Klientdataarkivet för socialvården

Klientdataarkivet för socialvården

Klientdataarkivet för socialvården är ett riksomfattande informationssystem. Det ger möjlighet till centraliserad arkivering av klientuppgifter inom socialvården samt aktivt utnyttjande och permanent förvaring av uppgifterna.

I Klientdataarkivet för socialvården kommer alla klienthandlingar som uppkommer om en klient inom socialservice att sparas. Införandet av Klientdataarkivet för socialvården började under 2018. Både offentliga och privata organisationer kan ta i bruk tjänsten.

Det finns ingen tvingande lagstiftning om anslutning till tjänsten Klientdataarkivet för socialvården. Skyldigheten att ansluta sig kommer att skrivas in i den reviderade lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården.

Användarna av tjänsten

Ansvarig för ibruktagandet av tjänsten är den personuppgiftsansvarige, som kan vara en privat eller offentlig tillhandahållare av tjänster. En privat tillhandahållare av tjänster måste ha gällande behöriga tillstånd eller anmälningar om att den är tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster. Tjänsten tas i bruk av tjänsteanordnaren eller av en privat producent av socialservice som har ett avtal med kunden om produktion servicen i fråga, och kunden betalar själv för den service han eller hon får.

Fler funktioner efter hand

Funktionerna i Klientdataarkivet för socialvården blir fler efter hand. Under 2018-2021 kan organisationerna ta i bruk s.k. basfunktioner enligt fas 1. Dessa är

  • arkivering av klientuppgifter
  • sökning av klientuppgifter i arkivet för den personuppgiftsansvariges eget bruk.

Funktioner i fas 2 som kan tas i bruk från och med 2020 är bl.a.

  • elektronisk signering av handlingar
  • gemensamt ärende
  • åtkomsträtt till register
  • strukturerad lagring av anteckningar i klientjournaler.

Åtkomsträtten till register ger möjlighet att behandla klientuppgifter elektroniskt mellan tjänsteproducenten och tjänsteanordnaren, när service produceras för anordnarens räkning. Med hjälp av gemensamt ärende kan klienthandlingar dokumenteras för flera personer, när klientrelationen exempelvis består av en familj. Funktionerna i fas 2 har beskrivits i lösningsarkitekturen för riksomfattande informationssystemtjänster inom socialvården.

För närvarande är handlingarna i arkivet bara i den personuppgiftsansvariges eget bruk. Senare kommer klientuppgifterna också att vara tillgängliga för andra personuppgiftsansvariga, när de behöver uppgifter och har rätt att behandla dem. Klientuppgifterna arkiveras i ett tekniskt enhetligt format, vilket gör det möjligt att överföra uppgifter mellan olika system. I framtiden är klientuppgifterna inom socialvården bättre tillgängliga för klienten och de anställda och kan utnyttjas för bland annat statistik och utveckling av servicen.

I senare fasen kommer Klientdataarkivet för socialvården att erbjuda möjlighet att lämna ut handlingar, informera klienten, hantera samtycken samt förbud mot utlämnande på det sätt som kommer att föreskrivas i den reviderade klientuppgiftslagen.

Personuppgiftsansvar

Personuppgiftsansvarig för klientuppgifterna är inom den offentliga socialvården den organisation inom den offentliga förvaltningen som ansvarar för ordnandet av servicen. En privat servicetillhandahållare kan vara personuppgiftsansvarig för klientuppgifter endast om det är fråga om privat genomförd socialservice som grundar sig på ett avtal mellan servicetillhandahållaren och klienten och när klienten själv betalar för den service han får. Om en klient använder en servicesedel är det organisationen inom den offentliga förvaltningen som är personuppgiftsansvarig för de klienthandlingar som uppkommer inom servicen.

Klientregistren hos servicetillhandahållare är en del av Klientdataarkivet för socialvården. Varje personuppgiftsansvarig ansvarar själv för innehållet i sitt register. Vid organisationsförändringar ska den personuppgiftsansvarige se till att uppgifterna om personuppgiftsansvarig för de arkiverade uppgifterna ändras så att de motsvarar den förändrade situationen.

Utlämnande av uppgifter

Klientuppgifter som lagrats i Klientdataarkivet för socialvården i det första faset av projektet är bara i den personuppgiftsansvariges eget bruk, och då behövs inte klientens samtycke till utlämnande av uppgifter. När projektet fortskrider blir det också aktuellt med klientens samtycken samt förbud mot utlämnande av uppgifter och hantering av samtycken och förbud.

Med hjälp av logg- och övervakningstjänsterna för Klientdataarkivet för socialvården säkerställer man att klientuppgifterna används på ett informationssäkert och lagenligt sätt. Vid all användning av klientuppgifter registreras logguppgifter som ger möjlighet till övervakning i efterhand. Det är viktigt att komma ihåg att användningen av klientuppgifter alltid ska kunna motiveras med att uppgifterna behövs för att sköta klientens ärende. 

Informationsinnehåll

I det första faset av projektet kan klientuppgifter som uppkommit både före och efter anslutningen lagras i Klientdataarkivet för socialvården. Om dessa används begreppen ”gammal klienthandling” och ”klienthandling i fas 1”. Dessa klientuppgifter som lagrats i det första faset kommer aldrig att kunna ses av medborgarna på Mina Kanta-sidor.

Informationsinnehållen som arkiveras kommer till en början att variera mellan organisationerna. I det första faset kan en organisation till exempel börja lagra klientuppgifter från alla serviceuppgifter inom socialvården eller endast arkivera dem för en viss serviceuppgift eller klientkategori. Det lagrade informationsinnehållet ska följa modellen för klientuppgifter inom socialvården.

Klientuppgifter inom socialvården på Mina Kanta-sidor

Mina Kanta-sidor är en webbtjänst där medborgarna kan se uppgifter som antecknats inom hälso- och sjukvården. I tjänsten kan klienten se hur hans eller hennes ärende behandlas inom socialvården och läsa de handlingar som upprättats för honom eller henne. Klienten ser också när klientrelationen har börjat och vem som sköter klientens ärenden. Gamla handlingar och handlingar som upprättats i fas 1 kommer inte att visas på Mina Kanta-sidor.

Förutsättningarna för visning av uppgifter som lagrats i Klientdataarkivet för socialvården genomförs i fas 2 under 2020. Visning av klientuppgifter på Mina Kanta-sidor förutsätter att det finns en grund för detta i lagstiftningen. En sådan grund väntas tas med i den reviderade lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården.

Nationella verksamhetsmodeller

Social- och hälsovårdsenheter som använder Kanta-tjänsterna följer enhetliga nationella verksamhetsmodeller. Exempel på dessa modeller är bl.a. enhetliga dokumentationsrutiner, följande av en plan för egenkontroll i den dagliga verksamheten, principer för användning och utlämnande av uppgifter samt säkerställande av Kanta-tjänsternas funktion i förändringssituationer.

Enhetliga verksamhetssätt och tekniskt enhetlig lagring av uppgifter i Klientdataarkivet för socialvården ger möjlighet att utnyttja uppgifterna i klientens vårdkedja över gränserna mellan olika verksamhetsenheter.

Stöd för utvecklingen

Lue lisää

Sidan har uppdaterats 27.10.2020