Organisaatiomuutoksen toteuttaminen

Palvelunantaja

• kartoittaa nykytilanteen ja muutokset, joita muutostilanne aiheuttaa Kanta-palvelujen käytössä, esim.
  • jatkuuko Kanta-palvelujen käyttö nykyisellä y-tunnuksella
  • aloitetaanko Kanta-palvelujen käyttö uudella y-tunnuksella
• määrittelee tavoitetilan
• selvittää toimenpiteet, jotka pitää tehdä tavoitetilan saavuttamiseksi
• varmistaa, että muutos toteutetaan Kanta-palvelujen ehtojen ja ohjeiden mukaisesti 
• tarkistaa olemassa olevat sopimukset ja niiden päivitystarpeet 
• kartoittaa muutokset Kansallisen Koodistopalvelun organisaatiotietoihin (julkinen sektori) ja ilmoitukset lupaviranomaiselle (yksityinen sektori).
• tarkistaa mahdolliset rekisteröintipisteen muutostarpeet (julkinen sektori), muutokset varmenteisiin ja varmennekortteihin
  • Varmenteet ja kortit sosiaali- ja terveydenhuollolle (dvv.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
• päivittää tarvittaessa tiedonohjaussuunnitelman ja organisoi asiakirjahallinnan. Lisätietoa: 
  • Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatiomuutosten tilanteissa (kuntaliitto.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)
  • Kunnallisen asiakirjahallinnon opas, 5.6. Organisaatiomuutostilanteiden hallinta (kansallisarkisto.fi)(avautuu uuteen ikkunaan) 

Palvelunantaja

• käynnistää yhteistyön tietojärjestelmätoimittajan/-toimittajien kanssa
• varmistaa tietojärjestelmien ja teknisten yhteyksien (Kanta-liityntäpisteet, tietoliikenneyhteydet) vaatimustenmukaisuuden
• suunnittelee muutosten aikataulun, mm. rekisterinpitäjän muutosajon

Palvelunantaja ilmoittaa tulevasta muutoksesta sähköpostilla Kanta-palveluihin osoitteeseen kanta@kanta.fi. Kanta-palvelut tukee palvelunantajaa muutostilanteessa Kanta-palvelujen käyttöä koskevissa asioissa.

Palvelunantaja päivittää tietosuojan ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelman uuden tilanteen mukaiseksi.

Palvelunantaja varmistaa, että suunnitelmassa on muutostilanteesta riippuen huomioitu mm.:

• tietojärjestelmän/järjestelmien ja välityspalvelujen vaatimustenmukaisuus
• Kanta-välittäjän omavalvontasuunnitelma
• henkilöstön osaaminen.

Palvelunantaja vastaa muutoksen kokonaisuuden hallinnasta. Toimenpiteiden ja aikataulujen pitää olla kunkin osallistuvan toimijan (esim. palvelunantaja, tietojärjestelmätoimittaja, Kanta-palvelut, THL:n Koodistopalvelu) tiedossa ja aikatauluihin pitää sitoutua. Sovittavia asioita ovat mm.

• minkä toimijoiden työpanosta muutoksen läpivienti edellyttää
• mitä toimenpiteitä muutos aiheuttaa kullekin taholle
• aikataulut eri toimijoille.

Tehtävistä ja aikatauluista sovittaessa pitää olla tiedossa muutoksen vaikutus Kanta-palvelujen käyttöön. Selvitettäviä asioita ovat mm.

• jatkuuko Kanta-palvelujen käyttö nykyisenä Kanta-liittyjänä
• lopettaako nykyinen Kanta-liittyjä Kanta-palvelujen käytön
• aiheuttaako muutos uusia Kanta-liittymisiä
• muuttuuko käytettävät järjestelmät ja/tai Kanta-liityntäpisteet ja tekniset yhteydet
• tuleeko muutoksia reseptin uusimispyyntöjen vastaanottoon
• tuleeko muutoksia Kansallisessa Koodistopalvelussa oleviin organisaatiotietoihin sekä yksityisen sektorin osalta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien lupiin
• aiheuttaako muutos rekisterinpitäjämuutoksia.

Organisaatiorakenteen muuttuessa yksityisen sektorin palvelunantaja tekee tarvittavat lupamuutokset Aluehallintovirastoon (AVI) tai Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastoon (Valvira) ilmoituksella tai muutoshakemuksella sen mukaan, kumman viranomaistahon vastuulle palvelunantajan toimiluvan muutoksen käsittely yksityisen terveydenhuollon palveluntuottajalain mukaisesti kuuluu. Lisätietoa:

• Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien ja palveluyksiköiden rekisteröinnit (valvira.fi)(avautuu uuteen ikkunaan)

Julkisen sektorin palvelunantaja ilmoittaa omien päivityskäytäntöjensä mukaisesti muutokset organisaatio- ja rekisterinpitäjätietoihin Kansalliseen koodistopalveluun.

Palvelunantaja suunnittelee muutokseen liittyvät rekisterinpitäjämuutokset ja lähettää rekisterinpitäjän muutosilmoituslomakkeen osoitteeseen koodistopalvelu@thl.fi.

Lisätietoa sivulla Rekisterinpitäjämuutos.

