- Asiakirjojen arkistointi Kelaan
- Kantaan arkistoiminen
- Asiakirjojen rekisterinpitäjyys toiminnan loputtua
Toiminnan lopettaminen tarkoittaa sosiaali- tai terveydenhuoltoalan ammatin harjoittamisen päättymistä esimerkiksi
- yritystoiminnan lopettamisen
- alan vaihdon
- eläköitymisen takia.
Toiminnan lopettamisesta on tehtävä ilmoitus lupaviranomaiselle. Jos palvelunantaja on tallentanut tietoja Kantaan, täytyy Kanta-palvelujen asiakkuus irtisanoa.
Asiakirjojen arkistointi Kelaan
Asiakastietolaki (703/2023) velvoittaa toimintansa lopettavan palvelunantajan toimittamaan rekisterinpitoonsa kuuluvat sähköiset ja paperiset potilas- ja asiakasasiakirjat Kelaan säilytettäväksi. Velvoite koskee myös ennen vuotta 2024 toimintansa lopettaneita palvelunantajia.
Aineistoja ei kuitenkaan toimiteta Kelaan, jos potilas- ja asiakasasiakirjat
- on aiemmin toimitettu hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille
- on aiemmin tallennettu Kanta-palveluihin
- kuuluvat sopimuksen perusteella arkistointivaksi esimerkiksi toiselle yritykselle.
- Jos yksityinen sote-palvelunantaja on toimintansa aikana sopinut yhteisrekisterinpidosta toisen yksityisen palvelunantajan kanssa, voidaan sopia, että toimintansa päättävän asiakirjojen rekisterinpito siirtyy yhteisrekisterinpitäjän toiselle osapuolelle.
Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu
Kelan arkistointipalvelu on tarkoitettu yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille, joiden toiminta on kokonaan loppunut. Se vastaanottaa
- yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien paperisia ja sähköisiä potilas- ja asiakasasiakirjoja, mukaan lukien kuva-aineistot
- myös työterveyshuollon potilas- ja asiakasasiakirjoja, jos työnantaja on järjestänyt työterveyshuollon palvelut omalle henkilöstölleen ja lopettanut palvelun tuottamisen itse.
Aineistojen arkistointi Kelassa on maksutonta. Palvelunantaja tai hänen edustajansa vastaavat kuitenkin kustannuksista, jotka voivat syntyä
- aineiston järjestämisestä ja tallentamisesta Kelan edellyttämään muotoon
- aineiston siirrosta Kelaan.
Kantaan arkistoiminen
Toimintansa päättävällä palvelunantajalla on mahdollisuus toimittaa potilastietoja Kannan Vanhojen potilastietojen arkistoon ennen toimintansa päättymistä. Edellytyksenä tälle on, että ne täytyy saada muodostettua aineistoksi, joka täyttää tallentamisen vaatimukset. Potilastiedot voidaan arkistoida vanhojen tietojen arkistoinnin vaatimusten mukaisesti.
Toimintansa päättävä palvelunantaja vastaa
- aineiston poimimisesta lähdejärjestelmästä
- aineiston muodostamisesta vaatimusten mukaiseen muotoon
- aineiston toimittamisesta Kantaan
- näistä syntyvistä kustannuksista.
Potilastietovarantoon tallennetut tiedot ovat toiminnan päättymisen jälkeenkin OmaKannassa kansalaiselle näkyvillä, ja niitä voidaan edelleen luovuttaa Potilastietovarannosta muille palvelunantajille.
Vanhoina potilastietovarantoon tallennetut potilastiedot eivät näy OmaKannassa eikä niitä voi luovuttaa muille palvelunantajille.
Sosiaalihuollon vanhat asiakastiedot
Sosiaalihuollon vanhat asiakastiedot tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon vanhojen asiakastietojen vaatimusten mukaisesti. Vanhoina asiakastietoina tallennetut asiakirjat eivät näy kansalaisille OmaKannassa. Vanhoja asiakastietoja ei luovuteta muille palvelunantajille. Poikkeuksena tästä sosiaalihuollon viranomaiset, jos he hakevat asiakastietoja Kannasta viranomaisen laajalla tiedonsaantioikeudella.
Vanhat kuva-aineistot
Kanta-palveluihin ei voi arkistoida vanhoja kuva-aineistoja. Jos toimintansa päättäneellä palvelunantajalla on kuva-aineistoja, joita ei ole arkistoitu Kantaan, palvelunantaja toimittaa ne Kelan arkistointipalveluun.
Asiakirjojen rekisterinpitäjyys toiminnan loputtua
Kun palvelunantaja on päättänyt toimintansa, siirtyvät tämän Kelaan toimittamat asiakirjat yhteisrekisterinpitoon. Yhteisrekisterinpitäjyyden osapuolina toimivat Kela ja se hyvinvointialue, jonka alueella palvelunantajan kotipaikkakunta sijaitsee tai Helsingin kaupunki.
Kela vastaa
- kansalaisen yhteydenottoihin tietopyyntöjen osalta ja toimittaa tietopyynnön toteuttavaksi eteenpäin
- asiakirjojen turvallisesta säilyttämisestä ja hävittämisestä.
Hyvinvointialue, Helsingin kaupunki tai muu sovittu palvelunantaja vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän velvoitteista, kuten
- tietojen korjaamisesta
- tietojen luovuttamisesta tietopyyntöön.
Kelan arkistointipalvelu ja Kanta-palvelut eivät voi tehdä asiakirjoihin korjauksia.
Rekisterinpitäjän vastuita on kuvattu
- potilasasiakirjojen säilytysaikojen osalta asiakastietolain (finlex.fi) säilytysaikaliitteessä
- rekisterinpidon osalta EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (europa.eu).
Toiminnan päättyessä rekisterinpitäjän täytyy informoida rekisteröityjä
- toiminnan päättymisestä
- toiminnan päättymisen vaikutuksista rekisterissä olevien tietojen käsittelyyn.
Käytännössä informoiminen voi tarkoittaa esimerkiksi yhteydenottoa rekisteröityihin tai asian ilmoittamista rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Potilasasiakirjojen säilytysajat määräytyvät asiakastietolain säilytysaikaliitteen mukaisesti.
Lue lisää
Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu (kela.fi)