Sisältöjulkaisija

Asiakastietolaki yhtenäistää sosiaalihuollon tiedonhallintaa – Hyvinvointialueiden valmistauduttava muutoksiin

Tiedote - Ammattilaiset Kirjoitettu 27.04.2022 Kaikki tiedotteet

Asiakastietolain myötä Kanta-palvelut otetaan laajemmin käyttöön sosiaalihuollossa. Hyvinvointialueilla on edessään siirtyminen asiakastietolain vaatimukset täyttäviin tietosisältöihin. Muutosten tueksi on tarjolla koulutusta ja tukimateriaalia.

Sosiaalipalvelujen järjestämisvastuu siirtyy hyvinvointialueille vuoden 2023 alussa. Samalla hyvinvointialueista tulee myös niiden Kanta-palveluihin tallennettujen asiakastietojen rekisterinpitäjiä, jotka ovat syntyneet aiempien julkisen sosiaalihuollon palvelunantajien toiminnassa.

1.1.2023 alkaen lähes kaikki hyvinvointialueet ovat liittyneenä Kannan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Kirjaamisen ja arkistoinnin käytännöissä eroja

Tällä hetkellä nykyisistä julkisista sosiaalihuollon palvelunantajista 70% on liittynyt Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi. Tämä ei kuitenkaan kerro kaikkea sosiaalihuollon käyttöönottojen tilanteesta.

Liittyneistä vasta 58 % tallentaa Kantaan reaaliaikaisia asiakastietoja. 42 % palvelun käyttäjistä on arkistoinut ainoastaan vanhoja asiakastietoja eli asiakirjoja, jotka ovat syntyneet ennen Kantaan liittymistä. Näin ollen sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamisen ja arkistoinnin käytännöt voivat vaihdella paljonkin tulevilla hyvinvointialueilla.

Hyvinvointialueilla edessään siirtyminen asiakastietolain mukaisiin tietosisältöihin

Suurimmalla osalla sosiaalihuollon palvelunantajista on vielä edessään siirtyminen tallentamaan asiakirjoja, jotka täyttävät asiakastietolain vaatimukset. Tämä tarkoittaa, että Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön laajennukset tulevat jatkumaan vilkkaina tulevina vuosina myös hyvinvointialueilla.

Käytön laajennus voi tarkoittaa esimerkiksi uuden asiakastiedon arkiston toiminnallisuuden käytön aloittamista (esimerkiksi asiakastietolain mukaiset tietosisällöt) tai Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käytön laajentamista hyvinvointialueen sisällä.  

Hyvinvointialueen pitää ilmoittautua Kanta-palvelujen käytön laajennukseen, kun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöä laajennetaan alueella. Kela lähettää ilmoittautuneille tukimateriaalia ja tietoa ajankohtaisista koulutuksista.

Yhtenäinen tiedonhallinta parantaa palvelujen laatua

Vuoden 2021 lopulla voimaan tullut asiakastietolaki tuo sosiaalihuoltoon paljon muutoksia, jotka toteutetaan siirtymäaikojen puitteissa. Sosiaalihuollossa syntyvät asiakasasiakirjat pitää esimerkiksi jatkossa tallentaa Kantaan rakenteisessa muodossa. Rakenteiseen tallentamiseen siirrytään vaiheittain. Esimerkiksi lapsiperheiden, iäkkäiden ja työikäisten palvelutehtävissä asiakirjoja on alettava tallentaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024.

Rakenteinen tallennus yhtenäistää kirjaamisen käytäntöjä hyvinvointialueilla. Se myös tukee hyvinvointialueiden asiakasprosessien kehittämistä ja tiedolla johtamista, kun asiakirjoilta voidaan kerätä tilastotietoa alueen palveluista ja palvelutarpeista. Samalla palvelujen yhdenvertaisuus paranee kansalaisen näkökulmasta.

Lain myötä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut asiakirjat alkavat näkyä kansalaisille Omakannassa viimeistään vuoden 2024 syyskuussa. Näin asiakkailla on parempi näkymä tietoihinsa.

Myös tietojen liikkuvuus ja käytettävyys paranevat, kun Kantaan tallennettujen asiakastietojen luovuttaminen sosiaalihuollon rekisterinpitäjien välillä tulee mahdolliseksi 1.1.2023 alkaen. Näin toisella hyvinvointialueella kirjatut tiedot liikkuvat asiakkaan mukana, vaikka hän muuttaisi paikkakunnalta toiselle.

Hyvinvointialueet jalkauttavat uudet toimintatavat – tukea muutoksiin koulutuksista

Tulevien hyvinvointialueiden vastuulla on varmistaa sosiaalihuollon ammattilaisten osaaminen sekä kehittää tiedonhallintaa tukevia toimintatapoja organisaatioissaan.

Hyvinvointialueiden kannattaa osallistua Kelan ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) järjestämiin koulutuksiin, jotka käsittelevät Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa ja sen käyttöä. Lisäksi hyvinvointialueet voivat hyödyntää kanta.fi-verkkopalvelusta löytyvää materiaalia, kun ne toteuttavat asiakastietolain vaatimia muutoksia.

Lisäksi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston ajankohtaisia asioita käsitellään sosiaalihuollon Kanta-foorumissa, joka kokoontuu neljä kertaa vuodessa.

THL tukee sosiaalihuollon palvelunantajia rakenteisen kirjaamisen aloittamisessa tarjoamalla koulutusta ja tukimateriaalia. Ensimmäiset rakenteisen kirjaamisen tukitilaisuudet järjestetään toukokuussa 2022.

Lisätietoa

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön laajentamisesta:

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutoksista: