Klientdataarkivet för socialvården

Klientdataarkivet för socialvården

Klientdataarkivet för socialvården är en tjänst som ger möjlighet till aktiv användning och informationssäker förvaring av elektroniska klientuppgifter inom socialvården.

Kanta-tjänsternas Klientdataarkiv för socialvården är en riksomfattande tjänst där elektroniska klientuppgifter som uppkommit inom socialservice sparas. I arkivet kan yrkesutbildade personer inom socialvården lätt se uppdaterad information och använda den vid skötseln av en klients ärende. Arkivet är en informationssäker förvaringsplats för klienthandlingar inom socialvården.

I Klientdataarkivet för socialvården kan endast klientuppgifter inom socialvården sparas. Patientuppgifter som uppkommit inom socialvården kan för närvarande inte sparas i Kanta-tjänsterna. Läs mer på sidan Patientuppgifter inom socialvården.

Kunduppgiftslagen ålägger aktörer inom socialvården att ansluta sig till Kanta

I och med den nya kunduppgiftslagen

  • är offentliga och privata tjänstetillhandahållare inom socialvården skyldiga att ansluta sig till Klientdataarkivet för socialvården
  • kan klientuppgifter lämnas ut inom socialvården över organisationsgränserna samt mellan socialvården och hälso- och sjukvården, när klienten har gett tillstånd till det
  • kommer socialvårdsuppgifter att visas för klienten på Mina Kanta-sidor.

Ändringar som gäller socialvården träder i kraft successivt inom ramen för de övergångstider som anges i lagen.

Arkivet gör behandlingen av klientuppgifter smidigare

När klientuppgifter har arkiverats i Klientdataarkivet för socialvården

  • är de lättare tillgängliga för yrkesutbildade personer inom socialvården
  • kan de också utnyttjas av andra tjänstetillhandahållare vid skötseln av en klients ärende
  • går det lättare att överföra uppgifterna från ett system till ett annat, eftersom de har dokumenterats på enhetligt sätt
  • kan de användas för kunskapsbaserad ledning, utveckling av tjänsterna och för forskning.

I fortsättningen ser medborgarna också uppgifter om socialservice på Mina Kanta-sidor, vilket gör att de bättre kan delta i skötseln av sina ärenden.

Funktioner i Klientdataarkivet för socialvården

Funktionerna i Klientdataarkivet för socialvården utvecklas i etapper. Genom att införa funktionerna enligt den senaste fasen får tjänstetillhandahållaren bäst nytta av arkivet.

Funktionerna enligt fas 2 av arkivet förbättrar uppgifternas tillgänglighet

Funktionerna enligt fas 2 av Klientdataarkivet för socialvården är

Tjänstetillhandahållare inom socialvården har kunnat införa funktioner enligt fas 2 sedan 2020, om deras klientdatasystem stöder de nya egenskaperna.

Funktionerna enligt fas 1 av arkivet kan införas fram till utgången av 2022

De s.k. grundläggande funktionerna enligt fas 1 av Klientdataarkivet för socialvården är bland annat

  • arkivering av klienthandlingar enligt fas 1
  • arkivering av gamla klientuppgifter
  • hämtning av klientuppgifter från arkivet för den personuppgiftsansvariges eget bruk.

Klientdataarkivet för socialvården kan införas med ett informationssystem enligt fas 1 fram till utgången av 2022.

Organisationer som anslutit sig till Klientdataarkivet för socialvården före 2023 kan arkivera handlingar enligt fas 1 till och med 31.12.2023. Efter det kan endast handlingar enligt fas 2 och gamla handlingar sparas i Klientdataarkivet för socialvården.

Den personuppgiftsansvarige ansvarar för uppgifterna i arkivet

Uppgifter som sparats i Klientdataarkivet för socialvården tillhör den personuppgiftsansvarige i vars register de sparas. Klientuppgifter som uppkommer inom socialservice ska sparas direkt i vederbörande register i Klientdataarkivet för socialvården. Varje personuppgiftsansvarig ansvarar själv för innehållet i sitt register och för att innehållet är korrekt.

Vid organisationsförändringar ska den personuppgiftsansvarige se till att uppgifterna om personuppgiftsansvarig för de arkiverade uppgifterna ändras så att de motsvarar den förändrade situationen.

När en offentlig tjänsteanordnare är personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för klientuppgifter inom den offentliga socialvården är den behöriga myndighet som ansvarar för ordnandet av servicen. Den offentliga tjänsteanordnaren är personuppgiftsansvarig också då klienten anlitar privat socialvård till exempel med servicesedel.

När en privat tjänstetillhandahållare är personuppgiftsansvarig

En privat tjänstetillhandahållare kan fungera som personuppgiftsansvarig endast när det är fråga om socialservice som genomförs privat och som grundar sig på ett avtal mellan tjänstetillhandahållaren och klienten och som klienten själv betalar.

Alla privata tjänstetillhandahållare måste ha gällande behöriga tillstånd eller anmälningar om att de är verksamma som tjänstetillhandahållare inom socialvården.

Informationssäkerhet och utlämnande av uppgifter

Klientuppgifter inom socialvården får läsas och användas endast då uppgifterna behövs för att sköta en klients ärende. När någon läser uppgifter i Klientdataarkivet för socialvården lämnar den alltid elektroniska spår. Med hjälp av logguppgifter kan man övervaka att uppgifterna används i enlighet med lag.  

Kunduppgiftslagen medför förändringar i utlämnandet av uppgifter

För närvarande är klientuppgifter som sparats i Klientdataarkivet för socialvården bara i den personuppgiftsansvariges eget bruk, och då behövs inte klientens samtycke till utlämnande av uppgifter.

I och med den nya kunduppgiftslagen kan uppgifter med klientens tillstånd lämnas ut

  • mellan personuppgiftsansvariga inom socialvården från och med ingången av 2023
  • mellan socialvården och hälso- och sjukvården från och med ingången av 2024.

Klienten kan påverka utlämnandet av sina uppgifter genom att ge tillstånd för utlämnande eller samtycke samt genom att meddela förbud.

Gemensamma verksamhetssätt och dokumentation

Tillhandahållare av social- och hälsotjänster som använder Kanta-tjänsterna följer enhetliga nationella verksamhetsmodeller och verksamhetssätt. Hit hör bl.a. enhetliga dokumentationsrutiner, följande av en plan för egenkontroll i den dagliga verksamheten, principer för användning och utlämning av uppgifter samt säkerställande av Kanta-tjänsternas funktion i förändringssituationer.

Aktuellt att införa Klientdataarkivet för socialvården?

Studera materialet som rör införandet.

Läs mer

Sidan har uppdaterats 16.05.2022