Införandet av Klientdataarkivet för socialvården kräver en hel del förberedelser från organisationens sida. Förberedelserna görs i samarbete med systemleverantören, socialvårdsorganisationens ledning, informationsförvaltningen, dataskyddsombudet, dokumentförvaltningen samt de yrkesutbildade personerna som utför klientarbete. FPA och THL stöder organisationen vid förberedelserna för införandet.
FPA och THL ansvarar för specifikationerna för Kanta-tjänsterna inom socialvården. Systemleverantörerna ansvarar för att informationssystemet är kompatibelt med Kanta.
De centrala faserna och uppgifterna under införandeprocessen finns beskrivna för såväl social- och hälsovårdsorganisationerna som IT-leverantören:
- Införandet av Klientdataarkivet för socialvården i social- och hälsovårdsorganisationer (på finska, pdf)
- Införandet av Klientdataarkivet för socialvården, för informationssystemleverantörer (på finska, pdf)
Processens längd och innehåll är beroende av organisationens utgångsläge och av hur man inom organisationen börjar utnyttja Klientdataarkivet för socialvården. En annan sak som i hög grad inverkar på processen är om tjänsten tas i bruk med ett informationssystem som redan är certifierat eller om systemet certifieras som ett led i införandeprocessen. I det senare fallet tar förberedelserna för införandet betydligt längre tid, omkring ett år. Det egentliga införandet av tjänsten är bara en del av processen, om än en viktig sådan.
När man börjar med att arkivera gamla uppgifter
Införandeprocessen och uppgifterna i samband med den är inte lika omfattande, när organisationen börjar använda Klientdataarkivet för socialvården genom att endast arkivera gamla klientuppgifter. Presentationen nedan är en sammanställning av vad som är särskilt viktigt att beakta vid arkivering av gamla uppgifter. Presentationen kompletterar flik 3 i uppgiftstabellen.
När en privat organisation ansluter sig
Uppgifterna vid införandet är annorlunda också då en privat organisation som producerar socialvårdstjänster börjar använda Klientdataarkivet för socialvården. En privat organisations införande av arkivet beskrivs i följande material, som kompletterar flik 4 i uppgiftstabellen.