Näin otat Kysely- ja välityspalvelun käyttöön

Kysely- ja välityspalvelun käyttöönotto etenee vaiheittain ja voi kestää 1–2 vuotta riippuen esimerkiksi organisaation aikataulusta ja sen käyttämän järjestelmän tilanteesta. Käyttöönottoon on tarjolla tukea ja ohjausta.

Tämä ohje on tarkoitettu viranomaisille ja muille terveydenhuollon ulkopuolisille organisaatioille.

Ennen palvelun käyttöönoton aloitusta

Selvitä tarve ja perusteet palvelun käytölle

Kartoita mitä Kanta-palveluihin tallennettuja todistuksia organisaatiosi tarvitsee ja mihin sillä on lain mukaan oikeus. Ilmoita tiedot Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL).

Aloita käyttöönoton valmistelut selvittämällä, mitä terveydenhuollon laatimia todistuksia tai niiden tietoja organisaatiosi tarvitsee omassa palveluntuotannossaan. Huomaa, että todistuksen täytyy olla sellainen, jota terveydenhuolto tallentaa Kanta-palveluihin ja jonka tietojen saamiseen organisaatiollasi on lakisääteinen oikeus.

Kartoita samalla, millä tavalla todistuksen tiedot on tarve saada:

vastaanottamalla terveydenhuollon välittämät todistukset välityspalvelun avulla
pyytämällä tietyn yksilöidyn todistuksen tietoja kyselypalvelun avulla.

Tarve määrittää sen, ottaako organisaatiosi kyselypalvelun, välityspalvelun vai molemmat.

Tutustu THL:n ja Kelan ohjeisiin:

Ohje liittymisen edellytyksistä terveydenhuollon ulkopuolisille organisaatioille (pdf, thl.fi) Määräys terveydenhuollon ulkopuolelle välitettävistä asiakirjoista (pdf, thl.fi)Kysely- ja välityspalvelun toiminnalliset määrittelyt Listaus Kantaan tallennettavista ja kehitteillä olevista todistuksista on sivulla Terveydenhuollon todistusten määrittelyt

Jos organisaatiosi tarvitsemaa todistusta ei voi vielä tallentaa Kantaan, sovi tietosisältöjen määrittelyprosessista THL:n kanssa. Kysy lisätietoja sähköpostitse osoitteesta sotetiedonhallinta@thl.fi.

Tee ilmoitus THL:lle

Kun olet selvittänyt organisaatiosi tarpeet ja perusteet palvelun käyttöönotolle, ilmoita THL:lle

mitä terveydenhuollon todistuksia tai niiden tietoja organisaatiollesi tullaan välittämään
laki, johon välitys perustuu
otetaanko käyttöön kyselypalvelu, välityspalvelu vai molemmat.

Lähetä ilmoitus sähköpostitse osoitteeseen sotetiedonhallinta@thl.fi.

THL järjestää tarvittaessa tapaamisen, jossa käytte läpi ilmoituksessa kuvattuja asioita.

Varmista tietojärjestelmäsi yhteensopivuus

Tietojärjestelmäsi tuottaja valmistelee järjestelmän, jotta se on yhteensopiva Kanta-palvelujen kanssa.

Kysely- ja välityspalvelua käyttävät organisaatiot ovat terveydenhuollon ulkopuolisia organisaatioita. Tämän vuoksi heidän järjestelmiään eivät koske samat sertifiointivaatimukset kuin sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita.

Tarvitset kuitenkin Kysely- ja välityspalvelun käyttämistä varten järjestelmän, joka on Kelan ja THL:n hyväksymä.

Tietojärjestelmäsi tuottaja kehittää järjestelmää samaan aikaan käyttöönoton muiden valmistelujen kanssa.

Tietojärjestelmää koskevat ohjeet

Sovi aloituskokous

Aloituskokouksessa käyt läpi Kelan ja THL:n kanssa liittymisen edellytyksiä ja käyttöönoton aikataulua.

Ota yhteyttä Kelaan sähköpostitse osoitteeseen kanta@kanta.fi ja sovi aloituskokouksen ajankohta.

