Kaikilla sosiaalihuollon toimijoilla on oltava käytössään toiminnallisuudet, jotka täyttävät asiakastietolain mukaisen liittymisvelvoitteen vaatimukset. Tämä mahdollistaa asiakastietojen tallentamisen, käsittelyn ja luovuttamisen Kanta-palveluissa turvallisesti ja lainsäädännön mukaisesti.
Kun palvelunantaja on ottanut Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöön, palvelun käyttöä voi laajentaa erilaisiin toiminnallisuuksiin ja lisäpalveluihin.
Tietoa palvelun toiminnallisuuksista
Tällä sivulla on kuvattu keskeiset toiminnot, joita liittymisvelvoitteen vaatimukset täyttävän asiakastietojärjestelmän on tuettava.
Lisäksi sivulla kerrotaan toiminnallisuuksista, joiden käyttöönotto on palvelunantajalle valinnaista.
Tarkempaa tietoa tietojärjestelmäprofiileista löydät Kanta-palvelujen käsikirjasta sosiaalihuollon toimijoille (yhteistyotilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
Liittymisvelvoitteen edellyttämät toiminnallisuudet ja tietosisällöt
Perustoiminnallisuudet mahdollistavat asiakastietojen tallentamisen, hakemisen ja käsittelyn Sosiaalihuollon asiakastietovarannossa. Asiakastietojärjestelmään tulee olla toteutettuna voimassa olevat vaatimukset kansallisten määrittelyjen mukaisesti.
Lue lisää Sosiaalihuollon asiakastietovarannon määrittelyistä(avautuu uuteen ikkunaan).
Lain mukaan ostopalveluissa ja palvelusetelipalveluissa syntyvät sosiaalihuollon asiakirjat tulee tallentaa rakenteisessa muodossa palvelua hankkivan palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin.
Rekisterinkäyttöoikeuden avulla palvelunjärjestäjä ja palveluntuottaja voivat käyttää samoja asiakastietoja omista tietojärjestelmistään ja käsitellä niitä oikeassa rekisterissä.
Lue lisää sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeudesta .
Liittymisvelvoitteen mukaisella tietojärjestelmällä on mahdollista luovuttaa sosiaalihuollon asiakastietoja eri sosiaalihuollon toimijoiden välillä.
Toimintojen avulla ammattilainen voi tallentaa tiedon asiakkaalle annetusta Kanta-informoinnista asiakastietojärjestelmäänsä, josta se tallentuu Kantaan. Ammattilainen voi asiakkaan pyynnöstä tallentaa sosiaalihuollon tietojen luovutusluvan tai -kieltoja sekä muokata niitä. Lisäksi ammattilainen voi hakea Kannasta toisen sosiaalihuollon toimijan tallentamia asiakastietoja. Ammattilaisen pitää myös tallentaa Kantaan luovutusilmoitus, kun tietoja luovutetaan muutoin kuin Kannan avulla eli esimerkiksi lähetetään salatulla sähköpostilla toiselle sosiaalihuollon palvelunantajalle.
Lue lisää
Rakenteiset asiakirjat noudattavat yhtenäisiä sosiaalihuollon asiakirjarakenteita, jotka on julkaistu THL:n Sosmeta-palvelussa. Palvelunantajan tulee ottaa käyttöön ne rakenteiset asiakasasiakirjat, joita sen tuottamissa palveluissa tarvitaan. Tarve eri asiakirjoille riippuu palvelunantajan tarjoamista palveluista sekä asiakastietojen käsittelyyn liittyvistä tarpeista.
Kun asiakirjat tallennetaan rakenteisesti, on asiakastyössä kirjattua asiakastietoa ja asiakirjasisältöjä mahdollista hyödyntää paremmin eri tietojärjestelmillä. Lisäksi rakenteiset asiakirjat tukevat tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja palvelujen kehittämisessä.
