Förberedelser inom socialvården

Förberedelser inom socialvården

Införandet av Klientdataarkivet för socialvården kräver en hel del förberedelser från organisationens sida.

Organisationen gör förberedelserna i samarbete med systemleverantören, socialvårdsorganisationens ledning, informationsförvaltningen, dataskyddsombudet, dokumentförvaltningen samt de yrkesutbildade personerna som utför klientarbete.

FPA och THL stöder organisationen vid förberedelserna för införandet. Förberedelserna gås igenom t.ex. vid de gemensamma förberedande möten som ordnas i samband med varje införandeperiod.

Före införandet ska organisationen

Förberedelser för införandet

Organisationen ska bl.a. se till att

Sätt er in i processen och planera projektet

Planeringen av införandet börjar med att man i organisationen sätter sig in i införandeprocessen och de centrala uppgifterna i samband med införandet. Genom att sätta sig in i saken omsorgsfullt kan man i organisationen försäkra sig om att besluten om tidsschemat, resurserna och målen för införandet stöder genomförandet av processen.

Det lönar sig att planera införandeprojektet noga och i samarbete med systemleverantören. Sätt er in i materialet och anvisningarna som stöder införandet, så blir det lättare att planera och genomföra projektet. Under hela projektets gång är det viktigt att studera anvisningarna och upprätthålla kunskapen.

Som stöd för genomförandet av projektet lönar det sig för organisationen att göra upp

Exemplen är material som producerats av social- och hälsovårdsväsendet i Vasa samt Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt, som var pilotorganisationer vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården. Materialet härstammar från åren 2017–2019.

Uppgiftstabeller som stöd för resurs- och projektplaneringen

När tjänstetillhandahållaren har fattat beslut om att införa Klientdataarkivet för socialvården är det viktigt att avdela såväl ekonomiska som personella resurser för projektet. Flera organisationer som infört tjänsten har understrukit hur viktigt det är att avdela nödvändiga resurser för att projektet ska lyckas. Som stöd för resurs- och projektplanen lönar det sig att utnyttja tabellerna som beskriver uppgifterna i samband med införandet.

Uppgifterna vid införandet finns beskrivna i tabeller. De fyra flikarna i tabellen beskriver vad som ska göras i olika införandesituationer. Införandesituationerna finns beskrivna på fliken Anvisning i tabellerna.

Kartlägg nuläget inom dokumentförvaltningen

I början av införandeprojektet ska organisationen kartlägga hur tjänsterna inom socialvården är organiserade och vilka handlingar som uppkommer inom de olika tjänsterna. Organisationens uppdelning av socialvårdstjänsterna samt dokumenteringsrutinerna jämförs med den nationella klassifikationen av socialservice och med handlingsspecifikationerna.

Organisationen ska identifiera vilka handlingar som uppkommer i organisationen och vilka förändringar som krävs i verksamheten när man börjar använda de nationellt specificerade klienthandlingarna. Samtidigt utreder man hur handlingarna är grupperade på olika serviceuppgifter inom socialvården och i vilka olika informationssystem uppgifter sparas. Det rekommenderas att man dokumenterar det här identifieringsarbetet.

Vid de förberedande mötena och verksamhetssättsutbildningarna i samband med respektive period får du veta mer om de centrala uppgifterna vid införandet och om förnyandet av verksamhetssätten.

I vilken omfattning börjar ni använda tjänsten?

Organisationerna kan börja använda Klientdataarkivet för socialvården i olika omfattning. För organisationen är fördelarna med tjänsten större ju fler funktioner man inför och med ju mer omfattande informationsinnehåll.

Sidan har uppdaterats 18.03.2021