Potilastietojen arkistointi toiminnan päätyttyä

Potilastietojen arkistointi toiminnan päätyttyä

Kun rekisterinpitäjä päättää toimintansa, muuttuu mahdollisuus käsitellä sen rekisterissä olevia tietoja. Rekisterin tiedot tulee säilyttää turvallisesti. Paperiarkiston tiedot voi siirtää Kelaan, kun toiminta on päättynyt.

Potilastiedon arkistoon tallennetut tiedot ovat toiminnan päättämisen jälkeenkin Omakannassa näkyvillä, ja niitä voidaan edelleen luovuttaa Potilastiedon arkistosta muille palvelunantajille. Rekisterissä olevia potilastietoja sen sijaan voi muuttaa tai korjata ainoastaan rekisterinpitäjä.

Vanhojen potilastietojen arkistoon tallennettuja potilasasiakirjoja, joita ei näytetä Omakannassa eikä luovuteta muille palvelunantajille, ei voi enää käsitellä lainkaan toiminnan päättymisen jälkeen.

Rekisterinpitäjän vastuut

Potilasasiakirjojen säilytysajoista säädetään potilasasiakirja-asetuksessa. Päättyneiden arkistojen siirrolle ja rekisterinpitäjän vastuille toiminnan päättymisen jälkeen ei ole tällä hetkellä olemassa kansallista lakipohjaa. Rekisterinpidosta säädetään myös EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa.

Sosiaali- ja terveysministeriö tarkentaa ohjeistusta potilastietojen arkistoinnista toiminnan päätyttyä, kun tiedonhallintalainsäädäntö uudistuu. Uudistus alkaa vuoden 2021 aikana, mutta tarkempi aikataulu ei ole vielä tiedossa.

Rekisterinpitäjän vastuulla on kertoa rekisterinpidon päättymisestä ja sen vaikutuksista rekisterissä olevien tietojen käsittelyyn. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi yhteydenottoa rekisteröityihin tai asian ilmoittamista rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Rekisterin tiedot säilytettävä turvallisesti toiminnan päätyttyä

Kuolinpesää tai toimintansa muuten lopettanutta rekisterinpitäjää ohjeistetaan säilyttämään tiedot turvallisesti, kunnes tiedonhallintalainsäädäntö on uudistunut.

  • Jos kyseessä on paperiarkisto, tiedot voi toimittaa Kelalle.
  • Jos tiedot ovat sähköisessä muodossa, tietojen säilyttämisestä tulee sopia järjestelmätoimittajan kanssa.

Tietojen säilyttämisen kustannuksista vastaa se taho, jonka hallinnassa aineisto on, esimerkiksi kuolinpesä tai toimintansa lopettanut toimija.

Kun toiminta päättyy, voi rekisterinpitäjä halutessaan toimittaa potilasasiakirjat suoraan asiakkailleen. Tämä voi olla varteenotettava vaihtoehto etenkin pienten toimijoiden kohdalla. Asiakkaalla ei ole kuitenkaan velvoitetta ottaa vastaan omia potilasasiakirjojaan. Tällöin rekisterinpitäjän tulee huolehtia potilastietojen turvallisesta säilytyksestä muulla tavoin.

Paperisten potilastietojen arkistointi Kelaan

Kun toiminta päättyy, on paperiarkiston tiedot mahdollista toimittaa Kelaan. Terveydenhuollon palveluntuottajien ja itsenäisten ammatinharjoittajien paperisten potilasasiakirjojen arkistointi Kelassa alkoi vuoden 2019 alussa. Aineistojen arkistointi on toistaiseksi maksutonta.

Arkistointipalvelu koskee toimintansa lopettaneita, pieniä yksityisiä terveydenhuollon toimijoita, jotka eivät ole siirtäneet arkistointivelvoitetta muulle taholle. Arkistoon ei voi toimittaa potilasasiakirjoja väliaikaista säilyttämistä varten.  

Kela ei ota toistaiseksi vastaan työterveyshuollon ja sosiaalihuollon palveluntuottajien aineistoja.

Vanhojen potilastietojen arkiston tiedot vain rekisterinpitäjän käytössä

Kun rekisterinpitäjä päättää toimintansa, ei rekisterin tietojen tallentaminen vanhojen potilastietojen arkistoon ole ratkaisu tietojen säilytykseen. Vanhojen potilastietojen arkiston käyttöönotto edellyttää, että Potilastiedon arkisto on ensin otettu käyttöön.

Potilastietoja voidaan tallentaa Kanta-palveluihin ja huolehtia näin niiden pysyväissäilytyksestä, mutta Vanhojen potilastietojen arkistoon tallennetut tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä. Muilla kuin rekisterinpitäjällä ei ole pääsyä rekisterin tietoihin.

Asiakas ei näe Vanhojen potilastietojen arkistoon tallennettuja tietojaan Omakannasta, vaan hänen tulee tarvittaessa pyytää tiedot suoraan rekisterinpitäjältä. Jos rekisterinpitäjää ei ole, tietoja ei voida luovuttaa potilaalle itselleen tai muille toimijoille.

Kanta-palveluilla ei myöskään ole oikeuksia tehdä korjauksia virheellisiin tietoihin. Ainoastaan rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tai korjata rekisterinsä tietoja.

Sivua päivitetty 23.02.2021