Så här inför du Socialvårdens klientdatalager

Det är möjligt att använda Kanta-tjänsterna med ett certifierat system. Om ditt system inte är certifierat ska du fråga din informationssystemleverantör om anslutningsmöjligheterna. Du ser vilka system som är kompatibla med Kanta-tjänsterna i Valviras informationssystemregister för social- och hälsovården (valvira.fi).

Om du inte använder ett informationssystem som är kompatibelt med Kanta-tjänsterna, skaffa ett system som bäst tillgodoser dina behov. En tjänstetillhandahållare som är en del av en företagskedja kan ansluta sig till Kanta-tjänsterna med huvudanslutarens system. Detta kallas gemensam anslutning.

Privata tjänstetillhandahållare som producerar köpta tjänster har också möjlighet att använda Kanta-tjänsterna med hjälp av välfärdsområdets system, vilket innebär att de inte behöver något eget system. Detta kallas parallellanslutning. Diskutera i denna situation med välfärdsområdet.

Socialvårdens klientdatalager kan införas med olika informationssystemprofiler

• ett klientdatasystem som stöder funktionerna i enlighet med anslutningsskyldigheten gällande Kanta-tjänsterna i kunduppgiftslagen (rekommendation)
• ett klientdatasystem som stöder funktionerna i fas 2.

Tjänstetillhandahållaren ska avsätta tillräckligt mycket tid för att införandet ska kunna göras kontrollerat. Därför rekommenderar FPA att tjänstetillhandahållarna från och med den 1 januari 2026 gör nya införanden endast med klientdatasystem som uppfyller anslutningsskyldigheten enligt kunduppgiftslagen.

Läs mer

Införande av Socialvårdens klientdatalager förutsätter att organisationens tjänsteverksamhet, klientdatasystemet och de riksomfattande specifikationerna samordnas. Därför är det viktigt att identifiera 

• vilken socialservice som produceras och vilken serviceuppgift den hör till
• vilka nationellt specificerade socialvårdshandlingar som används i fortsättningen
• vems register uppgifterna ska föras in i (välfärdsområde eller privat tjänsteleverantör).

Om du producerar köpta tjänster är det bästa att reda ut de ovan beskrivna frågorna tillsammans med köparen av tjänsten. Till exempel välfärdsområdena måste ge anvisningar till sina privata tjänsteproducenter om registreringen av klientuppgifter. 

Dessutom måste båda parter ha tillgång till funktionen för åtkomsträtt till registret för behandling av klientuppgifter som uppkommer i samband med köpta tjänster.

Följ upp hur införandet framskrider

Vid planeringen av projektet och uppföljningen av framskridandet kan du utnyttja Tabellen för uppföljning av processen för införande (xls).

Din informationssystemleverantör stöder och ger råd vid införandet av Kanta-tjänsten, särskilt när det gäller systemrelaterade frågor, men en del systemleverantörer handleder sina kunder under hela införandet. Systemleverantören ger utbildning om användningen av systemet och ansvarar ofta för ett antal tekniska åtgärder i samband med införandet. 

FPA förvaltar anvisningarna för införande av Kanta-tjänsterna och ansvarar för frågor som gäller införandet. Dessutom ger FPA tillsammans med THL utbildning om verksamhetsmodeller och tillvägagångssätt inom Kanta-tjänsterna.

THL ansvarar för utarbetandet av verksamhetsmodeller och rutiner som styr användningen av Kanta-tjänsterna. Dessutom ger THL anvisningar om enhetliga förfaranden för dokumentering och egenkontroll inom social- och hälsovården, såsom utarbetandet av en informationssäkerhetsplan.

Du kan anmäla dig till införande vid den tidpunkt du anser lämplig.

Om du har frågor om införanden kan du skicka e-post till vår kundsupport på adressen kanta@kanta.fi.

Dessutom ordnar FPA regelbundet korta handledningstimmar där du kan ställa frågor om införande. Man behöver inte anmäla sig till handledningstimmarna på förhand.

Införandet av Kanta-tjänsterna kräver ofta en ändring av verksamhetssätten och förfarandena för dokumentation. Ta reda på personalens utbildningsbehov och se till att det finns tillräckliga personalresurser för att genomföra förändringen.

Verksamhetssätt

I Kanta-tjänsternas webbskolor kan personalen på ett flexibelt sätt studera verksamhetssätten i egen takt. Webbskolorna är gratis och man får ett intyg om att de har fullgjorts.

Dokumentation

Användningen av Kanta-tjänsterna förutsätter att klientuppgifterna dokumenteras i strukturerad form. Övergången till strukturerad dokumentation kräver planering och utbildning.

Personalen kan studera grunderna i dokumentation inom socialvården på en webbkurs producerad av projektet Kansa-koulu.

Dataskydds- och datasäkerhetspolicyn i ordning

För att du ska kunna börja använda Kanta-tjänsterna måste du eller ditt företag ha en uppdaterad och dokumenterad informationssäkerhetsplan. Utarbeta en informationssäkerhetsplan i god tid innan du ansluter dig till Kanta-tjänsterna.

Fastställande av åtkomsträttigheter för personalen

En tjänstetillhandahållare ska i sina system fastställa åtkomsträttigheter för alla sina anställda som behandlar kunduppgifter i sitt arbete. Åtkomsträttigheterna ska fastställas för varje arbetstagare så att hen endast har tillgång till de kunduppgifter som är nödvändiga för att arbetsuppgifterna ska kunna utföras.

Anskaffning av certifikatkort

Användning av Kanta-tjänsterna kräver stark elektronisk autentisering. Se till att din personal och dina samarbetspartner har de certifikatkort som behövs för att de ska kunna identifiera sig i systemen och underteckna dokument elektroniskt.

Ansökan ska göras av direktanslutare eller, när modellen för gemensam anslutning tillämpas, av huvudanslutare.

I ansökan ska du ange

• de administrativa uppgifter som behövs när tjänsten används
• de system- och gränssnittsuppgifter som du får av din systemleverantör
• er kontaktperson  
• att du godkänner tjänstebeskrivningen för Socialvårdens klientdatalager.

Dessutom ska du godkänna du de allmänna leveransvillkoren för Kanta-tjänsterna och underteckna en förbindelse om kundrelation till Kanta-tjänsterna, om det är fråga om ditt första införande av en Kanta-tjänst.

När din ansökan om att bli användare har godkänts får du ett meddelande om detta via e-post. Meddelandet innehåller också inloggningsadressen till Arkivariens användargränssnitt. Vi skickar meddelandet till den administrativa kontaktperson som du har uppgett på Extranätet och till den administrativa e-postadressen.

Du kan göra ett ibruktagningsprov så snart din ansökan har godkänts. 

Läs mer