Genomförande av en organisationsförändring

Genomförande av en organisationsförändring

De åtgärder som en organisationsförändring föranleder planeras och genomförs i samarbete mellan de olika aktörerna. Tjänstetillhandahållaren ansvarar för genomförandet av förändringen.

Bilden visar hur Kanta-tjänsterna ska beaktas under förändringsprocessens gång. De olika faserna i processen förklaras närmare i de expanderbara elementen på sidan. Bilden öppnas i ny flik i större storlek.

Hur användningen av Kanta-tjänster påverkas i förändringssituationer varierar från fall till fall. Arbetsuppgifterna och åtgärderna planeras enligt förändringssituationen.

Bilden visar hur Kanta-tjänsterna ska beaktas under förändringsprocessens gång. De olika faserna i processen förklaras närmare i de expanderbara elementen på sidan. Bilden öppnas i ny flik i större storlek.
 

Organisaatiomuutoksen toteuttaminen haitari

Tjänstetillhandahållaren 

Tjänstetillhandahållaren 

  • inleder samarbete med systemleverantören/-leverantörerna
  • säkerställer att informationssystemen och de tekniska förbindelserna (Kanta-anslutningspunkterna, teleförbindelserna) överensstämmer med kraven
  • planerar tidsschemat för förändringarna, bl.a. ändringskörningen av personuppgiftsansvarig (länk)

Tjänstetillhandahållaren meddelar Kanta-tjänsterna om den kommande förändringen genom att skicka e-post till kanta@kanta.fi. Kanta-tjänsterna stöder tjänstetillhandahållaren i förändringssituationen i frågor som gäller användningen av Kanta-tjänster.

Tjänstetillhandahållaren uppdaterar planen för egenkontroll av dataskydd och informationssäkerhet så att den överensstämmer med den nya situationen. 

Tjänstetillhandahållaren försäkrar sig om att det i planen beroende på förändringssituationen bl.a. har beaktats 

  • informationssystemets/-systemens och förmedlingsservicens överensstämmelse med kraven
  • Kanta-förmedlarens plan för egenkontroll
  • personalens kompetens. 

Tjänstetillhandahållaren ansvarar för hanteringen av förändringen som helhet. Alla medverkande aktörer (t.ex. tjänstetillhandahållaren, systemleverantören, Kanta-tjänsterna, THL:s Kodtjänst) ska vara medvetna om åtgärderna och deras tidsscheman och förbinda sig till tidsschemana. Det gäller bland annat att komma överens om

  • vilka aktörers arbetsinsats som krävs för att genomföra ändringen
  • vilka åtgärder ändringen medför för respektive aktör
  • tidsschemana för de olika aktörerna.

När man kommer överens om arbetsuppgifter och tidsscheman bör man känna till hur ändringen påverkar användningen av Kanta-tjänster. Bl.a. ska det utredas

  • om användningen av Kanta-tjänster fortsätter i den nuvarande aktörens regi
  • om den nuvarande aktören slutar använda Kanta-tjänster
  • om ändringen leder till att nya aktörer ansluter sig till Kanta
  • om det sker förändringar i de system som används och/eller i Kanta-anslutningspunkterna och de tekniska förbindelserna
  • om det sker förändringar i mottagandet av begäranden om receptförnyelse
  • om det sker förändringar i organisationsuppgifterna i den Nationella Kodtjänsten samt för den privata sektorns del i tillstånden för tjänstetillhandahållare inom social- och hälsovården
  • om ändringen leder till ändring av personuppgiftsansvarig (länk).
     

Vid förändringar i organisationsstrukturen gör tjänstetillhandahållare inom den privata sektorn de nödvändiga tillståndsändringarna till Regionförvaltningsverket (RFV) eller Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira) genom anmälan eller ändringsansökan, beroende på vilkendera myndigheten som enligt lagen om tjänsteproducenter inom privat hälso- och sjukvård ansvarar för behandlingen av ändringar i tjänstetillhandahållarens verksamhetstillstånd. Mer information: 

Tjänstetillhandahållare inom den offentliga sektorn anmäler i enlighet med sina egna uppdateringsrutiner ändringar i uppgifterna om organisationen och ändringar av personuppgiftsansvarig till den Nationella kodtjänsten.

Tjänstetillhandahållaren planerar ändringarna av personuppgiftsansvarig i anslutning till förändringen och skickar blanketten för anmälan om ändring av personuppgiftsansvarig till koodistopalvelu@thl.fi.

Mer information finns på sidan Ändring av personuppgiftsansvarig.

Tjänstetillhandahållaren ansvarar för planeringen och genomförandet av utbildning för personalen i samband med förändringen. 

En eventuell ny tjänstetillhandahållare som inte använder Kanta-tjänster sedan tidigare ska ansluta sig som användare av Kanta-tjänsterna.

Mer information finns på sidan Införanden.