Rakenteiset asiakirjat tallentuvat Kantaan aina myös sellaisessa muodossa, joka voidaan näyttää asiakkaalle OmaKannassa tai tulostaa asiakkaalle paperisena.
Lue lisää
Kantaan tallennetut asiakirjat allekirjoitetaan aina sähköisesti joko järjestelmäallekirjoituksella tai ammattihenkilön sähköisellä allekirjoituksella. Näin todennetaan allekirjoituksen tekijä ja varmistetaan, että allekirjoitettu aineisto, esimerkiksi tallennettava asiakirja, säilyy muuttumattomana.
Ammattihenkilön sähköisellä allekirjoituksella, johon tarvitaan sote-varmennekortti, on allekirjoitettava myös ne sosiaalihuollon asiakirjat, joilla puututaan merkittävällä tavalla asiakkaan perusoikeuksiin tai joilla on erityistä merkitystä asiakkaan oikeusturvan kannalta. Tällaisia asiakirjoja ovat kaikki päätökset ja lausunnot sekä muutamat muut yksittäiset asiakirjat.
Lue lisää
Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tulee voida tallentaa myös turvakiellon alaisia tietoja. Näitä ovat sellaiset kotikunta-, osoite- ja muut henkilön olinpaikan ilmaisevat tiedot, joiden haltijalla on voimassa oleva turvakielto.
Asiakastietojärjestelmään tai Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettuja turvakiellon alaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne ammattilaiset, joilla on käyttöoikeus niiden käsittelyyn.
Valinnaiset toiminnallisuudet ja tietosisällöt
Laaja rekisterinkäyttöoikeus on rekisterinkäyttöoikeuden erikoistapaus, jossa sosiaalihuollon palveluntuottaja hoitaa palvelunjärjestäjän vastuulla olevia asiakkuuden, asian ja asiakasasiakirjojen hallinnan tehtäviä.
Tällä hetkellä laaja rekisterinkäyttöoikeus on käytössä turvakotipalveluissa. Turvakotipalveluissa syntyvien tietojen rekisterinpitäjä on Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), mutta turvakodit hoitavat myös erikseen sovittuja palvelunjärjestäjän tehtäviä laajan rekisterinkäyttöoikeuden avulla.
Lue lisää laajasta rekisterinkäyttöoikeudesta (yhteistyotilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan).
Yhteisliittymismalli on tarkoitettu yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajille, jotka käyttävät toisen palvelunantajan (pääliittyjän) asiakas- tai potilastietojärjestelmää.
Rinnakkaisliittymismalli on mahdollinen sosiaalihuollossa tilanteissa, joissa julkinen palvelunjärjestäjä, esimerkiksi hyvinvointialue, antaa yksityiselle palveluntuottajalle käyttöoikeuden omaan asiakastietojärjestelmäänsä.
Lue lisää
Asiakkaan sähköinen allekirjoitus mahdollistaa asiakasasiakirjojen allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Allekirjoitus perustuu vahvaan tunnistautumiseen, kuten pankkitunnuksiin, ja allekirjoitettu asiakirja tallennetaan alkuperäiskappaleena Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon.
Asiakirja voidaan allekirjoittaa joko sähköisesti tai käsin, mutta saman asiakirjan allekirjoituksia ei voi yhdistää eri tavoilla. Jos asiakirja allekirjoitetaan sähköisesti, kaikkien allekirjoittajien tulee käyttää sähköistä allekirjoitusta.
Sähköinen allekirjoitus soveltuu erityisesti sopimuksiin, suostumuksiin ja muihin asiakirjoihin, joissa asiakkaan allekirjoituksella on oikeudellista merkitystä. Palvelunantajan käyttämän järjestelmän tulee tukea sähköistä allekirjoitusta ja olla liitetty Suomi.fi-tunnistautumispalveluun. Asiakirjojen eheys ja muuttumattomuus varmistetaan kansallisten vaatimusten mukaisesti. Ennen käyttöönottoa, varmista omalta tietojärjestelmätoimittajalta, että järjestelmä tukee asiakkaan sähköistä allekirjoitusta.
