Förberedelser inom socialvården

Förberedelser inom socialvården

Tjänstetillhandahållarna inom socialvården planerar införandet av Klientdataarkivet omsorgsfullt och sätter sig in i stödmaterialet för att säkerställa att besluten om tidsschema och resurser stöder införandet.

Tjänstetillhandahållaren förbereder införandet gemensamt med informationssystemleverantören, organisationsledningen, informationsförvaltningen, dataskyddsombudet, dokumentförvaltningen samt de yrkesutbildade personer som utför klientarbete.

Krav på klientdatasystem

Innan Klientdataarkivet för socialvården tas i bruk ska tjänstetillhandahållaren se till att tjänsten tas i bruk med ett system som är kompatibelt med Kanta.

Tjänstetillhandahållaren ska också kontrollera att informationssystemet stöder de arkivfunktioner som kommer att tas i bruk (fas 2 eller fas 1, arkivering av gamla uppgifter).

Sätt er in i processen och planera projektet

Det är värt att planera införandeprojektet omsorgsfullt tillsammans med informationssystemleverantören. Det är lättare att planera och genomföra projektet om tjänstetillhandahållaren sätter sig in i det material och de anvisningar som stöder införandet. Under hela projekttiden är det viktigt att vara insatt och hålla sina kunskaper aktuella.

Som stöd för genomförandet av projektet lönar det sig för tjänstetillhandahållaren att göra upp

Exemplen är material som producerats av social- och hälsovårdsväsendet i Vasa samt Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote), som var pilotorganisationer vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården. Materialet härstammar från åren 2017–2019.

Tjänstetillhandahållaren kan också studera hur Eksotes införandeprojekt framskred och slutfördes (eksote.fi, på finska).

Uppgiftstabeller som stöd för resurs- och projektplaneringen

När tjänstetillhandahållaren har fattat beslut om att införa Klientdataarkivet för socialvården måste tillräckliga ekonomiska resurser och personalresurser avsättas för projektet.  Flera organisationer som infört tjänsten har understrukit hur viktigt det är för att projektet ska lyckas.

Som stöd för resurs- och projektplanen lönar det sig att utnyttja de tabeller som beskriver uppgifterna i samband med införandet. De fyra flikarna i uppgiftstabellen beskriver vad som ska göras i olika införandesituationer. Situationerna beskrivs på fliken Anvisning i tabellerna.

Kartlägg nuläget inom dokumentförvaltningen

I början av införandeprojektet ska tjänstetillhandahållaren kartlägga hur tjänsterna inom socialvården är organiserade och vilka handlingar som uppkommer inom de olika tjänsterna. tjänstetillhandahållarens uppdelning av socialvårdstjänsterna samt dokumenteringsrutinerna jämförs med den nationella klassifikationen av socialservice och med handlingsspecifikationerna.

tjänstetillhandahållaren ska identifiera vilka handlingar som uppkommer i organisationen och vilka förändringar som krävs i verksamheten när man börjar använda de nationellt specificerade klienthandlingarna. Samtidigt utreder man hur handlingarna är grupperade på olika serviceuppgifter inom socialvården och i vilka olika informationssystem uppgifter sparas. Det rekommenderas att man dokumenterar det här identifieringsarbetet.

Handlingar och handlingsstrukturer inom socialvården finns på tjänsten Sosmeta (sosmeta.thl.fi).

Sidan har uppdaterats 23.03.2022