Sosiaalihuollon palveluissa voi muodostua myös potilastietoja. Sosiaalipalveluja, joissa tyypillisesti syntyy myös potilastietoja, ovat
- kasvatus- ja perheneuvonta
- osa päihdehuollon palveluista
- laitoshoito vanhainkodissa.
Sosiaalihuollon palvelut toteutetaan sosiaalihuollon lainsäädännön perusteella, joten niissä syntyvät potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon palvelun rekisteriin, eivät terveydenhuollon rekisteriin. Sosiaalipuolella syntyvät potilastiedot muodostavat sosiaalipalvelun rekisterissä oman osarekisterinsä.
Julkisen sosiaalihuollon palveluntuottajan potilastietojen arkistointi perustuu THL:n ohjeeseen sosiaalipalveluissa syntyvien potilastietojen käsittelystä (pdf).
Sosiaalihuollossa syntyviä potilastietoja ei tallenneta Kantaan
Vaikka sosiaalihuollossa syntyvät potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon palvelun rekisteriin, tietoja ei kuitenkaan tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Toistaiseksi tietoja ei voi tallentaa myöskään Potilastiedon arkistoon. Nykyinen lainsäädäntö ei mahdollista sosiaalihuollon potilastietojen tallentamista kumpaakaan Kanta-palveluun. Palvelunantajan tulee huolehtia järjestelmissään, ettei sosiaalihuollon palveluyksiköissä syntyviä potilastietoja tallenneta näistä kumpaankaan.
Tavoitteena on, että tulevaisuudessa sosiaalihuollossa syntyvät potilastiedot voidaan tallentaa Potilastiedon arkistoon. Arkistointimahdollisuus kuitenkin edellyttää muutoksia lainsäädäntöön, esimerkiksi salassapito- ja luovutussäädöksiin.
Luovutussäädökset vaikuttavat myös tietojen hakuun Potilastiedon arkistosta. Palveluun tallennettuja tietoja voidaan tällä hetkellä luovuttaa vain terveydenhuollon palvelunantajille. Sosiaalihuollon yksiköt eivät toistaiseksi voi hakea tietoja Potilastiedon arkistosta.
Yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantaja voi käyttää kumpaakin arkistoa
Yksityisellä yrityksellä voi olla luvat sekä sosiaali- että terveydenhuollon palvelunantajana toimimiseen. Tällöin se voi ottaa käyttöönsä sekä Potilastiedon arkiston että Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston. Kummankin palvelun käyttöönotto tehdään erikseen.
Yritys arkistoi toiminnassaan syntyvät terveydenhuollon potilastiedot Potilastiedon arkistoon. Sosiaalihuollon asiakastiedot se arkistoi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Potilastiedot ja sosiaalihuollon asiakastiedot kirjataan ja säilytetään eri rekistereissä. Käyttöönotto edellyttää, että käytössä oleva järjestelmä on yhteensopiva molempien Kanta-palvelujen kannalta tai että käytössä on sekä potilastietojärjestelmä että asiakastietojärjestelmä.