Toiminnan lopettaminen tarkoittaa sosiaali- tai terveydenhuoltoalan ammatin harjoittamisen päättymistä esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihdon tai eläköitymisen takia. Toiminnan lopettamisesta on tehtävä ilmoitus aluehallintovirastoon.
Kantaan arkistoitujen tietojen käsittely
Potilastiedon arkistoon tallennetut tiedot ovat toiminnan päättymisen jälkeenkin Omakannassa näkyvillä, ja niitä voidaan edelleen luovuttaa Potilastiedon arkistosta muille palvelunantajille. Rekisterissä olevia potilastietoja sen sijaan voi muuttaa tai korjata ainoastaan rekisterinpitäjä.
Vanhojen potilastietojen arkistoon tallennettuja potilasasiakirjoja, joita ei näytetä Omakannassa eikä luovuteta muille palvelunantajille, ei voi enää käsitellä lainkaan toiminnan päättymisen jälkeen.
Rekisterinpitäjän vastuut
Rekisterinpitäjän vastuita on kuvattu
- potilasasiakirjojen säilytysaikojen osalta potilasasiakirja-asetuksessa
- rekisterinpidon osalta EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa.
Sen sijaan päättyneiden arkistojen siirrolle ja rekisterinpitäjän vastuille toiminnan päättymisen jälkeen ei ole tällä hetkellä olemassa kansallista lakipohjaa. Sosiaali- ja terveysministeriö tarkentaa ohjeistusta potilastietojen arkistoinnista toiminnan päätyttyä osana sote-tiedonhallintasäädösten kokonaisuudistusta. Lakien on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2024.
Rekisterinpitäjän täytyy kertoa rekisterinpidon päättymisestä ja sen vaikutuksista rekisterissä olevien tietojen käsittelyyn. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi yhteydenottoa rekisteröityihin tai asian ilmoittamista rekisterinpitäjän verkkosivuilla.
Rekisterin tiedot säilytettävä turvallisesti toiminnan päätyttyä
Kuolinpesää tai toimintansa muuten lopettanutta rekisterinpitäjää ohjeistetaan säilyttämään tiedot turvallisesti, kunnes tiedonhallintalainsäädäntö on uudistunut.
- Jos kyseessä on paperiarkisto, tiedot voi toimittaa Kelaan.
- Jos tiedot ovat sähköisessä muodossa, tietojen säilyttämisestä tulee sopia järjestelmätoimittajan kanssa.
Tietojen säilyttämisen kustannuksista vastaa se taho, jonka hallinnassa aineisto on, esimerkiksi kuolinpesä tai toimintansa lopettanut toimija.
Kun toiminta päättyy, voi rekisterinpitäjä halutessaan toimittaa potilasasiakirjat suoraan asiakkailleen. Tämä voi olla varteenotettava vaihtoehto etenkin pienten toimijoiden kohdalla. Asiakkaalla ei ole kuitenkaan velvoitetta ottaa vastaan omia potilasasiakirjojaan. Tällöin rekisterinpitäjän tulee huolehtia potilastietojen turvallisesta säilytyksestä muulla tavoin.
Paperiset potilas- ja asiakastiedot voi arkistoida Kelaan
Kun toiminta päättyy, on yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien mahdollista toimittaa paperiaineistot Kelan paperisten asiakas- ja potilasasiakirjojen arkistointipalveluun.
Palvelu on tarkoitettu toimintansa lopettaneille yksityisille palvelunantajille, joilla on vastuu toimintansa aikana syntyneiden paperisten asiakirjojen säilyttämisestä.
Paperisten aineistojen arkistointi Kelassa on toistaiseksi maksutonta.
Palvelunantaja tai hänen edustajansa vastaavat kuitenkin kustannuksista, jotka syntyvät
- aineiston saattamisesta Kelan edellyttämään muotoon
- aineiston siirrosta Kelaan.
Kela ei toistaiseksi ota vastaan työterveyshuollon aineistoja.
Lue lisää paperisten potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelusta (kela.fi).
Vanhojen potilastietojen arkiston tiedot vain rekisterinpitäjän käytössä
Kun rekisterinpitäjä päättää toimintansa, ei rekisterin tietojen tallentaminen vanhojen potilastietojen arkistoon ole ratkaisu tietojen säilytykseen. Vanhojen potilastietojen arkiston käyttöönotto edellyttää, että Potilastiedon arkisto on ensin otettu käyttöön.
Potilastietoja voidaan tallentaa Kanta-palveluihin ja huolehtia näin niiden pysyväissäilytyksestä, mutta Vanhojen potilastietojen arkistoon tallennetut tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä. Muilla kuin rekisterinpitäjällä ei ole pääsyä rekisterin tietoihin.
Asiakas ei näe Vanhojen potilastietojen arkistoon tallennettuja tietojaan Omakannasta, vaan hänen tulee tarvittaessa pyytää tiedot suoraan rekisterinpitäjältä. Jos rekisterinpitäjää ei ole, tietoja ei voida luovuttaa potilaalle itselleen tai muille toimijoille.
Kanta-palveluilla ei myöskään ole oikeuksia tehdä korjauksia virheellisiin tietoihin. Ainoastaan rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tai korjata rekisterinsä tietoja.