Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on palvelu, joka mahdollistaa keskitetyn sähköisten sosiaalihuollon asiakastietojen aktiivisen käytön ja pysyvän säilyttämisen.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tullaan tallentamaan kaikki sosiaalipalveluissa syntyvät, asiakasta koskevat asiakasasiakirjat. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotot alkoivat vuonna 2018. Palvelun voivat ottaa käyttöön sekä julkiset että yksityiset organisaatiot. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymisestä ei ole velvoittavaa lainsäädäntöä. Liittymisvelvoitteesta tullaan säätämään uudistuvassa laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.

Ketkä palvelua käyttävät

Palvelun käyttöönotosta vastaa rekisterinpitäjä, jolla tulee olla voimassa olevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset sosiaalihuollon palvelunantajana toimimiseen. Palvelun ottaa käyttöönsä palvelunjärjestäjä tai sellainen yksityinen sosiaalipalvelujen tuottaja, jolla on asiakkaan kanssa sopimus ko. palvelun tuottamisesta ja asiakas maksaa itse saamastaan palvelusta.

Tällä hetkellä arkistoon tallennetut asiakirjat ovat myös muiden rekisterinpitäjien saatavilla silloin kun tietoja tarvitaan ja niitä on oikeus käsitellä. Asiakastiedot arkistoidaan teknisesti yhtenäisessä muodossa, mikä mahdollistaa tietojen siirtämisen järjestelmästä toiseen. Palvelun avulla sosiaalihuollon asiakastiedot ovat paremmin asiakkaan ja työntekijöiden saatavilla sekä hyödynnettävissä muun muassa tilastoinnissa ja palvelujen kehittämisessä.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuudet laajenevat vaiheittain

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuudet toteutetaan vaiheittain. Vuonna 2018–2021 organisaatiot voivat ottaa käyttöön I vaiheen mukaiset, ns. perustoiminnallisuudet. Nämä ovat

  • asiakastietojen arkistointi
  • asiakastietojen hakeminen arkistosta rekisterinpitäjän omaan käyttöön.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen toimeenpanosuunnitelma 2018–2019 (pdf).

Vuodesta 2020 alkaen käyttöönotettavia II vaiheen toiminnallisuuksia ovat mm.

  • asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen
  • yhteinen asia
  • rekisterinkäyttöoikeus
  • asiakaskertomusmerkinnän rakenteinen tallentaminen.

Esimerkiksi rekisterinkäyttöoikeuden avulla asiakastietojen arkistointi ja hakeminen toisen palvelujärjestäjän rekisteristä mahdollistuu. Yhteisen asian avulla asiakasasiakirjoja voidaan kirjata usealle henkilölle, silloin kun asiakkuudessa on esimerkiksi perhe. II vaiheen toiminnallisuudet on kuvattu Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuurissa.

Myöhemmissä vaiheissa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto mahdollistaa asiakirjojen luovuttamisen, asiakkaan informoinnin, suostumusten hallinnan sekä luovutuksia koskevan kiellon siten kuin uudistuvassa asiakastietolaissa tullaan säätämään.

Rekisterinpitäjyys

Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelujen järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio. Yksityinen palveluntuottaja voi toimia asiakastietojen rekisterinpitäjänä ainoastaan silloin, kun kyse on yksityisesti toteutettavista sosiaalipalveluista, jotka perustuvat palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen ja kun asiakas itse maksaa saamastaan palvelusta. Jos asiakas käyttää palveluseteliä, palvelussa syntyvien asiakasasiakirjojen rekisterinpitäjä on julkisen hallinnon organisaatio. 

Kunkin palvelunantajan asiakasrekisterit ovat osa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa oman rekisterinsä sisällöstä. Organisaatiomuutoksissa rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että arkistoitujen tietojen rekisterinpitäjätiedot muutetaan vastaamaan muuttunutta tilannetta. 

Tietojen luovutus

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut asiakastiedot ovat vain rekisterinpitäjän omassa käytössä, jolloin asiakkaan suostumusta tietojen luovuttamiseen ei tarvita. Myöhemmin tulevat ajankohtaiseksi myös asiakkaan suostumukset sekä tietojen luovutusta koskevat kiellot ja niiden hallinnointi. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston loki- ja valvontapalvelujen avulla varmistetaan asiakastietojen tietoturvallinen ja lainmukainen käyttö. Kaikista asiakastietojen käytöstä kirjataan lokitiedot, jotka mahdollistavat jälkivalvonnan. On tärkeää muistaa, että asiakastietojen käytön tulee aina olla perusteltavissa sillä, että tietoja tarvitaan asiakkaan asian hoitamiseen. 

Tietosisällöt

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voidaan tallentaa sekä ennen liittymistä, että sen jälkeen syntyneitä asiakastietoja. Näistä käytetään käsitteitä ”vanha asiakasasiakirja” ja ”I-vaiheen asiakasasiakirja”. Nämä I-vaiheen aikana tallennetut asiakastiedot eivät tule missään vaiheessa Omakantaan kansalaisen katseltavaksi.

Arkistoitavat tietosisällöt tulevat aluksi vaihtelemaan organisaatioiden välillä. I-vaiheen aikana organisaatio voi esimerkiksi alkaa tallentaa sosiaalihuollossa syntyviä asiakastietoja kaikista palvelutehtävistä tai arkistoida niitä vain tietyn palvelutehtävän tai asiakasryhmän osalta. Tallennettavien tietosisältöjen tulee noudattaa sosiaalihuollon asiakastietomallia.

Sosiaalihuollon asiakastiedot Omakannassa

Omakanta on kansalaiselle tarkoitettu verkkopalvelu, josta hän näkee terveydenhuollon kirjaamia tietoja. Asiakas voi seurata palvelussa asiansa käsittelyä sosiaalihuollossa ja tutustua asiakirjoihin, joita hänelle on laadittu. Asiakas myös näkee, milloin asiakkuus on alkanut, ja kuka hänen asioitaan hoitaa. Vanhat asiakirjat ja I vaiheen asiakirjat eivät tule näkymään Omakannassa.

Sosiaalihuollon tietojen näyttämisen lähtökohdat Omakannassa (pdf)

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettujen tietojen näyttämisen edellytykset toteutetaan II vaiheessa vuonna 2020. Asiakastietojen näyttäminen Omakannassa edellyttää lainsäädäntöön perustetta, jota odotetaan uudistuvaan lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.

Kansalliset toimintamallit

Kanta-palveluja käyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt noudattavat yhtenäisiä kansallisia toimintamalleja. Näitä ovat mm. yhtenäiset kirjaamisen käytännöt, omavalvontasuunnitelman mukainen toiminta arjen työssä, tietojen käytön ja luovutuksen periaatteet ja Kanta-palvelujen toimivuuden varmistaminen muutostilanteissa. Yhtenäiset toimintatavat ja teknisesti yhtenäinen tietojen tallentaminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon mahdollistavat tietojen hyödyntämisen asiakkaan hoitoketjussa yli toimintayksikkörajojen.

Tukea kehittämiseen:

Lue lisää

Sivua päivitetty 10.01.2020

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -osion alasivut