Kokouksessa organisaatiosi edustajat sekä Kelan ja THL:n asiantuntijat käyvät yhdessä läpi seuraavat asiat:

organisaatiosi tiedontarve ja oikeus tietoihin (olet ilmoittanut nämä jo aiemmin THL:lle)
tarvittavien todistusten ja lausuntojen tilanne
suunniteltu tiedon välittämisen prosessi ja käytettävät järjestelmät
käyttöönoton realistisen tavoiteaikataulun asettaminen.

Palvelun käyttöönotto

Avaa tarvittavat yhteydet ja liity asiakastestiympäristöön

Liity Suomi.fi-palveluväylään ja Kannan asiakastestiympäristöön, jotta organisaatiosi käyttämää tietojärjestelmää voidaan testata.

Jotta tarvittavat yhteydet Kanta-palveluihin voidaan avata, organisaatiosi täytyy ensin liityä Digi- ja väestöviraston (DVV) tarjoamaan Suomi.fi-palveluväylään.

Suomi.fi-palveluväylä (dvv.fi)

Tämän jälkeen organisaatiosi voi liittyä Kanta-palvelujen asiakastestipalveluun, joka sijaitsee Kannan asiakastestiympäristössä.

Liittymishakemuksen tekee ensisijaisesti tietojärjestelmän tuottaja. Jos käytössäsi on testiympäristö, voit myös tarvittaessa itse liittyä Kanta-palvelujen asiakastestipalveluun.

Lisätietoja asiakastestiympäristöstä saat sähköpostitse osoitteesta kanta@kanta.fi sekä asiakastestipalvelun liittymisohjeesta.

Kannan asiakastestipalvelun liittymisohje (pdf)Hakemus Potilastiedon arkiston asiakastestipalveluun (xls)

Kun yhteydet on avattu, tietojärjestelmän tuottaja jatkaa järjestelmän kehittämistä, jotta se on yhteensopiva Kanta-palvelujen kanssa.

Ilmoita tiedot koodistopalveluun

Kysely- ja välityspalvelun käyttö edellyttää, että organisaatiosi tiedot ovat THL:n koodistopalvelussa.

Ilmoita osoitteeseen koodistopalvelu@thl.fi seuraavat tiedot:

organisaation virallinen nimi
organisaation Y-tunnus
ottaako organisaatio käyttöön kyselypalvelun, välityspalvelun vai molemmat
mistä päivästä alkaen palvelu on suunniteltu otettavan käyttöön
Kysely- ja välityspalvelun kautta välitettävien tietosisältöjen nimet suomeksi ja ruotsiksi sekä niiden mahdolliset lyhenteet (esim. Lääkärinlausunto erityisraskausvapaan tarpeesta SV 97).

THL lisää tiedot Viestinvälitys-Sanoman vastaanottajakoodistoon (koodistopalvelu.kanta.fi)(avautuu uuteen ikkunaan).

Laadi tietoturvasuunnitelma

Huolehdi, että organisaatiosi tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt ovat kunnossa. Laadi tietoturvasuunnitelma ja lähetä se THL:lle.

Jotta organisaatio voi käyttää Kanta-palveluja, täytyy sillä olla ajantasainen ja dokumentoitu tietoturvasuunnitelma. THL on antanut määräyksen tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista (pdf, thl.fi)(avautuu uuteen ikkunaan). Se velvoittaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita ja toimii ohjeena myös terveydenhuollon ulkopuolisille organisaatioille.

Voit käyttää tietoturvasuunnitelman mallipohjaa apuna, kun laadit tietoturvasuunnitelmaa tai täydennät organisaatiosi aikaisempaa tietoturvasuunnitelmaa Kanta-palvelujen käyttöönoton näkökulmasta.

Tietoturvasuunnitelman mallipohja (docx, thl.fi)

Lähetä tietoturvasuunnitelma sähköpostitse THL:lle osoitteeseen sotetiedonhallinta@thl.fi. THL:ltä saat myös lisätietoa tietoturvasuunnitelman sisällöstä.

Perehdytä henkilöstö

Perehdytä henkilöstö palvelun käyttöön. Sopikaa myös organisaation käytännöistä.

