Funktioner enligt fas 2 inom socialvården

Funktioner enligt fas 2 inom socialvården

Funktionerna enligt fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården ger möjlighet att använda arkivet smidigare och effektivare.

Funktionerna enligt fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården är:

Lagring av strukturerade handlingar

I fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården går det att spara strukturerade handlingar. En strukturerad handling följer de handlingsstrukturer för socialvården som fastställts av THL och publicerats i tjänsten Sosmeta. För närvarande kan handlingen Anteckning i en klientjournal sparas i strukturerad form.

När handlingar sparas i strukturerad form kan klientuppgifterna och innehållen i handlingarna lättare utnyttjas med olika informationssystem i klientarbetet.

Den strukturerade lagringen utvidgas vart efter som handlingsstrukturerna blir klara. I de följande faserna av Klientdataarkivet för socialvården är avsikten att utveckla utnyttjandet av strukturerat innehåll i sökfunktionen och i sammanställningarnas informationsinnehåll.

Strukturerad lagring i praktiken

I klientarbetet ska en handling dokumenteras med den struktur som krävs för att den ska kunna sparas i strukturerad form. Därför måste de informationssystem som används för dokumentation av handlingar följa handlingsstrukturerna och de övriga kraven på strukturerad lagring. Vid arkiveringen kontrollerar arkivet att handlingarna är korrekta.

I Klientdataarkivet för socialvården sparas handlingarna förutom i strukturerat lagringsformat alltid också i ett visningsformat, som kan visas för klienten till exempel via Mina Kanta-sidor eller skrivas ut på papper för att ges till klienten.

Läs mer om handlingsstrukturer och informationsinnehåll:

Handläggning av gemensamt ärende

Gemensamt ärende är en funktion i Klientdataarkivet för socialvården, med vars hjälp samma klienthandlingar kan sparas för flera personer som hör till samma ärende.

Den yrkesutbildade personen inom socialvården bedömer när det är fråga om ett gemensamt ärende för klienterna och när det är fråga om ett personligt ärende. Gemensamt ärende kan behövas till exempel när man behandlar familjemedlemmars behov av stöd.

Handläggning av gemensamt ärende i praktiken

Varje klient har en egen personlig klientrelationshandling. Vid handläggningen av ett gemensamt ärende används en ärendehandling som är gemensam för alla. Där upprätthåller tjänsteanordnaren de centrala uppgifter som behövs för hanteringen av socialvårdsärendet.

I ärendehandlingen sparar den yrkesutbildade personen uppgift om vilka klienter som är med i det gemensamma ärendet. De övriga handlingarna som kopplas till det gemensamma ärendet tillhör på så sätt alla parter, till exempel familjemedlemmar.

Det klientdatasystem som den yrkesutbildade personen använder ska tydligt visa vilka handlingar som är gemensamma för flera klienter och vilka dessa klienter är. Klienter kan anslutas till och avlägsnas från ett gemensamt ärende. I fortsättningen kommer klienten via Mina Kanta-sidor att kunna se de uppgifter som hänför sig till ett gemensamt ärende så länge som klienten är med i ärendet.

Läs mer om handläggning av gemensamt ärende:

Elektronisk signering av en yrkesutbildad person

Systemsignatur och elektronisk signering av en yrkesutbildad person är olika typer av elektronisk signering. Den senare är en funktion enligt fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården.

Genom elektronisk signering verifieras den person som gjort signeringen samtidigt som man säkerställer att det signerade elektroniska materialet, till exempel en handling som ska sparas, förblir oförändrad.

Från och med fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården måste alla handlingar som skickas till arkivet signeras med någondera typen av elektronisk signering.

Elektronisk signering av en yrkesutbildad person i praktiken

En yrkesutbildad person ska genom elektronisk signering signera de handlingar inom socialvården

  • genom vilka man på ett betydande sätt ingriper i klientens grundläggande rättigheter, till exempel självbestämmanderätten
  • som är av särskild betydelse för klientens ärende och rättsskydd och gäller klientens intresse och rättigheter samt som ålägger skyldigheter.

Exempel på sådana handlingar är alla beslut och utlåtanden samt några andra enskilda handlingar av särskild betydelse. Utöver dessa kan yrkesutbildade personer också signera andra klienthandlingar inom socialvården genom elektronisk signering av en yrkesutbildad person.

En förutsättning för att en elektronisk signering av en yrkesutbildad person ska skapas är att den yrkesutbildade personen i samband med sparandet av handlingar identifierar sig med yrkes- eller personalkort för social- och hälsovården som beviljas av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt med den tillhörande PIN-koden. För att använda elektronisk signering av en yrkesutbildad person krävs alltså inte bara ett yrkeskort inom social- och hälsovården utan också en kortläsare och ett kortläsarprogram.

Läs mer om elektronisk signering av en yrkesutbildad person:

Behandling av uppgifter som omfattas av spärrmarkering

I Klientdataarkivet för socialvården kan det i fas 2 sparas uppgifter som omfattas av spärrmarkering, men endast för tjänsteanordnarens eget bruk. Uppgifter som omfattas av spärrmarkering är uppgifter om adress och hemkommun samt andra uppgifter som kan ange personens vistelseort, när innehavaren av uppgifterna har spärrmarkering.

Klientdataarkivet för socialvården lämnar inte ut uppgifter som omfattas av spärrmarkering till en annan tjänsteanordnare, utan varje socialvårdsmyndighet hämtar själv uppgifterna direkt från befolkningsdatasystemet.

Behandling av uppgifter som omfattas av spärrmarkering i praktiken

Uppgifter som sparats i klientdatasystemet eller i Klientdataarkivet för socialvården och omfattas av spärrmarkering får endast behandlas av de yrkesutbildade personer som har behörighet att behandla dem. Övriga yrkesutbildade personer får varken se eller behandla uppgifter som omfattas av spärrmarkering.

Uppgifter som omfattas av spärrmarkering kan sparas i en klientrelationshandling som upprätthålls av tjänsteanordnaren och i vilken även uppgiften om spärrmarkering sparas. Uppgifter som omfattas av spärrmarkering får inte sparas i några som helst andra handlingar.

Om någon annan handling innehåller informationsfält som omfattas av spärrmarkering ska man lämna dem tomma och i handlingen spara en anteckning om att det är fråga om en uppgift som omfattas av spärrmarkering.

Läs mer om behandling av uppgifter som omfattas av spärrmarkering:

Aktuellt att införa funktioner enligt fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården?

Studera materialet som rör införandet.