Tjänstetillhandahållaren skickar anmälan om uppsägning av förbindelsen till Kanta-tjänsterna, om tjänstetillhandahållarens verksamhet eller användning av tjänsten upphör i samband med förändringssituationen.

Mer information finns på sidan När kundrelationen upphör

Tjänstetillhandahållaren skickar ändringsanmälningar till Kanta-tjänsterna, om något av följande sker i samband med förändringssituationen 

  • tjänster avslutas/sägs upp (uppsägning av Kanta-förbindelsen)
  • de system eller anslutningspunkter tjänstetillhandahållaren använder förändras

Tjänstetillhandahållaren meddelar THL:s Kodtjänst och FPA:s Kanta-tjänster om förändringar i mottagandet av begäranden om receptförnyelse.

Tjänstetillhandahållaren skickar blanketten för anmälan om ändring av personuppgiftsansvarig till koodistopalvelu@thl.fi.

Mer information finns på sidan Ändring av personuppgiftsansvarig.

Innan användningen för produktion inleds ska tjänstetillhandahållaren utföra de ibruktagningsprov som krävs för de enskilda tjänsterna. Tjänstetillhandahållaren kommer överens med sin systemleverantör om tidpunkterna för och utförandet av ibruktagningsproven.

Användning för produktion kan inledas när åtgärderna i anslutning till förändringen har utförts och det ibruktagningsprov som eventuellt krävs har utförts.

 

Anvisningar om ändring av personuppgiftsansvarig finns samlade på sidan Ändring av personuppgiftsansvarig.

Systemleverantören, Kodtjänsten och Kanta-tjänsterna ansvarar för genomförandet av ändringen i enlighet med sina respektive ansvarsområden enligt gemensamt överenskomna tidsscheman. FPA utför ändringskörningen av uppgiften om personuppgiftsansvarig på uppdrag av tjänstetillhandahållaren. Tjänstetillhandahållaren ansvarar för att se till att handlingarna är tillgängliga.

Tjänstetillhandahållaren säkerställer i samarbete med systemleverantören att

  • handlingarna är tillgängliga i realtid både lokalt och i Patientdataarkivet. Det här möjliggör rättelseåtgärder och hantering av förbud.
  • de interna registren fungerar (hälso- och sjukvård, företagshälsovård och socialvård)
  • handlingarna är tillgängliga så att ett eventuellt förbud som en kund meddelat inte påverkar visningen av uppgifter. Det här gäller också handlingar som uppkommit före anslutningen till Kanta.
  • den egna personuppgiftsansvariges och tjänstetillhandahållarens åtkomsträttigheter fungerar. 
  • det går att rätta och/eller makulera handlingar. 

Tjänstetillhandahållaren sörjer för kontinuiteten i användningen för produktion i enlighet med informationssäkerhetsplanen och ger personalen instruktioner om hur de ska gå till väga i undantagssituationer.

Målet för kommunikationen om förändringen är att stödja genomförandet av förändringen genom välplanerad och enhetlig kommunikation. 
Tjänstetillhandahållaren har det övergripande ansvaret för kommunikationen i förändringssituationen. Tjänstetillhandahållaren

  • ansvarar för att den interna och externa kommunikationen sker i rätt tid och är enhetlig
  • kommunicerar om viktiga frågor i varje fas av förberedelserna för förändringen
  • inleder kommunikation om förändringen tillsammans med systemleverantören och övriga samarbetsaktörer i ett tillräckligt tidigt skede.

Tjänstetillhandahållaren anmäler förändringen till Kanta-tjänsterna via e-post till kanta@kanta.fi. Tidsschemat för anmälan beror på vilken typ av förändring det är fråga om. Tidsschemat anges i detalj i respektive ändringsanvisning. I meddelandet beskrivs till exempel

  • den nuvarande organisationen 
  • vilken typ av förändring det är fråga om (t.ex. kommunsammanslagning eller förändring i företagsstrukturen)
  • om någon tjänstetillhandahållare avslutar sin verksamhet och om nya tjänstetillhandahållare tillkommer
  • namnen på och OID-koderna för de tjänstetillhandahållare som förändringen gäller
  • tidsschemat för förändringen
  • uppgift om eventuella överföringar av handlingar 
  • om det görs ändringar i organisationsregistret för social- och hälsovården och/eller registret över personuppgiftsansvariga (offentliga sektorn) eller i tjänstetillhandahållarnas tillstånd (privata sektorn)
  • om det görs ändringar i det informationssystem och/eller den anslutningspunkt som tjänstetillhandahållaren använder, eller om det görs ändringar i förnyandet av recept
  • läget i fråga om förberedelserna.

Tjänstetillhandahållaren ansvarar för att kommunicera om förändringen till behövliga samarbetsaktörer och till kunderna. De centrala målen för planeringen av kommunikationen om förändringen är att förtydliga kärnbudskapet, ansvaren, rollerna, kommunikationsmetoderna och -kanalerna, målgrupperna samt tidsschemat.