Varmista ennen palvelun käytön aloitusta, että organisaatiosi henkilöstöllä on tietojärjestelmän käyttöön tarvittava osaaminen. Tätä varten on hyvä nimetä tulevan järjestelmän pääkäyttäjät ja tehdä suunnitelma osaamisen varmistamisesta.

Sovi organisaation käytännöistä sisäisesti ja yhdessä tietojärjestelmän tuottajan kanssa. Sovittavia käytäntöjä ovat esimerkiksi järjestelmän käyttöoikeudet ja pääsynhallinta. Yhteisten käytäntöjen avulla varmistat tiedon turvallisen käsittelyn organisaatiossa.

Liittymisedellytysten hyväksyminen

Sovi Kelan ja THL:n kanssa kokous, jossa varmistetaan, että organisaatiosi on valmis liittymään palvelun käyttäjäksi.

Kokouksessa tarkastellaan, onko tarvittavat käyttöönoton valmistelut tehty. Tässä vaiheessa myös organisaatiosi käyttämän tietojärjestelmän täytyy olla hyväksytty.

Liittymisedellytysten hyväksymiskokoukseen osallistuvat organisaatiosi, Kelan ja THL:n edustajat. Kokoukseen voi tarvittaessa osallistua myös tietojärjestelmän tuottaja. Kelan edustaja tekee kokouksesta muistion ja lähettää sen kaikille kokouksen osallistujille.

Sovi kokous lähettämällä sähköpostia osoitteeseen kanta@kanta.fi.

Hakemus palvelun käyttäjäksi

Tee hakemus Kysely- ja välityspalvelun käyttäjäksi sähköpostitse viimeistään kaksi viikkoa ennen suunniteltua palvelun käytön aloitusta.

Kun liittymisedellytykset on hyväksytty, Kela lähettää sähköpostiisi

Kysely- ja välityspalvelun palvelukuvauksen ja sen hyväksymislomakkeen
Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot
sitoumuksen Kanta-palvelujen asiakkuuteen
listan tarvittavista teknistä tiedoista ja rooleista sekä yhteyshenkilöistä.

Tee tämän jälkeen hakemus palvelun käyttäjäksi lähettämällä osoitteeseen kanta@kanta.fi seuraavat dokumentit:

allekirjoittamasi sitoumus Kanta-palvelujen asiakkaaksi
allekirjoittamasi palvelukuvauksen hyväksymislomake
organisaatiosi tekniset tiedot ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot.

Kela ilmoittaa sinulle sähköpostitse, kun hakemuksesi on hyväksytty.

Palvelun käyttöönottokoe

Tee Kysely- ja välityspalvelun käyttöönottokoe yhdessä järjestelmän tuottajan ja terveydenhuollon organisaation kanssa. Lähetä raportti onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelaan.

Käyttöönottokokeessa tehdään testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana. Näin varmistetaan, että tarvitsemasi todistuksen tai tietosisällön vastaanottaminen onnistuu käyttämälläsi tietojärjestelmällä.

Pyydä käyttöönottokokeen ohje ja testitapaus Kelalta osoitteesta kanta@kanta.fi.

Sovi käyttöönottokokeen aikataulusta ja käytännöistä tietojärjestelmän tuottajan ja tarvittaessa terveydenhuollon organisaation kanssa. Kela ei osallistu käyttöönottokokeeseen.

Raportoi käyttöönottokokeesta Kelalle

Lähetä raportti onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelalle osoitteeseen kanta@kanta.fi.

Kanta-palvelujen käyttöönottokokeen raportti (pdf)

Käyttöönoton jälkeen

Mistä tukea palvelun käyttöön?

Voit aloittaa palvelun käytön heti onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen. Saat tukea myös asiakkuuden aikana.

Kun palvelu on käytössä tutustu häiriötilanteiden ohjeistukseen ja seuraa huolto- ja häiriötiedotteita kanta.fissä.

Jos sinulla on ongelmia palvelun käytössä tai organisaatiossasi tapahtuu muutoksia, ilmoita niistä Kelalle osoitteeseen kanta@kanta.fi. Yleisimpiä muutostilanteita, joista täytyy ilmoittaa Kelalle, ovat yhteyshenkilöiden tai järjestelmän vaihtuminen, organisaation nimenmuutos ja Y-tunnuksen muutos.