Näin otat Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöön

Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto etenee vaiheittain ja kestää noin 6 kuukautta palvelunantajan lähtötilanteesta riippuen.

Ennen palvelun käyttöönottoa

Varmista ensin tietojärjestelmätoimittajaltasi, että käyttämäsi asiakastietojärjestelmä on yhteensopiva Sosiaalihuollon asiakastietovarannon kanssa. Kantaan voi liittyä eri tavoin ja liittymisen tapa voi vaikuttaa järjestelmän valintaan.

Kantaa on mahdollista käyttää sertifioidulla järjestelmällä. Jos käyttämääsi järjestelmää ei ole sertifioitu, tiedustele liittymismahdollisuuksia tietojärjestelmätoimittajaltasi. Näet Kannan kanssa yhteensopivat järjestelmät Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmärekisteristä (valvira.fi).

Jos käytössäsi ei ole Kannan kanssa yhteensopivaa tietojärjestelmää, hanki järjestelmä, joka palvelee tarpeitasi parhaiten. Jos palvelunantaja toimii osana yritysketjua, se voi liittyä Kantaan pääliittyjän järjestelmällä. Tätä kutsutaan yhteisliittymiseksi.

Ostopalveluja tuottavien yksityisten palvelunantajien on myös mahdollista käyttää Kanta-palveluja hyvinvointialueen järjestelmällä, jolloin omaa järjestelmää ei tarvita. Tätä kutsutaan rinnakkaisliittymiseksi. Keskustele tässä tilanteessa hyvinvointialueen kanssa.

Lue lisää eri liittymismalleista

Käyttämäsi asiakastietojärjestelmän täytyy tukea Kanta-palveluihin liittymisvelvoitteen mukaisia toiminnallisuuksia.

Sosiaalihuollon asiakastietovarannon voi ottaa käyttöön eri tietojärjestelmäprofiileilla: 

  • asiakastietojärjestelmällä, joka tukee asiakastietolain Kanta-palveluihin liittymisvelvoitteen mukaisia toiminnallisuuksia (suositus)
  • asiakastietojärjestelmällä, joka tukee 2. vaiheen toiminnallisuuksia.

Palvelunantajan täytyy varata riittävästi aikaa, jotta käyttöönoton voi tehdä hallitusti. Tämän vuoksi Kela suosittelee, että palvelunantajat tekevät uudet käyttöönotot ainoastaan asiakastietolain liittymisvelvoitteen täyttävällä asiakastietojärjestelmällä 1.1.2026 alkaen.

Lue lisää

Sosiaalihuollon tietojärjestelmäprofiilit (yhteistyotilat.fi)Käyttöönoton vaiheistus sosiaalihuollossa (yhteistyotilat.fi)

Organisaatiossa täytyy tunnistaa palvelutoiminnassa syntyvät erilaiset asiakastiedot ja niiden rekisterinpitäjät.

Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto edellyttää, että organisaation palvelutoiminta, asiakastietojärjestelmä ja valtakunnalliset määritykset sovitetaan yhteen. Tämän vuoksi on tärkeää tunnistaa 

  • mitä sosiaalipalveluja tuotetaan ja mihin palvelutehtävään ne kuuluvat
  • mitä valtakunnallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon asiakirjoja jatkossa käytetään
  • kenen rekisteriin tiedot täytyy tallentaa (hyvinvointialue vai yksityinen palvelunantaja).

Jos tuotat ostopalveluja, kannattaa edellä kuvattuja asioita selvittää yhdessä palvelun ostajan kanssa. Esimerkiksi hyvinvointialueiden täytyy ohjeistaa yksityisiä palveluntuottajiaan asiakastietojen kirjaamisessa. 

Lisäksi ostopalveluissa syntyvien asiakastietojen käsittelyä varten täytyy molemmilla osapuolilla olla käytössään rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuus.

Opas sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimivaan yhteistyöhön: hyvinvointialueet ja palveluntuottajat kumppaneina (yhteistyotilat.fi)Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus

Seuraa käyttöönoton etenemistä

Voit hyödyntää projektin suunnittelussa ja etenemisen seurannassa Käyttöönottoprosessin seurantataulukkoa (xls).

Yrityksesi tietojen täytyy olla ajan tasalla SOTE-organisaatiorekisterissä, jotta voit liittyä Kanta-palveluihin.

Tarkasta hyvissä ajoin ennen palvelun käyttöönoton aloitusta, että tiedot ovat ajan tasalla THL:n SOTE-organisaatiorekisterissä. 

SOTE-organisaatiorekisterin tiedot perustuvat Valviran ja aluehallintovirastojen yhteisen Soteri-rekisterin tietoihin. Jos tiedoissa on korjattavaa, lue ohjeet niiden korjaamiseen Valviran sivuilta. 

