Arkivering av patientuppgifter efter att verksamheten har avslutats

Arkivering av patientuppgifter efter att verksamheten har avslutats

När en personuppgiftsansvarig avslutar sin verksamhet förändras möjligheten att behandla uppgifterna i den personuppgiftsansvariges register. Uppgifterna i registret ska förvaras på ett säkert sätt. Uppgifter som finns i pappersarkiv kan överföras till FPA när verksamheten har avslutats.

Att verksamheten avslutas innebär att yrkesutövaren upphör att utöva sitt yrke inom socialvården eller hälso- och sjukvården till exempel på grund av nedläggning av företagsverksamheten, byte av bransch eller pensionering. Anmälan om att verksamheten avslutas ska skickas till regionförvaltningsverket.

Behandling av uppgifter som arkiverats i Kanta

Uppgifter som lagrats i Patientdataarkivet visas på Mina Kanta-sidor även efter att verksamheten har avslutats, och kan fortsättningsvis lämnas ut från Patientdataarkivet till andra tjänstetillhandahållare. Däremot kan endast den personuppgiftsansvarige ändra eller rätta patientuppgifterna i registret.

Journalhandlingar som lagrats i Arkivet för gamla patientuppgifter och inte visas på Mina Kanta-sidor och inte lämnas ut till andra tjänstetillhandahållare kan inte behandlas alls efter att verksamheten har avslutats.

Den personuppgiftsansvariges ansvar

Den personuppgiftsansvariges ansvar beskrivs

  • i fråga om förvaringstiderna för journalhandlingar i förordningen om journalhandlingar
  • i fråga om registerföring i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Däremot saknas för närvarande nationell laggrund för överföring av avslutade arkiv och för personuppgiftsansvarigas ansvar. Social- och hälsovårdsministeriet preciserar anvisningarna om arkivering av patientuppgifter efter att verksamheten upphört som en del av totalreformen av lagstiftningen om informationshanteringen inom social- och hälsovården. Lagarna avses träda i kraft den 1 januari 2024.

Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att meddela att registerföringen avslutats och hur detta påverkar behandlingen av uppgifter som finns i registret. I praktiken kan detta till exempel betyda att de registrerade kontaktas eller att ett meddelande om saken läggs ut på den personuppgiftsansvariges webbplats.

Uppgifterna i registret ska förvaras på ett säkert sätt efter att verksamheten har avslutats

Ett dödsbo eller en personuppgiftsansvarig som annars lagt ner sin verksamhet anvisas att förvara uppgifterna på ett säkert sätt, tills lagstiftningen om informationshantering har reviderats.

  • Om det är fråga om ett pappersarkiv kan uppgifterna lämnas in till FPA.
  • Om uppgifterna är i elektronisk form ska man komma överens med systemleverantören om förvaringen av uppgifterna.

Kostnaderna för förvaringen av uppgifter bärs av den aktör som har materialet i sin besittning, till exempel dödsboet eller den aktör som lagt ner sin verksamhet.
När verksamheten avslutas kan den personuppgiftsansvarige om den så önskar leverera journalhandlingarna direkt till sina kunder. Det här kan vara ett alternativ att beakta särskilt när det rör sig om mindre aktörer. Kunden har dock ingen skyldighet att ta emot sina egna journalhandlingar. Då ska den personuppgiftsansvarige på något annat sätt se till att patientuppgifterna förvaras på ett säkert sätt.

Patient- och klientuppgifter i pappersform kan arkiveras hos FPA

När verksamheten upphör är det möjligt för privata tjänstetillhandahållare inom social- och hälsovården att leverera sina material i pappersform till FPA:s tjänst för arkivering av klient- och journalhandlingar.

Tjänsten är avsedd för privata tjänstetillhandahållare som har upphört med sin verksamhet och som bär ansvar för förvaringen av de handlingar i pappersform som uppkommit i verksamheten.
Tills vidare tas ingen avgift ut för arkiveringen av material i pappersform hos FPA.

Tjänstetillhandahållaren eller en representant för tjänstetillhandahållaren ansvarar emellertid för de kostnader som uppstår

  • vid omvandling av materialet till den form som FPA förutsätter
  • vid överföring av materialet till FPA.

FPA tar tills vidare inte emot material från företagshälsovården.

Läs mer om tjänsten för arkivering av klient- och journalhandlingar i pappersform (kela.fi)

Uppgifterna i Arkivet för gamla patientuppgifter är endast tillgängliga för den personuppgiftsansvarige

När en personuppgiftsansvarig avslutar sin verksamhet är det ingen lösning på förvaringen av uppgifterna att lagra registeruppgifterna i Arkivet för gamla patientuppgifter. En förutsättning för att börja använda Arkivet för gamla patientuppgifter är att man först har börjat använda Patientdataarkivet.

Man kan lagra patientuppgifter i Kanta-tjänsterna och på så sätt se till att de förvaras varaktigt, men uppgifter som lagrats i Arkivet för gamla patientuppgifter kan endast användas av den personuppgiftsansvarige. Ingen annan än den personuppgiftsansvarige har åtkomst till uppgifterna i registret.

Klienten ser inte sina uppgifter som lagrats i Arkivet för gamla patientuppgifter på Mina Kanta-sidor, utan måste vid behov begära uppgifterna direkt från den personuppgiftsansvarige. Om det inte finns någon personuppgiftsansvarig, kan uppgifterna varken lämnas ut till patienten själv eller till andra aktörer.

Kanta-tjänsterna har inte heller rätt att göra rättelser i felaktiga uppgifter. Endast den personuppgiftsansvarige har rätt att ändra eller rätta uppgifter i sitt register.

Sidan har uppdaterats 29.08.2022