- Arkivering av handlingar hos FPA
- Arkivering i Kanta
- Registerföring av handlingar när verksamheten upphör
Att upphöra med verksamheten innebär att yrkesutövningen inom social- eller hälsovårdsbranschen upphör, till exempel
- nedläggning av företagsverksamhet
- byte av bransch
- på grund av pensionering.
En anmälan ska göras till tillståndsmyndigheten om att verksamheten upphör. Om tjänstetillhandahållaren har sparat uppgifterna i Kanta ska klientrelationen i Kanta-tjänsterna sägas upp.
Arkivering av handlingar hos FPA
Lagen om kunduppgifter som träder i kraft den 1 januari 2024 förpliktar en tjänstetillhandahållare som upphör med sin verksamhet att lämna in de elektroniska och pappersbaserade patient- och klienthandlingar som hör till tjänsteleverantörens registerföring till FPA för förvaring. Skyldigheten gäller även tjänstetillhandahållare som upphört med sin verksamhet före 2024.
Materialet skickas dock inte till FPA om patient- och klienthandlingarna
- har skickats till välfärdsområdet eller Helsingfors stad tidigare
- har sparats i Kanta-tjänsterna tidigare
- på basis av avtal ska arkiveras till exempel av ett annat företag.
- Om en privat tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster under sin verksamhet har avtalat om gemensam registerföring med en annan privat tillhandahållare av tjänster, kan man komma överens om att registerföringen av handlingarna för den som lägger ned verksamheten överförs till den gemensamma personuppgiftsansvariges andra part.
FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar
FPA:s arkiveringstjänst är avsedd för privata serviceproducenter inom social- och hälsovården vars verksamhet har upphört helt och hållet. Tjänsten tar emot
- patient- och klienthandlingar i pappersform och elektroniskt av privata serviceproducenter inom social- och hälsovården, inklusive bildmaterial
- även företagshälsovårdens patient- och klienthandlingar, om arbetsgivaren har ordnat företagshälsovårdens tjänster för sin egen personal och själv slutat producera tjänsten.
Arkiveringen av material hos FPA är avgiftsfri. Tillhandahållaren av tjänster eller dennes företrädare svarar dock för kostnader som kan uppstå
- för ordnande och lagring av material i den form som FPA förutsätter
- för att överföra materialet till FPA.
Arkivering i Kanta
Den tjänstetillhandahållare som avslutar sin verksamhet har möjlighet att skicka patientuppgifter till arkivet över gamla patientuppgifter i Kanta innan verksamheten upphör. En förutsättning för detta är att de måste formas till material som uppfyller lagringskraven. Patientuppgifter kan arkiveras enligt kraven på arkivering av gamla uppgifter.
En tjänstetillhandahållare som lägger ned sin verksamhet ansvarar för
- urval av material från källsystemet
- att forma materialet i den form som krävs
- att lämna in material till Kanta
- kostnader som dessa medför.
Uppgifter som sparats i Patientdataarkivet är synliga för medborgarna i MittKanta även efter att verksamheten har upphört och de kan överlåtas vidare från Patientdataarkivet till andra tjänstetillhandahållare.
Patientuppgifter som sparats som gamla patientuppgifter i arkivet syns inte i MittKanta och de kan inte överlåtas till andra tjänstetillhandahållare.
Gamla klientuppgifter inom socialvården
Gamla klientuppgifter inom socialvården lagras i Klientdataarkivet för socialvården i enlighet med kraven på gamla klientuppgifter. Handlingar som sparats som gamla klientuppgifter syns inte för medborgarna i MittKanta. Gamla klientuppgifter lämnas inte ut till andra tjänstetillhandahållare. Undantag till detta är socialvårdsmyndigheterna, om de söker klientuppgifter i Kanta med myndighetens omfattande rätt att få information.
Gamla bildmaterial
Registerföring av handlingar när verksamheten upphör
När tjänstetillhandahållaren har lagt ner sin verksamhet överförs de handlingar som denne lämnat in till FPA till den gemensamma registerföringen. Parterna i det gemensamma personuppgiftsansvaret är FPA och det välfärdsområde inom vars område tjänstetillhandahållarens hemort är belägen eller Helsingfors stad.
FPA ansvarar för
- medborgarens kontakter i fråga om begäran om information och vidarebefordrar begäran om information
- säker förvaring och förstöring av handlingar.
Välfärdsområdet, Helsingfors stad eller en annan avtalad tjänstetillhandahållare ansvarar för de övriga skyldigheter som den personuppgiftsansvarige har enligt dataskyddsförordningen, såsom
- korrigering av uppgifter
- utlämnande av uppgifter till en begäran om uppgifter.
FPA:s arkiveringstjänst och Kanta-tjänsterna kan inte göra korrigeringar i handlingarna.
Den personuppgiftsansvariges ansvar har beskrivits
- i fråga om förvaringstiderna för journalhandlingar i bilagan om förvaringstid i lagen om kunduppgifter (finlex.fi)
- i fråga om registerföringen i EU:s allmänna dataskyddsförordning (europa.eu).
När verksamheten upphör ska den personuppgiftsansvarige informera de registrerade
- om att verksamheten upphör
- om hur upphörandet av verksamheten påverkar behandlingen av uppgifterna i registret.
I praktiken kan informering till exempel innebära att man kontaktar de registrerade eller att ärendet anmäls på den personuppgiftsansvariges webbplats. Förvaringstiderna för journalhandlingar bestäms enligt bilagan om förvaringstid i lagen om klientuppgifter.
Läs mer
Arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar (kela.fi)