Lue lisää
Tietyissä tilanteissa sosiaalihuollon tietoja on mahdollista luovuttaa toiselle palvelunantajalle, vaikka asiakas ei olisi antanut luovutuslupaa.
Tilanteissa, joissa sosiaalihuollon asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan luovutusluvan merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, on palvelunantajalla oikeus saada välttämättömiä muiden sosiaalihuollon palvelunantajien asiakastietoja asiakkaan palvelun toteuttamiseksi.
Lue lisää tiedonsaantioikeudesta (yhteistyotilat.fi) (avautuu uuteen ikkunaan)
Sosiaalihuollon viranomaisella on oikeus saada muilta palvelunantajilta asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot, jotka viranomaistehtävän tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, palvelujen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.
Kun sosiaalihuollon viranomainen hakee tietoja Kannasta viranomaisen tiedonsaantioikeudella, Kanta luovuttaa tiedot riippumatta siitä, onko asiakas antanut lupaa tai asettanut kieltoja.
Lue lisää tiedonsaantioikeudesta (yhteistyotilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon on mahdollista tallentaa myös niin sanottuja vanhoja asiakastietoja, jotka ovat syntyneet ennen Kantaan liittymistä.
Lue lisää
Yhteisen asian avulla samoja asiakasasiakirjoja voidaan tallentaa useammalle samaan asiaan kuuluvalle henkilölle. Ammattilainen harkitsee, milloin kyseessä on asiakkaille yhteinen asia. Se voi olla tarpeen, kun käsitellään esimerkiksi perheenjäsenten tuen tarvetta.
Lue lisää yhteisen asian käsittelystä (yhteistyötilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
Näin aloitat uusien toiminnallisuuksien käytön
Jos organisaatiosi ei ole vielä liittynyt Kanta-palveluihin, tutustu Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönoton ohjeeseen ja ota palvelu käyttöön.
Toimi näin, jos olet jo liittynyt Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja haluat laajentaa palvelun käyttöä uusiin toimintoihin:
Ota yhteyttä järjestelmätoimittajaasi ja varmista, että haluamasi toiminnot voidaan ottaa käyttöön asiakastietojärjestelmässäsi.
Suunnittele ja aikatauluta toiminnallisuuksien käyttöönotto. Muista tiedottaa sekä omaa henkilöstöä että asiakkaita, mitä Kanta-palvelujen laajentaminen käytännössä tarkoittaa. Voit hyödyntää suunnittelussa ja etenemisen seurannassa käyttöönoton tehtävätaulukkoa.
Perehdytä henkilöstö, jos toimintatapoihin tulee oleellisia muutoksia.
Tee käyttöönottokoe yhdessä tietojärjestelmätoimittajasi kanssa, jos asiakastietojärjestelmään tehdään muutoksia tai otat käyttöön uusia toiminnallisuuksia (esimerkiksi tietojen luovutukset ja niiden hallinnan). Kokeessa tehdään testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana.
Lähetä raportti onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelaan.
Käyttö laajenee, kun järjestelmiä kehitetään
Sosiaalihuolto voi laajentaa Kanta-palvelujen käyttöä sitä mukaa, kun uusia tietosisältöjä ja toiminnallisuuksia tulee järjestelmissä käyttöönotettaviksi. Palvelunantajan kannattaa tiedustella tietojärjestelmätoimittajaltaan, milloin uudet toiminnallisuudet ovat käytettävissä kyseisessä asiakastietojärjestelmässä.
Lisätietoa kehittämisen aikatauluista löytyy Kanta-palvelujen julkaisuaikataulusta. Lisäksi siellä kerrotaan laissa määritellyt takarajat, joihin mennessä sosiaali- ja terveydenhuollon täytyy ottaa uudet toiminnot käyttöön.