Palvelunantaja vastaa muutokseen liittyen henkilökuntansa koulutuksen suunnittelusta ja toteutuksesta.

Mahdollinen uusi palvelunantaja, jolla ei ennestään ole Kanta-palveluja käytössä, liittyy Kanta-palvelujen käyttäjäksi.

Lisätietoja osiossa Käyttöönotot.

Palvelunantaja toimittaa sitoumuksen irtisanomisilmoituksen Kanta-palveluihin, jos muutostilanteeseen liittyy palvelunantajan toiminnan tai palvelun käytön päättyminen.

Lisätietoja sivulla Asiakkuuden päättyminen.

Palvelunantaja toimittaa muutosilmoituksen Kanta-palveluihin, jos muutostilanteeseen liittyy

• palvelunantajan käyttämien järjestelmien tai
• liityntäpisteiden muuttuminen.

Reseptin uusimispyyntöjen vastaanottamiseen liittyvät muutokset ilmoitetaan THL:n Koodistopalveluun ja Kelan Kanta-palveluihin.

Palvelunantaja lähettää rekisterinpitäjän muutosilmoituslomakkeen osoitteeseen koodistopalvelu@thl.fi.

Lisätietoa sivulla Rekisterinpitäjämuutos.

Ennen tuotantokäytön aloitusta palvelunantaja suorittaa vaadittavat palvelukohtaiset käyttöönottokokeet. Palvelunantaja sopii käyttöönottokokeiden ajankohdat ja suorittamisen yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa.

Tuotantokäytön voi aloittaa, kun muutokseen liittyvät toimenpiteet on suoritettu ja mahdollisesti edellytettävä käyttöönottokoe on suoritettu.

Rekisterinpitäjämuutosten ohjeistus on kerätty sivulle Rekisterinpitäjämuutos.

Tietojärjestelmätoimittaja, Koodistopalvelu ja Kanta-palvelut vastaavat muutoksen läpiviennistä omien vastuualueidensa mukaisesti yhdessä sovittujen aikataulujen mukaisesti. Kela toteuttaa rekisterinpitäjän muutosajon palvelunantajan toimeksiannosta. Palvelunantaja vastaa asiakirjojen saatavuuden varmistamisesta.

Palvelunantaja varmistaa yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa

• asiakirjojen saatavuuden reaaliajassa niin paikallisesti kuin Potilastiedon arkistosta. Tämä mahdollistaa korjaustoiminnot ja kieltojen hallinnoinnin.
• sisäisten rekisterien toimivuuden (terveydenhuolto, työterveys ja sosiaalihuolto).
• asiakirjojen saatavuuden siten, että mahdollinen asiakkaan kielto ei vaikuta tietojen näkyvyyteen. Tämä koskee myös ennen Kanta-liittymistä syntyneitä asiakirjoja.
• oman rekisterinpitäjän ja palvelunantajan käyttöoikeuksien toimivuuden.
• mahdollisuuden asiakirjan korjaukseen ja/tai mitätöintiin.

Palvelunantaja huolehtii tuotannollisen käytön jatkuvuudesta tietoturvasuunnitelman mukaisesti ja antaa henkilöstölle toimintaohjeet poikkeustilanteisiin.

Muutosviestinnän tavoitteena on tukea muutoksen läpivientiä hyvin suunnitellulla ja yhdenmukaisella viestinnällä.

Kokonaisvastuu muutostilanteen viestinnästä on palvelunantajalla. Palvelunantaja

• vastaa oikea-aikaisesta ja yhdenmukaisesta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä
• viestii tärkeistä asioista kussakin muutoksen valmistelun vaiheessa
• käynnistää viestinnän muutoksesta tietojärjestelmätoimittajan ja muiden yhteistyötahojen kanssa riittävän varhaisessa vaiheessa.

Palvelunantaja ilmoittaa muutoksesta Kanta-palveluihin sähköpostitse osoitteeseen kanta@kanta.fi. Ilmoittamisen aikataulu riippuu muutoksen laadusta ja se on määritelty tarkemmin kussakin muutosohjeessa. Viestissä kuvataan esimerkiksi

• nykyinen organisaatio
• tieto millaisesta muutoksesta on kyse (esim. kuntaliitos tai yritysrakenteen muutos)
• lopettaako jokin palvelunantaja toimintansa ja tuleeko uusia palvelunantajia
• muutoksen kohteena olevien palvelunantajien nimet ja OID-tunnukset
• muutoksen aikataulu
• tiedot mahdollisista asiakirjasiirroista
• tuleeko muutoksia SOTE-organisaatiorekisteriin ja / tai rekisterinpitäjärekisteriin (julkinen sektori) tai palvelunantajien lupiin (yksityinen sektori)
• muuttuuko palvelunantajan käytössä oleva tietojärjestelmä ja / tai liityntäpiste tai tuleeko muutoksia reseptin uusimisiin
• valmistelujen tilanne.

Palvelunantaja vastaa muutoksesta viestimisestä tarvittaville yhteistyötahoille ja asiakkaille. Keskeisiä muutosviestinnän suunnittelun tavoitteita on selkiinnyttää keskeinen viesti, vastuut, roolit, viestintäkeinot ja -kanavat, kohderyhmät sekä aikataulu.