Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus sujuvoittaa ostopalveluissa syntyvien asiakastietojen käsittelyä tulevilla hyvinvointialueilla
Ostopalvelutilanteissa syntyneet sosiaalihuollon asiakirjat on tallennettava palvelut hankkineen hyvinvointialueen rekisteriin Kanta-palveluissa. Se onnistuu helposti rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuuden avulla. Hyvinvointialueiden ja yksityisten palveluntuottajien on otettava toiminnallisuus käyttöön ennen 1.9.2024.
Ostopalvelutilanteissa syntyneet sosiaalihuollon asiakirjat pitää tulevaisuudessa arkistoida uusien hyvinvointialueiden asiakasrekisteriin Kanta-palveluissa. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuus on suunniteltu helpottamaan tätä. Sen käyttöönottoa kannattaa suunnitella jo nyt osana hyvinvointialueiden valmistelua.
Rekisterinkäyttöoikeuden avulla tiedot saa kirjattua suoraan palvelunjärjestäjän rekisteriin
Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa asiakastietojen sähköisen käsittelyn ja siirtämisen palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan välillä ostopalvelutilanteissa. Kun palvelua tuottavalla yksityisellä sosiaalihuollon toimijalla on käytössään rekisterinkäyttöoikeus, palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvät asiakirjat voi tallentaa palvelunjärjestäjän rekisteriin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa.
Rekisterinkäyttöoikeus on tietoturvallinen tapa käsitellä sähköisiä asiakirjoja. Lisäksi toiminnallisuus helpottaa yhteistyötä, sillä asiakastiedot ovat ammattilaisen käytettävissä siellä missä hän asiakasta palvelee. Palveluntuottajan ei myöskään tarvitse toimittaa palvelun tuottamisessa syntyneitä asiakastietoja palvelunjärjestäjälle paperisina, mikä säästää aikaa ja kustannuksia.
Lainsäädännön mukaan sosiaalihuollon palveluntuottajan pitää toimittaa palvelussa kirjatut asiakastiedot sille sosiaalihuollon palvelunjärjestäjälle, joka on hankkinut palvelun asiakkaalle tai myöntänyt asiakkaalle palvelusetelin.
Lisäksi yksityisten palveluntuottajien on jatkossa tallennettava asiakastiedot hyvinvointialueen asiakasrekisteriin sähköisesti Kanta-palvelujen tai muiden teknisten rajapintojen avulla silloin, kun palvelu tuotetaan hyvinvointialueen lukuun. Hyvinvointialue saa luovuttaa asiakasrekisterissään olevia tietoja yksityiselle palveluntuottajalle, jos ne ovat välttämättömiä palvelun toteuttamiseksi.
Rekisterinkäyttöoikeus käyttöön ennen syyskuuta 2024
Hyvinvointialueiden ja niiden lukuun palveluita tuottavien yksityisten sosiaalihuollon toimijoiden kannattaa edistää rekisterinkäyttöoikeuden käyttöönottoa mahdollisimman pian. Toiminnallisuus pitää olla käytössä hyvinvointialueilla ja niille palveluja tuottavilla yksityisillä palvelunantajilla viimeistään 1.9.2024, kun Kanta-liittymisvelvoite astuu voimaan julkisessa sosiaalihuollossa.
Asiakastietolain mukaan julkisen sosiaalihuollon ja sen lukuun toimivien yksityisten palvelunantajien pitää tallentaa peruspalvelutehtävissä syntyneet asiakasasiakirjat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään silloin, kun liittymisvelvoite alkaa syyskuussa 2024. Peruspalvelutehtäviä ovat lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelut.
Muissa palvelutehtävissä syntyvien asiakirjojen tallennusvelvoite alkaa asiakastietolakiin kirjattujen siirtymäaikojen mukaan. Siirtymäajat koskevat lastensuojelun, vammaispalvelujen, päihdehuollon ja perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtäviä.