Införandet av Klientdataarkivet för socialvården

Införandet av Klientdataarkivet för socialvården

Processen för införande av Klientdataarkivet för socialvården sker i etapper och tar cirka 6 månader beroende på tjänstetillhandahållarens utgångsläge.

Klientdataarkivet för socialvården är en tjänst där klientuppgifter från socialvården sparas. Mer information om tjänsten:

Funktioner som ska införas

Klientdataarkivet för socialvården kan införas etappvis enligt specifikationerna för fas 1 eller fas 2. Det är också möjligt att börja med att arkivera gamla uppgifter. Ju fler funktioner och ju mer innehåll arkivet har när det införs, desto större är nyttan för organisationen.

Arkivet kan tas i bruk med funktionerna enligt fas 1 fram till utgången av 2022. Därefter kan en organisation endast ansluta sig till Klientdataarkivet för socialvården med ett datasystem som också stöder arkivets nyare funktioner. Det finns ingen tidsfrist för arkivering av gamla klientuppgifter, utan sådana kan även framöver arkiveras i Klientdataarkivet.

Information om funktioner i de olika faserna:

Införandeprocessen

De tjänstetillhandahållare inom socialvården som ansluter sig för första gången till Klientdataarkivet går igenom en särskild process. Införandeprocessen är enklare om organisationen redan är användare och endast utvidgar användningen av Klientdataarkivet för socialvården med nya funktioner.

Processen för införande av Klientdataarkivet för socialvården tar vanligen cirka 6 månader. Processens längd och innehåll beror på tjänstetillhandahållarens utgångsläge och hur arkivet börjar användas inom organisationen.

Processens längd beror också i hög grad på om tjänsten tas i bruk med ett informationssystem som redan är certifierat, eller om systemet certifieras som ett led i införandeprocessen. I det senare fallet tar förberedelserna för införandet betydligt längre tid, omkring ett år.

Under processen för införandet av Klientdataarkivet för socialvården ska tjänstetillhandahållaren

  1. genomföra förberedelser
  2. anmäla sig till införandet
  3. delta i stödevenemang och sätta sig in i utbildningsmaterialet
  4. utföra de uppgifter som hör till införandeprocessen
  5. utföra åtgärder i Kanta Extranätet
  6. genomföra ibruktagningsprov
  7. börja använda tjänsten inom ett år från anmälan till införandet.

Förberedelser för införandet

Innan processen inleds ska tjänstetillhandahållare inom socialvården sätta sig in i de anvisningar som är avsedda för alla som inför Kanta-tjänster:

Tjänstetillhandahållaren ska också sätta sig in i de förberedelser och förutsättningar som särskilt gäller socialvården (bl.a. systemkrav) och som sammanställts på sidan
Förberedelser inom socialvården
.

Uppgifter vid införandet

De uppgifter som hör till processen för att införa Klientdataarkivet för socialvården beskrivs i en uppgiftstabell. På flikarna i tabellen finns information om uppgifter som ska utföras i olika situationer.

Uppgifter för offentliga organisationer

De uppgifter som en offentlig tjänstetillhandahållare inom socialvården måste utföra beskrivs på flik nummer två.

Uppgifter för privata organisationer

Andra uppgifter måste utföras om en privat tjänstetillhandahållare inom socialvården börjar använda Klientdataarkivet.

Uppgifter för organisationer som börjar med att arkivera gamla uppgifter

Processen är enklare och uppgifterna färre när en tjänstetillhandahållare börjar användningen med att endast arkivera gamla klientuppgifter i Klientdataarkivet för socialvården.

Åtgärder i Kanta Extranätet

Ett led i införandeprocessen är att godkänna tjänstebeskrivningen för Klientdataarkivet för socialvården och i fylla i en ansökan om att bli användare på Kanta Extranätet. Samtidigt uppger tjänstetillhandahållaren den administrativa och tekniska information som behövs när tjänsten ska användas.

Efter att ha godkänt tjänstebeskrivningen och skickat ansökningsinformationen till FPA får tjänstetillhandahållaren ett meddelande om att ansökan godkänts. Meddelandet innehåller också adressen till Arkivariens användargränssnitt. Efter att ha fått meddelandet om att ansökan godkänts kan tjänstetillhandahållaren genomföra ett ibruktagningsprov.

Ibruktagningsprov

Innan Klientdataarkivet för socialvården tas i användning ska ett ibruktagningsprov genomföras. Tjänstetillhandahållaren kommer överens om ibruktagningsprovet med sin systemleverantör och andra deltagare (den person som ska utföra provet, applikations- och datakommunikationssupporten, den person som har behörigheten Kanta-arkivarie).

Ibruktagningsprovet utförs planerat, genom att utföra ett testfall enligt anvisning vid en på förhand överenskommen tidpunkt.

Ibruktagningsprovet utförs med ett certifierat system i produktionsmiljön för tjänsten Klientdataarkivet för socialvården. FPA skickar de testpersonbeteckningar som behövs vid ibruktagningsprovet till systemleverantören, som distribuerar dem till sina kunder.

Den person som har behörigheten Kanta-arkivarie kontrollerar att

  • alla handlingar som gäller testfallet har arkiverats i Klientdataarkivet för socialvården och i den personuppgiftsansvariges register
  • uppgifterna i de handlingar som lagrats i tjänsten motsvarar uppgifterna i det system som behandlar klientuppgifter.

Tjänsten kan börja användas genast när ibruktagningsprovet genomförts framgångsrikt och organisationen har försäkrat sig om detta med hjälp av Arkivariens gränssnitt.

Rapportering till FPA om ibruktagningsprovet

Tjänstetillhandahållaren skickar en rapport om det framgångsrika ibruktagningsprovet till FPA inom två vardagar.

Läs mer om införandeprocess

Anvisningar

Sidan har uppdaterats 16.05.2022

Undersidor för delen Införande av Klientdataarkivet för socialvården