Införandet av Klientdataarkivet för socialvården

Införandet av Klientdataarkivet för socialvården

Processen för införande av Klientdataarkivet för socialvården sker i etapper och tar cirka 6 månader beroende på organisationens utgångsläge.

Med införande avses alla de åtgärder som en social- och hälsovårdsorganisation måste vidta för att den ska kunna börja använda en ny Kanta-tjänst. Införandet av Klientdataarkivet för socialvården är en flerdelad process som kräver planering och förberedelser. Organisationerna måste avdela tillräckligt med tid och resurser för införandet.

Hittills har införandena av Klientdataarkivet för socialvården genomförts i införandevågor, under vilka egenskaper enligt specifikationerna för fas 1 och 2 kan tas i bruk i etapper. I fortsättningen börjar man också inom socialvården tala om perioder, men i övrigt är modellen med införanden i etapper oförändrad.

FPA och THL ansvarar för specifikationerna för Kanta-tjänsterna inom socialvården. Social- och hälsovårdsorganisationen ansvarar för införandet av tjänsten och för genomförandet av införandeprocessen. Systemleverantörerna ansvarar för att informationssystemen är kompatibla med Kanta.

Förberedelser

Införandet av Klientdataarkivet för socialvården kräver en hel del förberedelser från organisationens och systemleverantörens sida.

Sidan Förberedelser innehåller en sammanställning av material som är avsett för social- och hälsovårdsaktörer som inför Kanta-tjänster.

Förberedelser och förutsättningar för införandet som särskilt gäller socialvården finns beskrivna

Faserna i införandeprocessen

Införandeprocessens längd och innehåll är beroende av organisationens utgångsläge och av hur man börjar utnyttja Klientdataarkivet för socialvården i organisationen. En annan sak som i hög grad inverkar på processen är om tjänsten tas i bruk med ett informationssystem som redan är certifierat eller om systemet certifieras som ett led i införandeprocessen. I det senare fallet tar förberedelserna för införandet betydligt längre tid, omkring ett år. Det egentliga införandet av tjänsten är bara en del av processen, om än en viktig sådan.

Uppgiftstabell som stöd för projekthanteringen

De uppgifter som social- och hälsovårdsorganisationer ska utföra vid införandet finns också beskrivna i uppgiftstabeller. De fyra flikarna i tabellen beskriver vad som behöver göras i olika införandesituationer. Införandesituationerna finns beskrivna på fliken Anvisning i tabellerna. Det lönar sig för organisationen att utnyttja tabellen vid planeringen av införandeprocessen. Det går att göra ändringar i tabellen och organisationen kan använda den som verktyg för projekthanteringen.

Funktioner som kan införas

Införandena sker i etapper. Under införandeperioderna 1–3/2021 (motsvarar införandevågorna 8–10) kan införandet ske enligt specifikationerna för fas 1 eller 2. Det är också möjligt att arkivera gamla uppgifter.

Införande i enlighet med fas 1 förutsätter att organisationen använder ett system som certifierats före augusti 2019. Funktionerna i fas 2 kan införas partiellt.

Information om funktionerna i de olika faserna finns här:

Införande för första gången eller utvidgning?

Socialvårdsaktörer som ansluter sig som nya användare av Klientdataarkivet för socialvården ska genomgå införandeprocessen.

Det är fråga om utvidgning av användningen när en social- och hälsovårdsorganisation lägger till nya undertjänster eller funktioner till en Kanta-tjänst som den redan använder för produktion. Social- och hälsovårdsorganisationen måste redan ha infört den tjänst som utvidgas. Till exempel kan organisationen börja användningen av Klientdataarkivet för socialvården med att arkivera gamla klienthandlingar och efter det utvidga arkiveringen till nya klienthandlingar som hänför sig till funktionerna i fas 1.

När man börjar med att arkivera gamla uppgifter

Införandeprocessen är enklare och uppgifterna i samband med den inte lika omfattande, när en organisation börjar användningen av Klientdataarkivet för socialvården med att endast arkivera gamla klientuppgifter. De omständigheter som är särskilt viktiga att beakta vid arkivering av gamla uppgifter finns samlade i presentationen

Presentationen kompletterar flik 3 i tabellen över uppgifter vid införandet (xls), där man beskriver ett användningsfall som gäller en organisation som börjar med att arkivera gamla klientuppgifter.

