Införandet av Klientdataarkivet för socialvården

Införandet av Klientdataarkivet för socialvården

Processen för införande av Klientdataarkivet för socialvården sker i etapper och tar cirka 6 månader beroende på tjänstetillhandahållarens utgångsläge.

Klientdataarkivet för socialvården är en tjänst där klientuppgifter från socialvården sparas. Mer information om tjänsten:

Krav på klientdatasystemen

Innan tjänsten införs säkerställer tjänstetillhandahållaren att det klientdatasystem som används är kompatibelt med Kanta.

Klientdataarkivet för socialvården kan införas stegvis med olika informationssystemprofiler. Användningen kan inledas  

  • med ett klientdatasystem som stöder funktionerna i fas 2
  • med ett klientdatasystem som stöder funktionerna enligt kunduppgiftslagens Kanta-anslutningsskyldighet.

Arkivet kan införas med ett informationssystem enligt fas 2 fram till den 31 augusti 2024. Därefter kan man ansluta sig till arkivet endast med ett datasystem som uppfyller kraven gällande anslutningsskyldigheten enligt kunduppgiftslagen.

Införandeprocessen

Införandeprocessen gäller de tillhandahållare av socialvårdstjänster som för första gången ansluter sig som användare av Klientdataarkivet för socialvården. Införandeprocessen är enklare om organisationen redan är användare och endast utvidgar användningen av Klientdataarkivet för socialvården med nya funktioner.

Processen för införande av Klientdataarkivet för socialvården tar vanligen cirka 6 månader. Längden och innehållet påverkas av tjänstetillhandahållarens utgångssituation och i vilken omfattning tjänstetillhandahållaren börjar utnyttja arkivet.

Processens längd beror också i hög grad på om tjänsten tas i bruk med ett informationssystem som redan är certifierat, eller om systemet certifieras som ett led i införandeprocessen. I det senare fallet tar förberedelserna för införandet betydligt längre tid, omkring ett år.

Under processen för införandet av Klientdataarkivet för socialvården ska tjänstetillhandahållaren

  1. genomföra förberedelser
  2. anmäla sig till införandet
  3. delta i stödevenemang och sätta sig in i utbildningsmaterialet
  4. utföra de uppgifter som hör till införandeprocessen
  5. utföra åtgärder i Kanta Extranätet
  6. genomföra ibruktagningsprov
  7. börja använda tjänsten inom ett år från anmälan till införandet.

Förberedelser för införandet

Innan processen inleds ska tjänstetillhandahållare inom socialvården sätta sig in i de anvisningar som är avsedda för alla som inför Kanta-tjänster:

Tjänstetillhandahållaren ska också sätta sig in i de förberedelser och förutsättningar som särskilt gäller socialvården (bl.a. systemkrav) och som sammanställts på sidan
Förberedelser inom socialvården
.

Uppgifter vid införandet

De uppgifter som hör till processen för att införa Klientdataarkivet för socialvården beskrivs i en uppgiftstabell.

Tabellen hjälper till att gestalta de uppgifter som ingår i olika införandesituationer:

Åtgärder i Kanta Extranätet

Ett led i införandeprocessen är att godkänna tjänstebeskrivningen för Klientdataarkivet för socialvården och i fylla i en ansökan om att bli användare på Kanta Extranätet. Samtidigt uppger tjänstetillhandahållaren den administrativa och tekniska information som behövs när tjänsten ska användas.

Efter att ha godkänt tjänstebeskrivningen och skickat ansökningsinformationen till FPA får tjänstetillhandahållaren ett meddelande om att ansökan godkänts. Meddelandet innehåller också adressen till Arkivariens användargränssnitt. Efter att ha fått meddelandet om att ansökan godkänts kan tjänstetillhandahållaren genomföra ett ibruktagningsprov.

Ibruktagningsprov

Innan Klientdataarkivet för socialvården tas i användning ska ett ibruktagningsprov genomföras. I provet görs ett testfall enligt anvisningen vid en på förhand överenskommen tidpunkt.

Tjänstetillhandahållaren kommer överens om ibruktagningsprovet med sin systemleverantör och andra deltagare (den person som ska utföra provet, applikations- och datakommunikationssupporten, Kanta-arkivarien)

Ibruktagningsprovet utförs med ett certifierat system i produktionsmiljön för tjänsten Klientdataarkivet för socialvården. FPA skickar de testpersonbeteckningar som behövs vid ibruktagningsprovet till systemleverantören, som distribuerar dem till sina kunder.

Den person som har behörigheten Kanta-arkivarie kontrollerar att

  • alla handlingar som gäller testfallet har arkiverats i Klientdataarkivet för socialvården och i den personuppgiftsansvariges register
  • uppgifterna i de handlingar som lagrats i tjänsten motsvarar uppgifterna i det system som behandlar klientuppgifter.

Tjänsten kan börja användas genast när ibruktagningsprovet genomförts framgångsrikt och organisationen har försäkrat sig om detta med hjälp av Arkivariens gränssnitt.

Rapportering till FPA om ibruktagningsprovet

Tjänstetillhandahållaren skickar en rapport om det framgångsrika ibruktagningsprovet till FPA inom två vardagar.

Läs mer om införandeprocess

Anvisningar

Sidan har uppdaterats 9.1.2023

Undersidor för delen Införande av Klientdataarkivet för socialvården