Terveydenhuollon palvelunantaja voi siirtää Potilastietovarantoon myös niin sanotut vanhat potilastiedot, jotka on tallennettu terveydenhuollon järjestelmiin ennen Potilastietovarannon käyttöönottoa. Myös käyttöönoton jälkeen syntyviä potilastietoja voidaan tallentaa vanhoina tietoina, jos niitä ei ole aiemmin tallennettu Potilastietovarantoon.
Potilastietovarantoon ei voi tallentaa hallinnollisia asiakirjoja tai potilashallinnollisen rekisterin tietoa.
Vanhojen potilastietojen käyttö
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen voi hyödyntää vanhoja potilastietoja asiakastyössä järjestelmätoimittajan tarjoaman vanhojen tietojen katselimen avulla. Lisäksi Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö näkee vanhat potilastiedot Arkistonhoitajan käyttöliittymällä. Hän voi esimerkiksi tarkistaa ovatko tiedot arkistoituneet ja tarvittaessa mitätöidä vanhoja asiakirjoja.
Vanhoja potilastietoja ei voi luovuttaa Kannan kautta toiselle sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajalle, sillä vanhat tiedot ovat vain rekisterinpitäjän käytettävissä. Vanhoja tietoja on kuitenkin mahdollista luovuttaa muulla tavoin, esimerkiksi paperisina asiakirjoina, asiakkaan luovutuslupa ja kiellot huomioiden.
Vanhoina tietoina tallennetut potilastiedot eivät näy asiakkaalle OmaKannassa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus pyytää häntä koskevat potilastiedot terveydenhuollosta.
Näin aloitat vanhojen potilastietojen arkistoinnin
Voit ottaa Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelun käyttöön sen jälkeen, kun organisaatiosi on liittynyt Potilastietovarannon käyttäjäksi.
Tutustu ensin koulutusmateriaaliin vanhojen potilastietojen arkistoinnista ja sovi sen jälkeen arkistointiprojektin aloittamisesta järjestelmätoimittajasi kanssa.
Jos organisaatiollasi ei ole vielä vanhojen potilastietojen arkistointipalvelua, ota palvelu käyttöön:
- Tutustu Vanhojen potilastietojen arkistoinnin käyttöönoton ohjeeseen (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan), jossa on yksityiskohtaisempaa tietoa käyttöönoton kulusta.
- Lue Vanhojen potilastietojen arkistoinnin palvelukuvaus ja käyttöehdot (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan).
- Täytä lomake, jolla osoitat hyväksyneesi Vanhojen potilastietojen arkistoinnin käyttöehdot (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan) ja lähetä lomake Kelaan postitse.
- Täytä Vanhojen potilastietojen tekniset tiedot -lomake (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan) ja lähetä se osoitteeseen kanta@kanta.fi.
- Toimita määritysten mukaisesti muodostettu aineisto Kanta-palveluille. Vanhojen potilastietojen mahdolliset toimitustavat on kuvattu käyttöönoton ohjeessa.
Vanhojen potilastietojen arkistointi tehdään usein vaiheittain ja arkistointiprojekteissa voi olla pitkiäkin taukoja, joiden aikana tekniset tiedot ovat saattaneet muuttua. Ota tarvittaessa yhteyttä ja lähetä päivitetyt tiedot sähköpostitse osoitteeseen kanta@kanta.fi.