Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessi etenee vaiheittain ja kestää noin 6 kuukautta organisaation lähtötilanteesta riippuen.

Käyttöönotolla tarkoitetaan kaikkia niitä toimia, joita sote-organisaatiolta edellytetään, jotta se voi aloittaa uuden Kanta-palvelun käytön. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto on prosessi, joka vaatii suunnittelua ja valmistelua. Organisaatioiden on varattava käyttöönottoon riittävästi aikaa ja resursseja.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotot on tähän saakka toteutettu käyttöönottojen aalloissa, joiden aikana voidaan ottaa vaiheistetusti käyttöön 1. ja 2. vaiheen määritysten mukaisia ominaisuuksia. Jatkossa myös sosiaalihuollon puolella aletaan puhua jaksoista, mutta vaiheistettu käyttöönottomalli säilyy muuten ennallaan.

Palvelun käyttöönotto 1. vaiheen tietojärjestelmällä ei ole enää mahdollista vuonna 2022

Käyttöönottojaksosta 1/2022 eteenpäin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston voi ottaa käyttöön ainoastaan 2. vaiheen sertifioidulla tietojärjestelmällä.

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen määrittelyistä vastaavat Kela ja THL. Sote-organisaatio vastaa palvelun käyttöönotosta ja käyttöönottoprosessin toteuttamisesta. Tietojärjestelmätoimittajat vastaavat siitä, että tietojärjestelmät ovat Kanta-yhteensopivia.

Valmistelevat tehtävät

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää organisaatiolta ja tietojärjestelmätoimittajalta useiden valmistelevien tehtävien toteuttamista. 

Valmistelevat tehtävät -sivulle on koottu kaikille Kanta-palveluja käyttöönottaville sote-toimijoille tarkoitettua materiaalia. 

Erityisesti sosiaalihuoltoa koskevat valmistelevat tehtävät ja käyttöönoton edellytykset on kuvattu 

Käyttöönottoprosessin vaiheet

Käyttöönottoprosessin keskeiset vaiheet ja tehtävät sote-organisaatioille on koottu esitykseen

Käyttöönottoprosessin kestoon ja sisältöön vaikuttavat organisaation lähtötilanne ja se, miten organisaatiossa aletaan hyödyntää Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa. Prosessiin vaikuttaa keskeisesti myös se, otetaanko palvelu käyttöön jo sertifioidulla tietojärjestelmällä vai sertifioidaanko järjestelmä osana käyttöönottoprosessia. Jälkimmäisessä tapauksessa aikaa käyttöönottoon valmistautumiseen kuluu huomattavasti enemmän, noin vuosi. Varsinainen palvelun käyttöönotto on vain yksi, joskin tärkeä osa prosessia.

Tehtävätaulukko projektinhallinnan tukena

Käyttöönoton tehtävät sote-organisaatioille on kuvattu myös tehtävätaulukoihin. Taulukon neljä välilehteä kuvaavat tarpeelliset tehtävät erilaisissa käyttöönottotilanteissa. Käyttöönottotilanteet on kuvattu taulukoiden ohje-välilehdellä. Taulukkoa kannattaa organisaatiossa hyödyntää käyttöönottoprosessin suunnittelussa. Taulukko on muokattavissa ja sitä voidaan organisaatiossa käyttää projektinhallinnan välineenä.

Käyttöönotettavat toiminnallisuudet

Käyttöönotot tapahtuvat vaiheistetusti. Käyttöönottojaksoilla 1–3/2021 (vastaavat käyttöönoton aaltoja 8–10) käyttöönoton voi toteuttaa 1. vaiheen tai 2. vaiheen määritysten mukaisesti. Myös vanhojen tietojen arkistointi on mahdollista.

Käyttöönotto 1. vaiheen mukaisesti edellyttää, että organisaatiolla on käytössään ennen elokuuta 2019 sertifioitu järjestelmä. 2. vaiheen toiminnallisuuksia on mahdollista ottaa käyttöön osittain. 

Tietoa eri vaiheiden toiminnallisuuksista löydät 

Ensimmäinen käyttöönotto vai laajennus?

Käyttöönottoprosessin käyvät läpi ne sosiaalihuollon toimijat, jotka liittyvät uusiksi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi.

Käytön laajentamisesta on kyse, kun sote-organisaatio lisää jo tuotantokäytössä olevaan Kanta-palveluun uusia alipalveluja tai toiminnallisuuksia. Laajennettavan palvelun on oltava jo käytössä sote-organisaatiolla. Esimerkiksi sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö voidaan aloittaa vanhojen asiakasasiakirjojen arkistoinnilla ja laajentaa arkistointi sen jälkeen 1. vaiheen toiminnallisuuksiin liittyviin uusiin asiakasasiakirjoihin.

