Klientdataarkivet för socialvården

Klientdataarkivet för socialvården

Utvecklandet av Kanta-tjänster för socialvården är en del av Projektet för implementering av riksomfattande informationssystemtjänster och strukturerad dokumentering inom socialvården.

Kansa-projektplan

De centrala aktörer som genomför projektet är social- och hälsovårdsministeriet (SHM), Institutet för hälsa och välfärd (THL), FPA, organisationer som tillhandahåller socialservice och de yrkesutbildade personer som arbetar där, kompetenscentren inom det sociala området samt leverantörerna av informationssystem som behandlar klientuppgifter inom socialvården.

De Kanta-tjänster som socialvården kommer att utnyttja är Klientdataarkivet för socialvården och medborgarnas webbtjänst Mina Kanta-sidor.

På våren 2018 tog första organisationer Klientdataarkivet för socialvården i bruk. 

Klientdataarkivet för socialvården

Klientdataarkivet för socialvården är ett riksomfattande informationssystem. Det ger möjlighet till centraliserad arkivering av klientuppgifter inom socialvården samt aktivt utnyttjande och permanent förvaring av uppgifterna. Tjänsten kan tas i bruk av servicetillhandahållare inom socialvården som förvarar klienthandlingar elektroniskt. Klientdataarkivet för socialvården är en tjänst som används med ett system som hanterar klientuppgifter inom socialvården. Anslutning till Kanta-tjänsterna är en förutsättning för att använda tjänsten.

I Klientdataarkivet för socialvården lagras klientuppgifter som uppkommer i samband med socialservice. Handlingar som lagrats i arkivet i det första skedet av projektet är i den registeransvariges eget bruk, men senare kommer klientuppgifterna också att vara tillgängliga för andra registeransvariga. Klientuppgifterna arkiveras i ett tekniskt enhetligt format, vilket gör det möjligt att överföra uppgifter mellan olika system. I framtiden kommer klientuppgifter som antecknats inom socialvården därför att vara bättre tillgängliga för klienten och de anställda och bättre kunna utnyttjas för bland annat statistik och utveckling av servicen. 

Registeransvarighet

Registeransvarig för klientuppgifterna är inom den offentliga socialvården den organisation inom den offentliga förvaltningen som ansvarar för ordnandet av servicen. En privat servicetillhandahållare kan vara registeransvarig för klientuppgifter endast om det är fråga om privat genomförd socialservice som grundar sig på ett avtal mellan servicetillhandahållaren och klienten och när klienten själv betalar för den service han får. Om en klient använder en servicesedel är det organisationen inom den offentliga förvaltningen som är registeransvarig för de klienthandlingar som uppkommer inom servicen.

Klientregistren hos servicetillhandahållare är en del av Klientdataarkivet för socialvården. Varje registeransvarig ansvarar själv för innehållet i sitt register. Vid organisationsförändringar ska den registeransvarige se till att uppgifterna om registeransvarig för de arkiverade uppgifterna ändras så att de motsvarar den förändrade situationen.

Utlämnande av uppgifter

Klientuppgifter som lagrats i Klientdataarkivet för socialvården i det första skedet av projektet är bara i den registeransvariges eget bruk, och då behövs inte klientens samtycke till utlämnande av uppgifter. När projektet fortskrider blir det också aktuellt med klientens samtycken samt förbud mot utlämnande av uppgifter och hantering av samtycken och förbud.

Med hjälp av logg- och övervakningstjänsterna för Klientdataarkivet för socialvården säkerställer man att klientuppgifterna används på ett informationssäkert och lagenligt sätt. Vid all användning av klientuppgifter registreras logguppgifter som ger möjlighet till övervakning i efterhand. Det är viktigt att komma ihåg att användningen av klientuppgifter alltid ska kunna motiveras med att uppgifterna behövs för att sköta klientens ärende. 

Klienten har lagenlig (personuppgiftslagen 523/1999 och lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården 159/2007) rätt att

  • få veta vilka uppgifter om honom eller henne som har registrerats i Klientdataarkivet för socialvården
  • få veta vem som har använt uppgifter om honom eller henne
  • yrka att en felaktig uppgift rättas.

Begäran om insyn i och logguppgifter om handlingar inom socialvården riktas till den som är registeransvarig för uppgifterna, alltså till den servicetillhandahållare inom socialvården i vars namn handlingarna har uppkommit och lagrats. Om det finns ett fel i uppgifterna ska yrkandet om rättelse riktas till den registeransvarige som gjort den felaktiga anteckningen.

Säkerställande genom elektronisk signering

All informationsöverföring mellan socialvården och Klientdataarkivet för socialvården är krypterad. Användarrollerna och rättigheterna för de yrkesutbildade personer inom socialvården som använder klientdatasystemen hanteras lokalt i socialvårdsorganisationen. Personerna som använder klientdatasystemen identifieras och de loggar in i systemen med nödvändiga aktivkort, till exempel yrkeskort för social- och hälsovården, personalkort eller aktörskort. 

Yrkesutbildade personer inom socialvården använder vid inloggningen sitt yrkeskort för social- och hälsovården. Kortet är personligt och bundet till den yrkesutbildade personens yrkesrättighet. Yrkeskortet möjliggör pålitlig identifiering och elektronisk signering. Dataskyddet och informationssäkerheten i Kanta-tjänsterna förutsätter stark autentisering. 
Med systemsigneringscertifikat signeras alla handlingar som skickas till Kanta och inte signerats med en yrkesutbildad persons certifikat. Aktivkort och certifikattjänster produceras av Befolkningsregistercentralen (BRC).

Informationsinnehåll

I det första skedet av projektet kan klientuppgifter som uppkommit både före och efter anslutningen lagras i Klientdataarkivet för socialvården. Om dessa används begreppen ”gammal klienthandling” och ”klienthandling i skede I”. Dessa klientuppgifter som lagrats i det första skedet kommer aldrig att kunna ses av medborgarna på Mina Kanta-sidor.
Informationsinnehållen som arkiveras kommer till en början att variera mellan organisationerna. I det första skedet kan en organisation till exempel börja lagra klientuppgifter från alla serviceuppgifter inom socialvården eller endast arkivera dem för en viss serviceuppgift eller klientkategori. Det lagrade informationsinnehållet ska följa modellen för klientuppgifter inom socialvården.

Klientuppgifter inom socialvården på Mina Kanta-sidor

Mina Kanta-sidor är en webbtjänst där medborgarna kan se uppgifter som antecknats inom hälso- och sjukvården. Uppgifter som lagrats i Klientdataarkivet för socialvården blir synliga för medborgarna i projektets andra skede, och de övriga funktionaliteterna i Klientdataarkivet för socialvården kommer man att utvidga i senare projektskeden.
Handlingar som lagrats i det första skedet eller tidigare kommer inte att visas på Mina Kanta-sidor.

Beställ nyhetsbrev

Nyhetsbrevet för informationshantering inom socialvården innehåller aktuella frågor och händelser som rör den nationella utvecklingen av informationshanteringen inom socialvården.

Nyhetsbrevet utkommer bara på finska.

Beställ nyhetsbrevet med den elektroniska blanketten.

Läs nyhetsbrevet (thl.fi)

Mer information och stöd för utvecklingen:

Informationshantering inom socialvården (på finska)

sostiedonhallinta@thl.fi (verksamhetsmodell, specifikation, informationshantering)

kantakehitys@kanta.fi (specifikationer, utveckling av programvara – Skriv ”Socialvård” i e-postmeddelandets adressfält)

Läs mer

Sidan har uppdaterats 11.06.2018