När en privat organisation ansluter sig

Uppgifterna vid införandet är annorlunda också då en privat organisation som producerar socialvårdstjänster börjar använda Klientdataarkivet för socialvården. En privat organisations införande av arkivet beskrivs i materialet  

Materialet kompletterar flik 4 i tabellen över uppgifter vid införandet (xls), där man beskriver ett användningsfall som gäller en privat tjänsteproducent.

Stöd vid införandet

FPA och THL stöder organisationerna vid införandet. Organisationen anmäler sig först till vald införandeperiod (som tidigare kallades införandevågor) och kan efter det delta i förberedande möten och verksamhetssättsutbildningar. Vid de förberedande mötena i samband med respektive period går man igenom införandeprocessen och de viktigaste uppgifterna som behöver göras vid införandet.

Likaså går man vid de verksamhetssättsutbildningar som ordnas i samband med respektive period igenom de viktigaste specifikationerna som gäller införandet och användningen samt hur de påverkar socialvårdsorganisationernas verksamhet. För organisationernas Kanta-arkivarier ordnas också utbildning om Arkivariens användargränssnitt.

Stödmaterial för införandena och centrala anvisningar finns också samlade i handboken om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården (yhteistyotilat.fi, på finska).

Systemleverantören ger stöd vid införandet

Informationssystemleverantören har en viktig uppgift i att för sitt vidkommande stödja sina kunder vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården utifrån deras behov. Det här kan t.ex. innebära att ordna utbildning om systemet eller dess nya egenskaper, eller tillhandahålla intensifierad kundsupport som stöd vid införandet.

Åtgärder i Kanta Extranätet

Införandet av tjänsten Klientdataarkivet för socialvården förutsätter en giltig kundrelation till Kanta-tjänsterna.

För att ta i bruk tjänsten ska kunden godkänna tjänstebeskrivningen för Klientdataarkivet för socialvården samt fylla i ansökan om att bli användare av tjänsten. Samtidigt meddelar kunden på Kanta Extranätet de administrativa och tekniska uppgifter som behövs för användningen av tjänsten.

Kanta-tjänsternas kunder kan också använda Kanta Extranätet för att hantera tekniska uppgifter som gäller kundrelationen och införandet av tjänster.

Ibruktagningsprov

Innan Klientdataarkivet för socialvården tas i användning för produktion ska ett ibruktagningsprov genomföras. Genom provet säkerställer man att kundens informationssystem är redo att börja använda tjänsten för produktion.

Förutsättningarna för att få utföra ibruktagningsprovet är att organisationen har

  • godkänt tjänstebeskrivningen för Klientdataarkivet för socialvården och lämnat FPA de uppgifter som behövs för att ta i bruk tjänsten
  • kommit överens om ibruktagningsprovet med systemleverantören
  • kommit överens om ibruktagningsprovet med de nödvändiga personalresurserna och samarbetspartnerna (personen som utför provet, applikations- och datakommunikationssupporten, personen som har behörigheten Kanta-arkivarie).

Ibruktagningsprovet utförs planmässigt, genom att man vid en i förväg överenskommen tidpunkt utför ett testfall enligt anvisning.

Ibruktagningsprovet utförs med ett certifierat system i produktionsmiljön för tjänsten Klientdataarkivet för socialvården. Vid ibruktagningsprovet behövs testpersonbeteckningar, som beviljas av FPA och är i gemensam användning för tjänsterna. FPA skickar testpersonbeteckningar till systemleverantören, som sköter distributionen av dem till sina kunder.

Systemleverantören gör klokt i att föra bok över

  • vilka testpersonbeteckningar man har lämnat till vilken kund  
  • och för testning av vilken tjänst.

Personen som har behörigheten Kanta-arkivarie kontrollerar att alla handlingar som gäller testfallet har arkiverats i Klientdataarkivet för socialvården och i den personuppgiftsansvariges register. Han eller hon kontrollerar också att uppgifterna i handlingarna som lagrats i tjänsten motsvarar uppgifterna i systemet som behandlar klientuppgifter.

En rapport över framgångsrikt genomfört ibruktagningsprov lämnas till FPA

En rapport över framgångsrikt genomfört ibruktagningsprov lämnas till FPA inom två vardagar efter ibruktagningsprovet.

Tjänsterna kan tas i användning för produktion så fort ibruktagningsprovet har genomförts framgångsrikt och man har försäkrat sig om detta med hjälp av Arkivariens användargränssnitt.

Läs mer

Sidan har uppdaterats 09.08.2021

Undersidor för delen Införande av Klientdataarkivet för socialvården