Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantaja voi tallentaa Kantaan myös sellaiset potilastiedot, jotka on kirjattu tietojärjestelmiin ennen kuin Potilastietovaranto on otettu käyttöön. Tällöin tiedot tallennetaan Potilastietovarantoon vanhoina potilastietoina. Myös käyttöönoton jälkeen kirjattuja tietoja on mahdollista tallentaa vanhoina tietoina, jos niitä ei ole vielä tallennettu Potilastietovarantoon.
Potilastietovarantoon ei voi tallentaa hallinnollisia asiakirjoja, potilashallinnollisen rekisterin tietoa eikä lokitietoja.
Vanhojen potilastietojen käyttö
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen voi hyödyntää vanhoja potilastietoja asiakastyössä järjestelmätoimittajan tarjoaman vanhojen tietojen katselimen avulla. Lisäksi Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö näkee vanhat potilastiedot Arkistonhoitajan käyttöliittymällä. Hän voi esimerkiksi tarkistaa ovatko tiedot tallentuneet oikein ja tarvittaessa mitätöidä vanhoja asiakirjoja.
Vanhat potilastiedot ovat pääasiassa sen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan käytettävissä, jonka rekisteriin tiedot on tallennettu. Siitä johtuen vanhoja potilastietoja ei voida luovuttaa Kanta-palvelujen kautta toiselle palvelunantajalle. Vanhoja tietoja on kuitenkin mahdollista luovuttaa muulla tavoin, esimerkiksi paperisina asiakirjoina, jos asiakas on antanut luvan kyseisten tietojen luovuttamiseen.
Vanhoina tietoina tallennetut potilastiedot eivät näy asiakkaalle OmaKannassa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus pyytää häntä koskevat potilastiedot sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunantajalta.
Näin aloitat vanhojen potilastietojen tallentamisen
Voit aloittaa vanhojen potilastietojen tallentamisen sen jälkeen, kun organisaatiosi on ottanut Potilastietovarannon käyttöön. Jos et vielä käytä palvelua, ota palvelu käyttöön ohjeen mukaisesti.
Tutustu sen jälkeen vanhojen potilastietojen tallentamisen tueksi laadittuun ohjeeseen.
Valitkaa vanhojen potilastietojen tallentamiseen sellainen tapa, joka sopii parhaiten organisaationne tilanteeseen.
Tarkista, että vanhat potilastiedot ovat oikeassa muodossa. Kantaan tallennettavien vanhojen potilastietojen vaatimukset on kuvattu vanhojen potilastietojen määrittelyissä.
Vanhojen potilastietojen tallentaminen potilastietojärjestelmästä
Voit tallentaa vanhat potilastiedot käyttämästäsi potilastietojärjestelmästä suoraan Potilastietovarantoon, jos järjestelmä tukee sitä. Keskustele tarvittaessa oman järjestelmätoimittajasi kanssa.
Vanhojen potilastietojen tallentaminen erillisellä järjestelmällä
Jos tallennat vanhoja potilastietoja Potilastietovarantoon eri järjestelmällä kuin muita potilastietoja, ilmoita vanhoja tietoja arkistoivan järjestelmän tiedot Kelalle teknisten tietojen muutosilmoituksella (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan).
Vanhojen potilastietojen lähetys siirtotiedostona SFTP-yhteydellä
Jos toimitat aineiston Kelaan siirtotiedostona SFTP-yhteyden kautta, lue tiedonsiirrosta vanhojen potilastietojen tallentamisen tueksi laaditusta ohjeesta (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan).