Arkivering av patientuppgifter efter att verksamheten har avslutats

Arkivering av patientuppgifter efter att verksamheten har avslutats

När en personuppgiftsansvarig avslutar sin verksamhet förändras möjligheten att behandla uppgifterna i den personuppgiftsansvariges register. Uppgifterna i registret ska förvaras på ett säkert sätt. Uppgifter som finns i pappersarkiv kan överföras till FPA när verksamheten har avslutats.

Uppgifter som lagrats i Patientdataarkivet visas på Mina Kanta-sidor även efter att verksamheten har avslutats, och kan fortsättningsvis lämnas ut från Patientdataarkivet till andra tjänstetillhandahållare. Däremot kan endast den personuppgiftsansvarige ändra eller rätta patientuppgifterna i registret.

Journalhandlingar som lagrats i Arkivet för gamla patientuppgifter och inte visas på Mina Kanta-sidor och inte lämnas ut till andra tjänstetillhandahållare kan inte behandlas alls efter att verksamheten har avslutats.

Den personuppgiftsansvariges ansvar

Föreskrifter om förvaringstiderna för journalhandlingar finns i förordningen om journalhandlingar. För närvarande finns det ingen nationell rättslig grund för överföringen av avslutade arkiv eller för den personuppgiftsansvariges ansvar efter att verksamheten har avslutats. Föreskrifter om registerföring finns också i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

När lagstiftningen om informationshantering revideras kommer social- och hälsovårdsministeriet att precisera anvisningarna om arkivering av patientuppgifter efter att verksamheten har avslutats. Revideringen inleds under 2021, men något närmare tidsschema är ännu inte känt.

Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att meddela att registerföringen avslutats och hur detta påverkar behandlingen av uppgifter som finns i registret. I praktiken kan detta till exempel betyda att de registrerade kontaktas eller att ett meddelande om saken läggs ut på den personuppgiftsansvariges webbplats.

Uppgifterna i registret ska förvaras på ett säkert sätt efter att verksamheten har avslutats

Ett dödsbo eller en personuppgiftsansvarig som annars lagt ner sin verksamhet anvisas att förvara uppgifterna på ett säkert sätt, tills lagstiftningen om informationshantering har reviderats.

  • Om det är fråga om ett pappersarkiv kan uppgifterna lämnas in till FPA.
  • Om uppgifterna är i elektronisk form ska man komma överens med systemleverantören om förvaringen av uppgifterna.

Kostnaderna för förvaringen av uppgifter bärs av den aktör som har materialet i sin besittning, till exempel dödsboet eller den aktör som lagt ner sin verksamhet.
När verksamheten avslutas kan den personuppgiftsansvarige om den så önskar leverera journalhandlingarna direkt till sina kunder. Det här kan vara ett alternativ att beakta särskilt när det rör sig om mindre aktörer. Kunden har dock ingen skyldighet att ta emot sina egna journalhandlingar. Då ska den personuppgiftsansvarige på något annat sätt se till att patientuppgifterna förvaras på ett säkert sätt.

Arkivering av tryckta journalhandlingar hos FPA

När verksamheten avslutas kan uppgifter som finns i pappersarkiv lämnas in till FPA. Arkiveringen av tryckta journalhandlingar från serviceproducenter och självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården inleddes vid FPA i början av 2019. Arkiveringen av material är tills vidare kostnadsfri.

Arkiveringstjänsten är avsedd för sådana små privata aktörer inom hälso- och sjukvården som har avslutat sin verksamhet och som inte har överfört sin arkiveringsskyldighet till någon annan aktör. Det är inte möjligt att lämna in journalhandlingar för tillfällig förvaring i arkivet.  

Tills vidare tar FPA inte emot material från serviceproducenter inom företagshälsovården eller socialvården.

Uppgifterna i Arkivet för gamla patientuppgifter är endast tillgängliga för den personuppgiftsansvarige

När en personuppgiftsansvarig avslutar sin verksamhet är det ingen lösning på förvaringen av uppgifterna att lagra registeruppgifterna i Arkivet för gamla patientuppgifter. En förutsättning för att börja använda Arkivet för gamla patientuppgifter är att man först har börjat använda Patientdataarkivet.

Man kan lagra patientuppgifter i Kanta-tjänsterna och på så sätt se till att de förvaras varaktigt, men uppgifter som lagrats i Arkivet för gamla patientuppgifter kan endast användas av den personuppgiftsansvarige. Ingen annan än den personuppgiftsansvarige har åtkomst till uppgifterna i registret.

Klienten ser inte sina uppgifter som lagrats i Arkivet för gamla patientuppgifter på Mina Kanta-sidor, utan måste vid behov begära uppgifterna direkt från den personuppgiftsansvarige. Om det inte finns någon personuppgiftsansvarig, kan uppgifterna varken lämnas ut till patienten själv eller till andra aktörer.

Kanta-tjänsterna har inte heller rätt att göra rättelser i felaktiga uppgifter. Endast den personuppgiftsansvarige har rätt att ändra eller rätta uppgifter i sitt register.

Sidan har uppdaterats 05.03.2021