstetillhandahållaren meddelar Kanta-tjänsterna om den kommande förändringen genom att skicka e-post till kanta@kanta.fi. Kanta-tjänsterna stöder tjänstetillhandahållaren i förändringssituationen i frågor som gäller användningen av Kanta-tjänster.
Tjänstetillhandahållaren ansvarar för hanteringen av förändringen som helhet. Alla medverkande aktörer (t.ex. tjänstetillhandahållaren, systemleverantören, Kanta-tjänsterna, THL:s Kodtjänst) ska vara medvetna om åtgärderna och deras tidsscheman och förbinda sig till tidsschemana. Det gäller bland annat att komma överens om
vilka aktörers arbetsinsats som krävs för att genomföra ändringen
vilka åtgärder ändringen medför för respektive aktör
tidsschemana för de olika aktörerna.
När man kommer överens om arbetsuppgifter och tidsscheman bör man känna till hur ändringen påverkar användningen av Kanta-tjänster. Bl.a. ska det utredas
om användningen av Kanta-tjänster fortsätter i den nuvarande aktörens regi
om den nuvarande aktören slutar använda Kanta-tjänster
om ändringen leder till att nya aktörer ansluter sig till Kanta
om det sker förändringar i de system som används och/eller i Kanta-anslutningspunkterna och de tekniska förbindelserna
om det sker förändringar i mottagandet av begäranden om receptförnyelse
Vid förändringar i organisationsstrukturen gör tjänstetillhandahållare inom den privata sektorn de nödvändiga tillståndsändringarna till Regionförvaltningsverket (RFV) eller Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira) genom anmälan eller ändringsansökan, beroende på vilkendera myndigheten som enligt lagen om tjänsteproducenter inom privat hälso- och sjukvård ansvarar för behandlingen av ändringar i tjänstetillhandahållarens verksamhetstillstånd. Mer information:
Tjänstetillhandahållare inom den offentliga sektorn anmäler i enlighet med sina egna uppdateringsrutiner ändringar i uppgifterna om organisationen och ändringar av personuppgiftsansvarig till den Nationella kodtjänsten.
Tjänstetillhandahållaren planerar ändringarna av personuppgiftsansvarig i anslutning till förändringen och skickar blanketten för anmälan om ändring av personuppgiftsansvarig till koodistopalvelu@thl.fi.
Tjänstetillhandahållaren skickar anmälan om uppsägning av förbindelsen till Kanta-tjänsterna, om tjänstetillhandahållarens verksamhet eller användning av tjänsten upphör i samband med förändringssituationen.
Tjänstetillhandahållaren skickar ändringsanmälningen till Kanta-tjänsterna, om de system eller anslutningspunkter tjänstetillhandahållaren använder förändras i samband med förändringssituationen.
Tjänstetillhandahållaren meddelar THL:s Kodtjänst och FPA:s Kanta-tjänster om förändringar i mottagandet av begäranden om receptförnyelse.
Innan användningen för produktion inleds ska tjänstetillhandahållaren utföra de ibruktagningsprov som krävs för de enskilda tjänsterna. Tjänstetillhandahållaren kommer överens med sin systemleverantör om tidpunkterna för och utförandet av ibruktagningsproven.
Användning för produktion kan inledas när åtgärderna i anslutning till förändringen har utförts och det ibruktagningsprov som eventuellt krävs har utförts.
Systemleverantören, Kodtjänsten och Kanta-tjänsterna ansvarar för genomförandet av ändringen i enlighet med sina respektive ansvarsområden enligt gemensamt överenskomna tidsscheman. FPA utför ändringskörningen av uppgiften om personuppgiftsansvarig på uppdrag av tjänstetillhandahållaren. Tjänstetillhandahållaren ansvarar för att se till att handlingarna är tillgängliga.
Tjänstetillhandahållaren säkerställer i samarbete med systemleverantören att
handlingarna är tillgängliga i realtid både lokalt och i Patientdataarkivet. Det här möjliggör rättelseåtgärder och hantering av förbud.
de interna registren fungerar (hälso- och sjukvård, företagshälsovård och socialvård)
handlingarna är tillgängliga så att ett eventuellt förbud som en kund meddelat inte påverkar visningen av uppgifter. Det här gäller också handlingar som uppkommit före anslutningen till Kanta.
den egna personuppgiftsansvariges och tjänstetillhandahållarens åtkomsträttigheter fungerar.
Tjänstetillhandahållaren sörjer för kontinuiteten i användningen för produktion i enlighet med informationssäkerhetsplanen och ger personalen instruktioner om hur de ska gå till väga i undantagssituationer.
Målet för kommunikationen om förändringen är att stödja genomförandet av förändringen genom välplanerad och enhetlig kommunikation.
Tjänstetillhandahållaren har det övergripande ansvaret för kommunikationen i förändringssituationen. Tjänstetillhandahållaren
ansvarar för att den interna och externa kommunikationen sker i rätt tid och är enhetlig
kommunicerar om viktiga frågor i varje fas av förberedelserna för förändringen
inleder kommunikation om förändringen tillsammans med systemleverantören och övriga samarbetsaktörer i ett tillräckligt tidigt skede.
Tjänstetillhandahållaren anmäler förändringen till Kanta-tjänsterna via e-post till kanta@kanta.fi. Tidsschemat för anmälan beror på vilken typ av förändring det är fråga om. Tidsschemat anges i detalj i respektive ändringsanvisning. I meddelandet beskrivs till exempel
den nuvarande organisationen
vilken typ av förändring det är fråga om (t.ex. kommunsammanslagning eller förändring i företagsstrukturen)
om någon tjänstetillhandahållare avslutar sin verksamhet och om nya tjänstetillhandahållare tillkommer
namnen på och OID-koderna för de tjänstetillhandahållare som förändringen gäller
tidsschemat för förändringen
uppgift om eventuella överföringar av handlingar
om det görs ändringar i organisationsregistret för social- och hälsovården och/eller registret över personuppgiftsansvariga (offentliga sektorn) eller i tjänstetillhandahållarnas tillstånd (privata sektorn)
om det görs ändringar i det informationssystem och/eller den anslutningspunkt som tjänstetillhandahållaren använder, eller om det görs ändringar i förnyandet av recept
läget i fråga om förberedelserna.
Tjänstetillhandahållaren ansvarar för att kommunicera om förändringen till behövliga samarbetsaktörer och till kunderna. De centrala målen för planeringen av kommunikationen om förändringen är att förtydliga kärnbudskapet, ansvaren, rollerna, kommunikationsmetoderna och -kanalerna, målgrupperna samt tidsschemat.