Vanhojen tietojen arkistoinnilla aloittavat

Käyttöönottoprosessi on kevyempi ja käyttöönoton tehtävät vähäisemmät, kun organisaatio aloittaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön arkistoimalla ainoastaan vanhoja asiakastietoa. Vanhojen tietojen arkistoinnissa erityisesti huomioitavat seikat on koottu esitykseen 

Esitys täydentää käyttöönottojen tehtävätaulukon (xls) välilehteä 3, jolla on kuvattu vanhojen asiakastietojen arkistoinnilla aloittavan käyttöönottotapaus.

Liittyjänä yksityinen organisaatio

Käyttöönoton tehtävät ovat omanlaisiaan myös silloin, kun yksityinen sosiaalihuollon palveluja tuottava organisaatio aloittaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön. Yksityisen organisaation käyttöönottoa on kuvattu materiaalissa 

Materiaali täydentää käyttöönottojen tehtävätaulukon (xls) välilehteä 4, jolla on kuvattu yksityisen palveluntuottajan käyttöönottotapaus.

Käyttöönoton tuki

Kela ja THL tukevat organisaatioiden käyttöönottoja. Organisaatio ​​​​​​ilmoittautuu ensin valitsemalleen käyttöönottojaksolle (entiset käyttöönottojen aallot), minkä jälkeen se voi osallistua valmistelutilaisuuksiin ja toimintatapakoulutuksiin. Jaksokohtaisesti järjestettävissä valmistelutilaisuuksissa käydään läpi käyttöönottoprosessi ja keskeiset käyttöönoton edellyttämät tehtävät. 

Niin ikään jaksokohtaisesti järjestettävistä toimintatapakoulutuksissa käydään läpi käyttöönoton ja käytön kannalta keskeisiä määrittelyjä sekä niiden vaikutuksia sosiaalihuollon organisaatioiden toimintaan. Organisaatioiden Kanta-arkistonhoitajille järjestetään myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän koulutuksia. 

Käyttöönottojen tukimateriaalia ja keskeistä ohjeistusta on koottu myös Kanta-palvelujen käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille (yhteistyotilat.fi)

Järjestelmätoimittaja tukee käyttöönotossa

Tietojärjestelmätoimittajan tärkeä tehtävä on omalta osaltaan tukea asiakkaitaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa heidän tarpeidensa mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi järjestelmän tai sen uusia ominaisuuksia koskevan koulutuksen tai vaikkapa tehostetun asiakastuen järjestämistä käyttöönoton tueksi. 

Toimet Kanta Ekstranetissä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää voimassaolevaa Kanta-palvelujen asiakkuutta. 

Palvelun käyttöönottoa varten asiakkaan on hyväksyttävä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston palvelukuvaus sekä täytettävä hakemus palvelun käyttäjäksi. Samalla ilmoitetaan palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot Kanta Ekstranetissä.

Kanta-palvelujen asiakkaat hallinnoivat Kanta Ekstranetissä myös asiakkuuteen ja palvelun käyttöönottoon liittyviä teknisiä tietoja.

Käyttöönottokoe

Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tuotantokäytön aloittamista tehdään käyttöönottokoe. Sillä varmistetaan, että asiakkaan tietojärjestelmä on valmis palvelun tuotantokäyttöön.

Käyttöönottokokeen suorittaminen edellyttää, että

  • Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston palvelukuvaus on hyväksytty ja palvelun käyttöönotossa tarvittavat tiedot on toimitettu Kelaan
  • käyttöönottokokeesta on sovittu järjestelmätoimittajan kanssa
  • käyttöönottokokeesta on sovittu tarvittavien henkilöstöresurssien ja yhteistyökumppanien (kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki, Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö) kanssa.

Käyttöönottokoe suoritetaan suunnitelmallisesti eli tekemällä ohjeen mukainen testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana.

Käyttöönottokoe tehdään sertifioidulla järjestelmällä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun tuotantoympäristössä. Käyttöönottokokeessa tarvitaan Kelan myöntämät testihenkilötunnukset, jotka ovat Kelassa palvelujen yhteisessä käytössä. Kela toimittaa tunnukset tietojärjestelmätoimittajalle, joka huolehtii niiden jakelusta asiakkailleen. 

Tietojärjestelmätoimittajan kannattaa pitää kirjaa siitä, 

  • mitä testihenkilötunnuksia on kunkin asiakkaansa käyttöön antanut  
  • minkä palvelun testaamista varten tunnukset ovat. 

Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö varmistaa, että kaikki testitapauksen asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja rekisterinpitäjän rekisteriin. Lisäksi hän tarkistaa, että palveluun tallennettujen asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietoja käsittelevän järjestelmän tietoja.

Onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelaan

Onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelaan kahden arkipäivän sisällä käyttöönottokokeesta.

Palvelujen tuotantokäyttö voidaan aloittaa heti, kun käyttöönottokoe on saatu suoritettua onnistuneesti ja tästä on varmistuttu Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla.

Lue lisää

Sivua päivitetty 30.03.2021

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto -osion alasivut