Sisältöjulkaisija

Sosiaalihuollon asiakastiedot valtakunnallistuvat

Blogi Kirjoitettu 10.12.2018 Kaikki blogit

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri ja Vaasan kaupunki ovat ensimmäisenä ottamassa käyttöön Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston. Miten pilotointi on sujunut?

Kantaan tuotiin tänä vuonna mukaan ensimmäiset sosiaalihuollon asiakastiedot. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa on pilotoitu yhdessä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote), Vaasan kaupungin, Ensi- ja turvakotien liiton sekä Turun kaupungin kanssa. 

 

Pilotointi on ollut pitkä prosessi, mutta käyttöönotto on lähtenyt hyvin liikkeelle. Eksote on kesästä lähtien vienyt lähes kaikkien sosiaalipalvelujen asiakastiedot Kelan Kanta-arkistoon.

”Työ alkoi käytännössä jo paljon aiemmin, kun Eksotessa rakennettiin kokonaan uusi tuotantoympäristö. Sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoiminen Kantaan on sitten jatkanut muutosprosessia”, kertoo Minna Miettinen, joka työskentelee Eksoten Lappeenrannan aikuissosiaalityössä.

Pilottiorganisaationa toimiminen on tarkoittanut toki myös sitä, että matkan varrella on tullut muutoksia ja yllätyksiä. ”Asioita on kuitenkin voitu jumpata pikkuhiljaa, koska prosessi aloitettiin jo pari vuotta sitten”, Miettinen toteaa.

Samaa sanovat Vaasan kaupungin lapsi- ja perhesosiaalityön johtava sosiaalityöntekijä Maria Lindvall ja lastensuojelun sosiaalityöntekijä Minna Burman. ”Pilotissa pitää varautua, että välillä mennään väärään suuntaan, jolloin pitää peruuttaa ja ajatella asioita uudestaan. Pääsimme kuitenkin koko ajan eteenpäin, ja maaliin tultiin”, Lindvall kuvailee.

Vaasa on ollut pilotissa mukana lastensuojelun asiakirjoilla, mutta Kanta-arkistoon on siirretty uusien asiakastietojen lisäksi myös vanhat asiakaskertomusmerkinnät. Parhaillaan käynnistetään kakkosaaltoa, jossa viedään Vaasan kaupungin koko sosiaalihuolto Kantaan.

Työn ajattelua uudella tavalla

Eksoten Minna Miettisen mukaan Kanta-palveluihin liittyminen ei ole tuonut suuria muutoksia järjestelmän käyttämiseen, vaan työ on jatkunut käyttäjän kannalta pitkälti samanlaisena kuin ennenkin. Vuoden lopulla asiakastietojärjestelmässä saadaan käyttöön Kanta-katselin, jolla sosiaalityöntekijät näkevät Kanta-arkistoon tallennetut tiedot.

”Kaikki työntekijät totta kai omaksuvat uutta eri tavalla, mutta jatkuvat kirjaamiskoulutukset ovat olleet työntekijöiden tukena arkiston käyttöönotossa. Moni saattoi myös etukäteen ajatella muutoksen olevan haastavampi, kuin se todellisuudessa lopulta olikaan.”

Eksotessa tieto on jo nyt kulkenut yhdeksän kunnan sisällä, mutta tulevaisuudessa sosiaalihuollossa arkistoituja tietoja voidaan hyödyntää valtakunnallisesti Kanta-palvelujen kautta. Kyse onkin lopulta pitkälti ajatus- ja toimintatapojen muutoksesta, kun kirjaamistavat yhtenäistyvät ja läpinäkyvyys lisääntyy asiakkaan suuntaan. 

”Tämä on tulevaa yhteiskunnan muutosta. Työssä joutuu entistä enemmän ajattelemaan kenelle minä tätä kirjoitan ja miettimään ilmaisut niin, että asiakaskin varmasti ymmärtää. Asiakkaat voivat nähdä omat sosiaalihuollossa kirjatut tietonsa Omakannan kautta syksystä 2020 alkaen, jolloin selkeys kirjaamistavoissa korostuu entisestään”, Miettinen kertoo.

Muutoksen syyt näkyviin työntekijöille

Vaasalle Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen oli luonteva jatkumo Kansa-koulu-hankkeelle, jonka myötä asiakastietojärjestelmään saatiin Kanta-palvelujen edellyttämät toiminnallisuudet. Pilotointi on koettu tärkeäksi, vaikka sitä tehtiin pienillä resursseilla ja Kanta-arkistoinnin hyödyt näkyvät vasta tulevaisuudessa.

”Merkityksen ymmärtäminen on tosi tärkeää siinä kohtaa, kun organisaatio lähtee tähän mukaan. Henkilökunta näkee eteenpäin ja ymmärtää, mikä hyöty tästä on myöhemmin asiakkaille ja meille työntekijöille”, Minna Burman sanoo.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto takaa tulevaisuudessa sen, että asiakkaalla on sosiaalihuollon asiakirjat yhdessä paikassa tallessa ja että asiakirjat ovat tietoturvallisesti saatavilla paikkakunnasta riippumatta. Tietosuoja paranee huomattavasti, kun asiakirjat liikkuvat sähköisesti eivätkä postittamalla kunnasta toiseen.

”Työntekijän näkökulmasta on taas hyvä, ettei tiedon siirtyminen ole vain yhden henkilön varassa. Sähköinen arkisto kokoaa asiakasta koskevat tiedot, joita on voinut kerääntyä useasta eri kunnasta. Asiakirjojen rakenteisuus puolestaan yhtenäistää kirjaamiskäytäntöjä eri kunnissa ja toisaalta organisaation sisälläkin. Tämä tarkoittaa tasaisempaa sosiaalityön laatua läpi Suomen”, Burman toteaa.

Asiakastietojen arkistointi kehittyy myös sosiaalihuollossa

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen on vapaaehtoisesta, mutta jossakin vaiheessa se on kaikilla edessä. ”Mitä varhaisemmassa vaiheessa tähän tulee mukaan, sitä aiemmin pääsee kasvamaan Kannan käyttöön sisään. Omaksuminen on helpompaa, kun pääsee pureskelemaan muutosta pienissä paloissa eikä pakon edessä hirveällä kiireellä”, Maria Lindvall sanoo.

Burman ja Lindvall pitävät tärkeänä, että kehityksessä pysytään mukana – ja muistetaan huomioida erilaisten asiakkaiden tarpeet.

"Yksi sosiaalihuollon tehtävä on auttaa ihmisiä, joilla on heikkouksia tai vaikeuksia. Kanta-palveluissa pitää muistaa huomioida erityisesti ne asiakkaat, joille digitaalinen maailma voi olla todella haastava esimerkiksi iän tai kognitiivisten rajoitteiden vuoksi. Sitä ei saa kehityksessä unohtaa."

 

Lisätietoja:
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto