Kanta-palveluihin tallennetuilla potilas-, asiakas- ja reseptitiedoilla täytyy olla aktiivinen rekisterinpitäjä, joka vastaa rekisterissään olevien tietojen ylläpidosta, säilytyksestä ja hallinnoinnista. Jos organisaatioon tulee muutoksia esimerkiksi yrityskaupan tai yhtiömuodon vaihtumisen vuoksi, täytyy myös rekisterinpitäjätiedot päivittää ajan tasalle. Palvelunantajat, joita muutos koskee, suunnittelevat rekisterinpitäjämuutoksen yhdessä ja sopivat, kuka vastaa vaadituista toimenpiteistä.
Rekisterinpitäjämuutos tehdään silloin, kun uusi rekisterinpitäjä jatkaa toimintaa ja hyödyntää tietoja asiakas- ja potilastyössä. Uusi ja vanha rekisterinpitäjä sopivat, missä laajuudessa tiedot siirretään uuteen rekisteriin.
Muutoksessa rekisterin hallinta ja käyttöoikeus sen sisältämiin tietoihin siirtyvät toiselle palvelunantajalle. Uusi rekisterinpitäjä voi hakea kyseisen rekisterin tietoja Kannasta, kuten muitakin omia tietojaan.
Keskeiset käsitteet rekisterinpitäjämuutoksessa
Palvelunantajalla tarkoitetaan toimijaa, joka järjestää tai tuottaa sosiaalipalveluja, terveyspalveluja tai sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä palveluja. Julkisessa sosiaali- ja terveydenhuollossa palvelunantajia ovat esimerkiksi hyvinvointialueet. Yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa palvelunantaja voi olla yritys, itsenäisesti palveluaan harjoittava terveydenhuollon ammattilainen tai yhdistys.
Jos palvelunantaja vastaa sosiaali- tai terveyspalvelun järjestämisestä, se on myös toiminnassaan syntyneiden tietojen rekisterinpitäjä.
Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan sitä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajaa, joka vastaa rekisterin henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että
- tiedot säilytetään turvallisesti
- tiedot ovat oikein
- tietoja käsitellään lain mukaisesti
- asiakas voi tarkistaa omat tietonsa.
Julkisessa sosiaali- ja terveydenhuollossa, rekisterinpitäjä on se viranomainen, joka järjestää palvelut. Se voi olla esimerkiksi hyvinvointialue.
Yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjä on se palvelunantaja, jonka kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen palvelun toteuttamisesta.
Jos sosiaali- tai terveyspalvelua tuotetaan toisen palvelunantajan puolesta (esimerkiksi ostopalveluna), tiedot tallennetaan sen rekisteriin, joka vastaa palvelun järjestämisestä.
Työterveyshuollossa rekisterinpitäjä on
- palvelunantaja, jonka kanssa työnantaja on tehnyt sopimuksen työterveyshuoltopalvelujen toteuttamisesta
- työnantaja, joka järjestää itse työterveyshuollon.
Rekisteri on mikä tahansa jäsenneltyä henkilötietoja sisältävä tietojoukko, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Tässä yhteydessä rekisterillä tarkoitetaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedoista koostuvia rekistereitä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantaja kirjaa toiminnassaan syntyvät asiakastiedot seuraaviin rekistereihin:
- potilasrekisteriin, kun kyse on potilastiedoista
- sosiaalihuollon asiakasrekisteriin, kun kyse on sosiaalihuollon asiakastiedoista
- työterveyshuollon rekisteriin, jos palvelunantaja järjestää itse henkilöstönsä työterveyshuollon.