SOTE-organisaatiorekisteri (thl.fi)SOTE-organisaatiorekisteri koodistopalvelussa (koodistopalvelu.kanta.fi)Valviran palveluntuottajarekisteri Soteri (valvira.fi)

Palvelun käyttöönotto

Saat tukea tietojärjestelmätoimittajaltasi, Kelan Kanta-palveluista ja THL:lta.

Tietojärjestelmätoimittajasi tukee ja neuvoo Kanta-palvelun käyttöönotossa erityisesti järjestelmään liittyvissä asioissa, mutta osa järjestelmätoimittajista ohjaa asiakkaitaan koko käyttöönoton ajan. Järjestelmätoimittaja kouluttaa järjestelmän käytöstä ja vastaa usein monista käyttöönottoon liittyvistä teknisistä toimenpiteistä. 

Kela ylläpitää Kanta-palvelujen käyttöönoton ohjeita ja vastaa käyttöönottoon liittyviin kysymyksiin. Lisäksi Kela kouluttaa Kanta-palvelujen toimintamalleista ja -tavoista yhdessä THL:n kanssa.

THL vastaa Kanta-palvelujen käyttöä ohjaavien toimintamallien ja -tapojen laatimisesta. Lisäksi THL ohjeistaa yhtenäisistä kirjaamisen käytännöistä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon omavalvonnasta, kuten tietoturvasuunnitelman laatimisesta.

Ilmoittaudu käyttöönottoon, kun olet ottamassa käyttöön Sosiaalihuollon asiakastietovarantoa. Näin Kela voi tukea ja ohjata sinua käyttöönoton aikana.

Voit ilmoittautua käyttöönottoon sopivaksi katsomanasi ajankohtana. 

Ilmoittautuminen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoon (lyyti.fi)

Saat tukea palvelun käyttöönottoon asiakastuestamme ja ohjaustunneilta.

Jos sinulla on kysyttävää käyttöönotoista, voit lähettää sähköpostia asiakastukeemme osoitteeseen kanta@kanta.fi.

Lisäksi Kela järjestää säännöllisesti lyhyitä ohjaustunteja, joille voit tulla esittämään käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä. Ohjaustunneille ei tarvitse ilmoittautua etukäteen.

Käyttöönottojen ohjaustunnit

Huolehdi hyvissä ajoin ennen palvelun käytön aloitusta, että henkilöstö saa koulutusta Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käytöstä ja rakenteisesta kirjaamisesta.

Kannan käyttöönotto vaatii usein toimintatapojen ja kirjaamisen käytänteiden muutosta. Selvitä henkilöstön koulutustarve ja varmista riittävät henkilöstöresurssit muutoksen toteuttamiseen.

Toimintatavat

Kanta-palvelujen verkkokouluissa henkilöstö voi opiskella toimintatapoja joustavasti omassa tahdissaan. Verkkokoulut ovat ilmaisia, ja niiden käymisestä saa todistuksen.

Kanta-verkkokoulu: Sosiaalihuollon asiakastietovarannon toimintatavatKanta-verkkokoulu: Alaikäinen asiakkaana sosiaali- ja terveydenhuollossaKanta-verkkokoulu: Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen luovuttaminen

Kirjaaminen

Kanta-palvelujen käyttö edellyttää, että asiakastiedot kirjataan rakenteisessa muodossa. Rakenteiseen kirjaamiseen siirtyminen edellyttää suunnittelua ja koulutusta. 

Lue lisää rakenteisen kirjaamisen tuesta (thl.fi)

Henkilöstö voi opiskella sosiaalihuollon kirjaamisen perusteet Kansa-koulu -hankkeen tuottamalla verkkokurssilla. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi (eoppiva.fi) 

Huolehdi, että tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt ovat kunnossa ja että henkilöstöllä on käyttöoikeudet. Lisäksi henkilöstöllä täytyy olla palvelun käyttöön tarvittavat toimikortit.

Tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt kuntoon

Jotta voit aloittaa Kanta-palvelujen käytön, sinulla tai yritykselläsi täytyy olla ajantasainen ja dokumentoitu tietoturvasuunnitelma. Laadi tietoturvasuunnitelma hyvissä ajoin ennen Kanta-palvelujen käyttäjäksi liittymistä.

Lue lisää tietoturvasuunnitelmasta

Käyttöoikeuksien määrittely henkilöstölle

Palvelunantajan täytyy määritellä järjestelmiinsä käyttöoikeudet kaikille niille työntekijöilleen, jotka käsittelevät työssään asiakastietoja. Käyttöoikeudet täytyy määritellä kullekin työntekijälle siten, että hänellä on pääsy vain niihin asiakastietoihin, jotka ovat välttämättömiä työtehtävien suorittamiseksi.

