Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on palvelu, jonne tallennetaan sosiaalihuollossa syntyviä asiakastietoja. Lisätietoja palvelusta:

• Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Vaatimukset asiakastietojärjestelmälle

Ennen käyttöönottoa palvelunantaja varmistaa, että sen käytössä oleva asiakastietojärjestelmä on yhteensopiva Kannan kanssa.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston voi ottaa käyttöön vaiheistetusti eri tietojärjestelmäprofiileilla. Käytön voi aloittaa  

• asiakastietojärjestelmällä, joka tukee 2. vaiheen toiminnallisuuksia tai
• asiakastietojärjestelmällä, joka tukee asiakastietolain Kanta-liittymisvelvoitteen mukaisia toiminnallisuuksia.

Arkiston voi ottaa käyttöön 2. vaiheen mukaisella tietojärjestelmällä 31.8.2024 asti. Siitä eteenpäin arkistoon voi liittyä ainoastaan tietojärjestelmällä, joka täyttää asiakastietolain liittymisvelvoitteen vaatimukset.

• Tietojärjestelmien rekisteristä näet Kanta-yhteensopivat asiakastietojärjestelmät (valvira.fi)
• Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston yhteistestauksen tilanne
• Kanta-palvelujen käsikirjassa lisätietoa:
  • Sosiaalihuollon tietojärjestelmäprofiileista (yhteistyötilat.fi)
  • Käyttöönoton vaiheistuksesta sosiaalihuollossa (yhteistyotilat.fi)

Käyttöönottoprosessi

Käyttöönottoprosessi koskee niitä sosiaalihuollon palvelunantajia, jotka liittyvät ensimmäistä kertaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi. Prosessi on kevyempi, jos kyseessä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön laajennus.

Käyttöönottoprosessi kestää yleensä noin 6 kuukautta. Kestoon ja sisältöön vaikuttavat palvelunantajan lähtötilanne ja se, missä laajuudessa palvelunantaja alkaa hyödyntää arkistoa.

Lisäksi kesto riippuu siitä, otetaanko palvelu käyttöön jo sertifioidulla tietojärjestelmällä vai sertifioidaanko järjestelmä osana käyttöönottoprosessia. Jos järjestelmä pitää sertifioida, kestävät valmistelut noin vuoden.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessin aikana palvelunantaja

1. suorittaa valmistelevat tehtävät
2. ilmoittautuu käyttöönottoon
3. osallistuu käyttöönoton tukitilaisuuksiin ja tutustuu koulutusmateriaaleihin
4. suorittaa käyttöönottoprosessiin kuuluvat tehtävät
5. tekee hallinnolliset toimenpiteet Kanta Ekstranetissä
6. tekee käyttöönottokokeen
7. aloittaa palvelun käytön vuoden sisällä käyttöönottoon ilmoittautumisesta.

Valmistaudu käyttöönottoon

Ennen käyttöönottoprosessin aloitusta sosiaalihuollon palvelunantaja tutustuu kaikille Kanta-palvelujen käyttöönottajille tarkoitettuihin ohjeisiin

• kansallisista toimintatavoista ja asiakastietojen kirjaamisesta
• valmistelevista tehtävistä ennen käyttöönottoa.

Lisäksi palvelunantaja tutustuu erityisesti sosiaalihuoltoa koskeviin valmisteleviin tehtäviin.

Käyttöönoton tehtävät

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessiin kuuluvat tehtävät on kuvattu tehtävätaulukossa.

• Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton tehtävätaulukko (xls)

Taulukko auttaa hahmottamaan tehtävät, joita eri käyttöönottotilanteisiin kuuluu:

• Julkisen sosiaalihuollon palvelunantajalta vaaditut käyttöönoton tehtävät on kuvattu tehtävätaulukon välilehdellä kaksi.
• Yksityisen sosiaalihuollon palveluntuottajan käyttöönoton tehtävät on kuvattu tehtävätaulukon välilehdellä neljä. Hyödyllistä tietoa on myös esityksessä Miten yksityisenä palveluntuottajana liityn Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi (pdf).
• Vanhojen asiakastietojen arkistoinnilla aloittavien käyttöönoton tehtävät on kuvattu tehtävätaulukon välilehdellä kolme. Lisäksi erityisesti huomioitavat seikat on koottu esitykseen Vanha asiakastieto sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (pdf).

Toimet Kanta Ekstranetissä

Osana palvelun käyttöönottoprosessia asiakas hyväksyy Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston palvelukuvauksen ja täyttää hakemuksen palvelun käyttäjäksi Kanta Ekstranetissä. Samalla palvelunantaja ilmoittaa palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot.

• Sosiaalihuollon asiakastiedon palvelukuvaus (pdf)

Kun palvelunantaja on hyväksynyt palvelukuvauksen ja toimittanut hakemukseen tarvittavat tiedot Kelaan, saa palvelunantaja viestin hakemuksen hyväksymisestä. Viesti sisältää myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän osoitteen. Saatuaan viestin hakemuksen hyväksymisestä palvelunantaja voi suorittaa käyttöönottokokeen.

Käyttöönottokoe

Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön aloittamista tehdään käyttöönottokoe. Kokeessa tehdään ohjeen mukainen testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana. Palvelunantaja sopii käyttöönottokokeesta järjestelmätoimittajansa ja muiden kokeeseen osallistuvien henkilöiden kanssa (kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki, Kanta-arkistonhoitajana toimiva henkilö).

• Käyttöönottokokeen ohje ja testitapaus (pdf) 

Käyttöönottokoe tehdään sertifioidulla järjestelmällä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palvelun tuotantoympäristössä. Kela toimittaa kokeessa tarvittavat testihenkilötunnukset tietojärjestelmätoimittajalle, joka huolehtii niiden jakelusta asiakkailleen.

Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö varmistaa, että

• kaikki testitapauksen asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja rekisterinpitäjän rekisteriin.
• arkistoon tallennettujen asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojärjestelmän tietoja.

Palvelun käyttö voidaan aloittaa heti, kun käyttöönottokoe on suoritettu onnistuneesti ja tästä on varmistuttu Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla.

Käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelalle

Palvelunantaja lähettää onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportin Kelalle kahden arkipäivän sisällä käyttöönottokokeesta.

• Käyttöönottokokeen raportti (pdf)