Tjänstetillhandahållaren förbereder införandet gemensamt med informationssystemleverantören.
Sätt er in i processen och planera projektet
Det är värt att planera införandeprojektet omsorgsfullt tillsammans med informationssystemleverantören. Det är lättare att planera och genomföra projektet om tjänstetillhandahållaren sätter sig in i det material och de anvisningar som stöder införandet. Under hela projekttiden är det viktigt att vara insatt och hålla sina kunskaper aktuella.
Som stöd för genomförandet av projektet lönar det sig för tjänstetillhandahållaren att göra upp
- en projektplan, där man beaktar både förnyandet av verksamhetssätten och de tekniska förberedelserna
- en plan för utbildning av personalen, där man beskriver utbildningens innehåll och genomförandet av den.
- en kommunikationsplan, där man beaktar projektets interna kommunikation, kommunikationen till organisationens personal samt kommunikationen till medborgarna om införandet av Kanta-tjänster och om elektronisk behandling av klientuppgifter i organisationen
Exemplen är material som producerats av social- och hälsovårdsväsendet i Vasa samt Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote), som var pilotorganisationer vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården. Materialet härstammar från åren 2017–2019.
Uppgiftstabeller som stöd för resurs- och projektplaneringen
När tjänstetillhandahållaren har fattat beslut om att införa Klientdataarkivet för socialvården måste tillräckliga ekonomiska resurser och personalresurser avsättas för projektet. Flera organisationer som infört tjänsten har understrukit hur viktigt det är för att projektet ska lyckas.
Som stöd för resurs- och projektplanen lönar det sig att utnyttja de tabeller som beskriver uppgifterna i samband med införandet:
- Uppgiftstabell för införandet av Klientdataarkivet för socialvården för en privat serviceproducent (xls)
- Uppgiftstabell för införandet av Klientdataarkivet för socialvården för den offentliga socialvården (xls)
Kartlägg nuläget inom dokumentförvaltningen
I början av införandeprojektet ska tjänstetillhandahållaren kartlägga hur tjänsterna inom socialvården är organiserade och vilka handlingar som uppkommer inom de olika tjänsterna. tjänstetillhandahållarens uppdelning av socialvårdstjänsterna samt dokumenteringsrutinerna jämförs med den nationella klassifikationen av socialservice och med handlingsspecifikationerna.
tjänstetillhandahållaren ska identifiera vilka handlingar som uppkommer i organisationen och vilka förändringar som krävs i verksamheten när man börjar använda de nationellt specificerade klienthandlingarna. Samtidigt utreder man hur handlingarna är grupperade på olika serviceuppgifter inom socialvården och i vilka olika informationssystem uppgifter sparas. Det rekommenderas att man dokumenterar det här identifieringsarbetet.
Handlingar och handlingsstrukturer inom socialvården finns på tjänsten Sosmeta (sosmeta.thl.fi).