En privat tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster kan lägga ner sin verksamhet till exempel på grund av att företagsverksamheten upphör, tillhandahållaren byter bransch eller går i pension.
Tjänstetillhandahållaren måste komma ihåg
- att anmäla ändringen till FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar per e-post: toimintansa.lopettaneet@kela.fi
- göra en anmälan om att verksamheten upphör till tillsynsmyndigheten (lvv.fi)(öppnas i ett nytt fönster)
- säga upp klientrelationen till Kanta-tjänsterna om tjänstetillhandahållaren har sparat uppgifter i Kanta.
Arkivering av handlingar hos FPA
Kunduppgiftslagen förpliktar en tjänstetillhandahållare som upphör med sin verksamhet att elektroniskt och i pappersform lämna in patient- och klienthandlingar som omfattas av tillhandahållarens personuppgiftsansvar till FPA för förvaring. Detta gäller även tjänstetillhandahållare som har upphört med sin verksamhet före 2024, då lagen trädde i kraft.
Materialet skickas dock inte till FPA om patient- och klienthandlingarna
- tidigare har sparats i Kanta-tjänsterna
- tidigare har skickats till välfärdsområdet eller Helsingfors stad
- enligt avtal ska arkiveras av ett annat företag, till exempel i situationer där flera privata tjänstetillhandahållare är gemensamt personuppgiftsansvariga.
FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar
FPA:s arkiveringstjänst tar emot
- patient- och klienthandlingar i elektronisk form och i pappersform, inklusive bildmaterial, av privata tjänsteproducenter inom social- och hälsovården
- även företagshälsovårdens patient- och klienthandlingar, om arbetsgivaren har ordnat företagshälsovårdstjänster för sin personal och själv slutat producera tjänsten.
Arkiveringen av material hos FPA är avgiftsfri. Tillhandahållaren av tjänster eller dennes företrädare svarar dock för kostnader som kan uppstå
- för ordnande och lagring av material i den form som FPA förutsätter
- för att överföra materialet till FPA.
Förvaring av elektroniska handlingar i Kanta
En tjänstetillhandahållare som lägger ner sin verksamhet kan ha möjlighet att skicka klient- och patientuppgifter till Kanta som gamla uppgifter.
Då ansvarar tjänstetillhandahållaren för
- urval av material från källsystemet
- att forma materialet i den form som krävs
- att lämna in material till Kanta
- kostnader som dessa medför.
Patientuppgifterna kan sparas i Kanta i enlighet med kraven på gamla uppgifter.
Patientuppgifter som sparats som gamla uppgifter i Patientdatalagret syns inte i MittKanta och kan inte lämnas ut till andra tjänstetillhandahållare. Ett undantag är sökningar i Kanta med omfattande rätt att få information, varvid även gamla patientuppgifter kan lämnas ut.
Läs mer:
Gammalt bildmaterial kan inte arkiveras i Kanta-tjänsterna. Om en tjänstetillhandahållare som lagt ner sin verksamhet har bildmaterial som inte har lagrats i datalagret för bildmaterial, skickar tjänstetillhandahållaren materialet till FPA:s arkiveringstjänst.
Gamla klientuppgifter inom socialvården lagras i Socialvårdens klientdatalager i enlighet med kraven på gamla klientuppgifter.
Handlingar som sparats som gamla klientuppgifter i Socialvårdens klientdatalager syns inte för medborgarna i MittKanta. Gamla klientuppgifter lämnas i regel inte ut till andra tjänstetillhandahållare. Ett undantag till detta är socialvårdsmyndigheterna, om de söker klientuppgifter i Kanta med myndighetens omfattande rätt att få information.
Läs mer:
Vem är personuppgiftsansvarig för handlingarna efter att verksamheten upphört?
När en tjänstetillhandahållare har avslutat sin verksamhet överförs de handlingar som denne lämnat in till FPA och som denne sparat i Kanta-tjänsterna under sin verksamhet till den gemensamma registerföringen. Parter i den gemensamma registerföringen är FPA och det välfärdsområde inom vars område tjänstetillhandahållarens verksamhet har registrerats eller Helsingfors stad.
FPA ansvarar för
- medborgarens kontakter i fråga om begäran om information och vidarebefordrar begäran om information
- säker förvaring och förstöring av handlingar.
Välfärdsområdet, Helsingfors stad eller en annan avtalad tjänstetillhandahållare ansvarar för de övriga skyldigheter som den personuppgiftsansvarige har enligt dataskyddsförordningen, såsom
- korrigering av uppgifter
- utlämnande av uppgifter till en begäran om uppgifter.
FPA:s arkiveringstjänst och Kanta-tjänsterna kan inte göra korrigeringar i handlingarna.
Den personuppgiftsansvariges ansvar har beskrivits
- i fråga om förändringssituationer och när verksamheten avslutas i handboken om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (yhteistyotilat.fi)(öppnas i ett nytt fönster)
- i fråga om förvaringstiderna för journalhandlingar i bilagan om förvaringstid i lagen om kunduppgifter (finlex.fi)(öppnas i ett nytt fönster)
- i fråga om registerföringen i EU:s allmänna dataskyddsförordning (europa.eu)(öppnas i ett nytt fönster).
Underrätta klienterna om att verksamheten upphör
När verksamheten upphör ska tjänstetillhandahållaren informera sina kunder om
- att verksamheten upphör
- vilken aktör som i fortsättningen ansvarar för de uppgifter som sparats i registret och gör eventuella korrigeringar i uppgifterna.
I praktiken kan detta innebära till exempel att man kontaktar klienterna eller meddelar om ärendet på webbplatsen.
Observera att de uppgifter som sparats i Kanta under verksamhetens gång även är synliga för medborgaren i MittKanta efter att verksamheten upphört och att uppgifterna kan lämnas ut från Patientdatalagret eller Socialvårdens klientdatalager till andra tjänstetillhandahållare.