Käyttöoikeusasetuksen soveltamisohje (yhteistyotilat.fi)

Toimikorttien hankinta

Kanta-palvelujen käyttö edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista. Varmista, että henkilöstölläsi ja yhteistyökumppaneillasi on tarvittavat toimikortit, joilla he tunnistautuvat järjestelmiin ja allekirjoittavat asiakirjat sähköisesti.

Lue lisää toimikorteista

Tee hakemus Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttäjäksi Kanta Ekstranetissä viimeistään kaksi viikkoa ennen suunniteltua käyttöönottokoetta.

Hakemuksen tekevät suoraliittyjät tai yhteisliittymismallin pääliittyjät.

Hakemuksessa

  • ilmoitat palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset tiedot
  • ilmoitat järjestelmän ja liityntäpisteen tiedot, jotka saat järjestelmätoimittajaltasi
  • ilmoitat yhteyshenkilönne  
  • hyväksyt Sosiaalihuollon asiakastietovarannon palvelukuvauksen.

Lisäksi hyväksyt Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot ja allekirjoitat sitoumuksen Kanta-palvelujen asiakkuuteen, jos kyseessä on ensimmäinen Kanta-palvelun käyttöönottosi.

Kun hakemuksesi palvelun käyttäjäksi on hyväksytty, saat siitä ilmoituksen sähköpostitse. Ilmoitus sisältää myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän kirjautumisosoitteen. Lähetämme ilmoituksen Ekstranetissä ilmoittamallesi hallinnolliselle yhteyshenkilölle ja hallinnolliseen sähköpostiosoitteeseen.

Voit tehdä käyttöönottokokeen heti, kun hakemuksesi on hyväksytty. 

Ohje asiointiin Kanta Ekstranetissä (pdf)Sosiaalihuollon asiakastietovarannon palvelukuvaus (pdf)Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot (pdf)Sitoumus Kanta-palvelujen asiakkuuteen (pdf)

Lue lisää

Kanta-palvelujen asiakkuusArkistonhoitajan käyttöliittymä

Tee käyttöönottokoe yhdessä tietojärjestelmätoimittajasi kanssa ennen kuin aloitat palvelun käytön. Lähetä raportti onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelaan.

Käyttöönottokokeella varmistetaan, että tiedot arkistoituvat oikein Kanta-palveluihin. Kokeessa tehdään ohjeen mukainen testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana. 

Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottokokeen ohje ja testitapaus (pdf)

Sovi käyttöönottokokeesta järjestelmätoimittajasi ja käyttöönottoon osallistuvan henkilöstön sekä yhteistyökumppanien kanssa (esimerkiksi kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki sekä Kanta-arkistonhoitajana toimiva henkilö).

Käyttöönottokoe tehdään sertifioidulla järjestelmällä palvelun tuotantoympäristössä.

Käyttöönottokokeessa saa käyttää vain Kelalta saatuja virallisia 900-sarjan testihenkilötunnuksia. Kela lähettää testihenkilötunnukset tietojärjestelmätoimittajallesi, joka jakaa ne muille kokeeseen osallistuville.

Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö varmistaa Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla, että

  • kaikki testitapauksen asiakirjat ovat arkistoituneet Kantaan ja rekisterinpitäjän rekisteriin
  • Kantaan tallennettujen asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojärjestelmän tietoja.

Jos aloitat myös rekisterinkäyttöoikeuden käytön 

Jos ostat ulkopuolisen tuottamia sosiaalipalveluja tai toimit palveluntuottajana, täytyy sinun tarvittaessa tehdä myös erillinen rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuuden käyttöönottokoe.

Laajan rekisterinkäyttöoikeuden käytön aloittavat turvakodit tekevät käyttöönottokokeen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon ohjeen mukaisesti.

Lue lisää rekisterinkäyttöoikeudesta

Raportoi käyttöönottokokeesta Kelalle

Lähetä raportti onnistuneesta käyttöönottokokeesta sähköpostitse osoitteeseen kanta@kanta.fi viimeistään kaksi arkipäivää kokeen jälkeen.

Käyttöönottokokeen raportti (pdf)

Palvelun käyttöönoton jälkeen

Voit aloittaa palvelun käytön heti onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen. Saat tukea myös asiakkuuden aikana.

Kanta.fin Asiakkuus ja tuki -sivuilta löydät ohjeet mm. häiriötilanteissa ja organisaation muutostilanteissa toimimiseen. Ohjeet ja toimintamallit -sivuilla on hyödyllistä tietoa Kanta-palvelujen käytöstä sote-ammattilaisille.

Asiakkuus ja tukiOhjeet ja toimintamallitToiminta häiriötilanteissa