Yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan toiminta voi päättyä esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihdon tai eläköitymisen vuoksi.
Palvelunantajan täytyy muistaa
- ilmoittaa muutoksesta Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun sähköpostitse: toimintansa.lopettaneet@kela.fi
- ilmoittaa toiminnan päättymisestä valvovalle viranomaiselle (lvv.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
- irtisanoa Kanta-palvelujen asiakkuus, jos palvelunantaja on tallentanut tietoja Kantaan.
Asiakirjojen arkistointi Kelaan
Asiakastietolaki velvoittaa toimintansa lopettavan palvelunantajan toimittamaan rekisterinpitoonsa kuuluvat sähköiset ja paperiset potilas- ja asiakasasiakirjat Kelaan säilytettäväksi. Tämä koskee myös palvelunantajia, jotka ovat lopettaneet toimintansa ennen vuotta 2024, jolloin laki astui voimaan.
Aineistoja ei kuitenkaan toimiteta Kelaan, jos potilas- ja asiakasasiakirjat
- on aiemmin tallennettu Kanta-palveluihin
- on aiemmin toimitettu hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille
- kuuluvat sopimuksen mukaan toisen yrityksen arkistoitavaksi, esimerkiksi tilanteissa, joissa useampi yksityinen palvelunantaja on yhteisrekisterinpitäjä.
Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu
Kelan arkistointipalvelu vastaanottaa
- yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien paperisia ja sähköisiä potilas- ja asiakasasiakirjoja, mukaan lukien kuva-aineistot
- myös työterveyshuollon potilas- ja asiakasasiakirjoja, jos työnantaja on järjestänyt työterveyshuollon palvelut omalle henkilöstölleen ja lopettanut palvelun tuottamisen itse.
Aineistojen arkistointi Kelassa on maksutonta. Palvelunantaja tai hänen edustajansa vastaavat kuitenkin kustannuksista, jotka voivat syntyä
- aineiston järjestämisestä ja tallentamisesta Kelan edellyttämään muotoon
- aineiston siirrosta Kelaan.
Sähköisten asiakirjojen tallentaminen Kantaan
Toimintansa päättävän palvelunantajan voi olla mahdollista toimittaa asiakas- ja potilastietoja Kantaan vanhoina tietoina.
Tällöin palvelunantaja vastaa
- aineiston poimimisesta lähdejärjestelmästä
- aineiston muodostamisesta vaatimusten mukaiseen muotoon
- aineiston toimittamisesta Kantaan
- näistä syntyvistä kustannuksista.
Potilastiedot voidaan tallentaa Kantaan vanhojen tietojen vaatimusten mukaisesti.
Vanhoina tietoina Potilastietovarantoon tallennetut potilastiedot eivät näy OmaKannassa eikä niitä voi luovuttaa muille palvelunantajille. Poikkeuksena laajoihin tiedonsaantioikeuksiin liittyvät haut Kannasta, jolloin voidaan luovuttaa myös vanhoja potilastietoja.
Lue lisää:
Kanta-palveluihin ei voi arkistoida vanhoja kuva-aineistoja. Jos toimintansa päättäneellä palvelunantajalla on kuva-aineistoja, joita ei ole tallennettu Kuva-aineistojen tietovarantoon, palvelunantaja toimittaa ne Kelan arkistointipalveluun.
Sosiaalihuollon vanhat asiakastiedot tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon vanhojen asiakastietojen vaatimusten mukaisesti.
Vanhoina asiakastietoina Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennetut asiakirjat eivät näy kansalaisille OmaKannassa. Vanhoja asiakastietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta muille palvelunantajille. Poikkeuksena tästä ovat sosiaalihuollon viranomaiset, jos he hakevat asiakastietoja Kannasta viranomaisen laajalla tiedonsaantioikeudella.
Lue lisää:
Kuka on asiakirjojen rekisterinpitäjä toiminnan päätyttyä?
Kun palvelunantaja on päättänyt toimintansa, siirtyvät tämän Kelaan toimittamat ja toimintansa aikana Kanta-palveluihin tallentamat asiakirjat yhteisrekisterinpitoon. Yhteisrekisterinpitäjyyden osapuolina toimivat Kela ja se hyvinvointialue, jonka alueelle palvelunantajan toiminta on rekisteröity tai Helsingin kaupunki.
Kela vastaa
- kansalaisen yhteydenottoihin tietopyyntöjen osalta ja toimittaa tietopyynnön toteuttavaksi eteenpäin
- asiakirjojen turvallisesta säilyttämisestä ja hävittämisestä.
Hyvinvointialue, Helsingin kaupunki tai muu sovittu palvelunantaja vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän velvoitteista, kuten
- tietojen korjaamisesta
- tietojen luovuttamisesta tietopyyntöön.
Kelan arkistointipalvelu ja Kanta-palvelut eivät voi tehdä asiakirjoihin korjauksia.
Rekisterinpitäjän vastuita on kuvattu
- muutostilanteiden ja toiminnan päättymisen osalta oppaassa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (yhteistyotilat.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
- potilasasiakirjojen säilytysaikojen osalta asiakastietolain säilytysaikaliitteessä (finlex.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
- rekisterinpidon osalta EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (europa.eu)(avautuu uuteen ikkunaan).
Ilmoita toiminnan päättymisestä asiakkaille
Toiminnan päättyessä palvelunantajan täytyy informoida asiakkaitaan
- toiminnan päättymisestä
- mikä toimija jatkossa vastaa rekisteriin tallennetuista tiedoista ja tekee mahdolliset korjaukset tietoihin.
Käytännössä informoiminen voi tarkoittaa esimerkiksi yhteydenottoa asiakkaisiin tai asian ilmoittamista verkkosivuilla.
Huomaa, että toiminnan aikana Kantaan tallennetut tiedot ovat toiminnan päättymisen jälkeenkin näkyvillä kansalaiselle OmaKannassa, ja niitä voidaan edelleen luovuttaa Potilastietovarannosta tai Sosiaalihuollon asiakastietovarannosta muille palvelunantajille.