Muutosviestinnän tavoitteena on tukea muutoksen läpivientiä hyvin suunnitellulla ja yhdenmukaisella viestinnällä.
Kokonaisvastuu muutostilanteen viestinnästä on palvelunantajalla. Palvelunantaja
- vastaa oikea-aikaisesta ja yhdenmukaisesta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä
- viestii tärkeistä asioista kussakin muutoksen valmistelun vaiheessa
- käynnistää viestinnän muutoksesta tietojärjestelmätoimittajan ja muiden yhteistyötahojen kanssa riittävän varhaisessa vaiheessa.
Palvelunantaja ilmoittaa muutoksesta Kanta-palveluihin sähköpostitse osoitteeseen kanta@kanta.fi. Ilmoittamisen aikataulu riippuu muutoksen laadusta ja se on määritelty tarkemmin kussakin muutosohjeessa. Viestissä kuvataan esimerkiksi
- nykyinen organisaatio
- tieto millaisesta muutoksesta on kyse (esim. kuntaliitos tai yritysrakenteen muutos)
- lopettaako jokin palvelunantaja toimintansa ja tuleeko uusia palvelunantajia
- muutoksen kohteena olevien palvelunantajien nimet ja OID-tunnukset
- muutoksen aikataulu
- tiedot mahdollisista asiakirjasiirroista
- tuleeko muutoksia SOTE-organisaatiorekisteriin ja / tai rekisterinpitäjärekisteriin (julkinen sektori) tai palvelunantajien lupiin (yksityinen sektori)
- muuttuuko palvelunantajan käytössä oleva tietojärjestelmä ja / tai liityntäpiste tai tuleeko muutoksia reseptin uusimisiin
- valmistelujen tilanne.
Palvelunantaja vastaa muutoksesta viestimisestä tarvittaville yhteistyötahoille ja asiakkaille. Keskeisiä muutosviestinnän suunnittelun tavoitteita on selkiinnyttää keskeinen viesti, vastuut, roolit, viestintäkeinot ja -kanavat, kohderyhmät sekä aikataulu.