Potilastiedon arkiston käyttöönotto

Potilastiedon arkiston käyttöönotto

Potilastiedon arkiston käyttöönotto on prosessi, jossa edetään vaiheittain valmistelevien tehtävien hoitamisesta käyttöönottokokeeseen. Käytön voi aloittaa onnistuneen kokeen jälkeen.

Potilastiedon arkiston käyttöönottoprosessille on syytä varata aikaa useampia kuukausia. Sen kestoon vaikuttaa olennaisesti palvelunantajan lähtötilanne. Prosessi etenee nopeammin, jos palvelunantajan käytössä on jo Kanta-yhteensopiva potilastietojärjestelmä, eli sellainen järjestelmä, jolla Potilastiedon arkiston voi ottaa käyttöön.

Käyttöönottoprosessin keskeiset vaiheet ja tehtävät on esitetty kootusti erillisessä tiedostossa:

Yksityisen palvelunantajan liittymisvelvollisuus

Jos yksityisen terveydenhuollon palvelunantajan käytössä on sähköinen potilastietojärjestelmä, sen tulee liittyä Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. Käyttöönoton valmistelut tulee aloittaa mahdollisimman pian.

Käyttöönottoa suunnitellessa kannattaa olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan. Toimittaja tietää palvelunantajan käyttämän potilastietojärjestelmän Kanta-valmiuksista ja voi auttaa esimerkiksi käyttöönoton aikataulun arvioimisessa.

Käyttöönoton tuki 

Järjestelmätoimittajat tukevat terveydenhuollon palvelunantajia Potilastiedon arkiston käyttöönotoissa omien käytänteidensä mukaisesti. Tukea voi tiedustella tarkemmin omalta toimittajalta. 

Kansallista tukea Potilastiedon arkiston käyttöönottoihin tarjoavat Kela ja THL.

Keskitetty kansallinen tuki ja ilmoittautuminen

Kanta-palvelujen käyttöönottoja tehdään ja tuetaan määritettyjen käyttöönottojaksojen raameissa.

Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että kun terveydenhuollon palvelunantaja on tehnyt päätöksen Potilastiedon arkiston käyttöönotosta, sen tulee ilmoittautua käyttöönottojaksolle.

Jakson aikana palvelunantaja etenee käyttöönoton prosessissa eli huolehtii kaikista valmistelevista toimista ja lopulta liittymishakemuksen lähettämisestä ja käyttöönottokokeen tekemisestä. Palvelun käytön on tarkoitus alkaa viimeistään tuon jakson päättyessä.

Kela järjestää palvelunantajille käyttöönoton tuen keskitetysti. Tukea tarjotaan käyttöönottojaksolle ilmoittautuneille palvelunantajille.

Palvelunantaja ohjataan tutustumaan mm. videotallenteisiin, joilla käydään läpi käyttöönotossa huomioitavia asioita. Kela järjestää vuosittain myös kolme ohjaustuntia, joihin voi osallistua, mikäli haluaa selvennyksiä tallenteilla kerrottuihin asioihin.

Palvelun käytön voi aloittaa vasta, kun palvelunantajalla on tarvittava osaaminen ja kaikista valmistelevista tehtävistä on huolehdittu.

Valmistelevat tehtävät

Potilastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää palvelunantajalta useita käyttöönottoa valmistelevia toimia.

Palvelunantajan tulee huolehtia mm. siitä, että 

  • se on ottamassa Potilastiedon arkistoa käyttöön Kanta-yhteensopivalla järjestelmällä 
  • palvelunantajan luvat ja rekisteritiedot ovat kunnossa 
  • tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset on toteutettu
  • henkilökunta on perehdytetty Potilastiedon arkiston kansallisiin toimintamalleihin.

Palvelunantaja valitsee myös sopivan liittymismallin: suoraliittymisen tai yhteisliittymisen. 

Toimet Kanta Ekstranetissä

Kun käyttöönoton edellyttämistä valmistelevista tehtävistä on huolehdittu, palvelunantaja tekee Kanta-palvelujen Ekstranetissä käyttöönottoon liittyvät hallinnolliset toimet. Nämä on tehtävä viimeistään kaksi viikkoa ennen suunniteltua käyttöönottokoetta.

Ekstranetissä palvelunantaja ilmoittaa Potilastiedon arkiston käyttöönotosta täyttämällä pyydetyt asiakastiedot sekä hyväksymällä Potilastiedon arkiston palvelukuvauksen.

Jos kyseessä on palvelunantajan ensimmäinen Kanta-palvelun käyttöönotto, palveluantajan tulee myös hyväksyä Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot ja allekirjoittaa sitoumus Kanta-palvelujen asiakkuuteen.

Käyttöönottokoe

Käyttöönottokoe tehdään ennen Potilastiedon arkiston käytön aloitusta. Sillä varmistetaan, että palvelunantaja ja käytössä oleva tietojärjestelmä ovat valmiita Kanta-palvelujen tuotantokäyttöön ja asiakirjojen arkistointi onnistuu.

Palvelunantaja sopii käyttöönottokokeesta ja sen ajankohdasta järjestelmätoimittajansa kanssa. Kokeeseen on varattava tarvittavat henkilöresurssit, esimerkiksi kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki ja Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö. 

Kela ei osallistu kokeeseen eikä siitä tai sen ajankohdasta tarvitse ilmoittaa Kelalle.

Käyttöönottokoe suoritetaan tekemällä ohjeenmukainen testitapaus suunniteltuna ajankohtana. Koe tehdään sertifioidulla järjestelmällä Kanta-palvelujen tuotantoympäristössä. Käyttöönottokokeessa tarvitaan testihenkilötunnus, jonka saa järjestelmätoimittajalta. 

Onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelaan

Palvelunantaja raportoi onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelaan kahden arkipäivän sisällä käyttöönottokokeen suorittamisesta.

Onnistunut koe tarkoittaa, että palvelunantaja on varmistanut, että kokeessa tuotetut asiakirjat ovat tallentuneet asianmukaisesti Potilastiedon arkistoon ja vastaavat paikallisessa järjestelmässä olevia tietoja. 

Asiakirjojen arkistoitumisen voi varmistaa esimerkiksi Arkistonhoitajan käyttöliittymässä. Tämän voi tehdä arkistonhoitajaksi Kanta-palvelujen Ekstranetissä nimetty henkilö. Tarkistamisesta tehdään merkintä raporttiin.

Palvelun käytön voi aloittaa onnistuneen kokeen jälkeen.

Lisätietoja

kanta@kanta.fi

Sivua päivitetty 14.12.2021