Potilastiedon arkiston käyttöönotto

Potilastiedon arkiston käyttöönotto

Potilastiedon arkiston käyttöönotto on prosessi, jossa edetään vaiheittain valmistelevien tehtävien hoitamisesta käyttöönottokokeeseen. Käytön voi aloittaa onnistuneen kokeen jälkeen.

Potilastiedon arkiston käyttöönottoprosessille on syytä varata aikaa useampia kuukausia. Sen kestoon vaikuttaa olennaisesti palvelunantajan lähtötilanne. Prosessi etenee nopeammin, jos palvelunantajan käytössä on jo Kanta-yhteensopiva potilastietojärjestelmä, eli sellainen järjestelmä, jolla Potilastiedon arkiston voi ottaa käyttöön.

Käyttöönottoprosessin keskeiset vaiheet ja tehtävät on esitetty kootusti erillisessä tiedostossa: Potilastiedon arkiston käyttöönotto prosessina (pdf).

Yksityisen palvelunantajan liittymisvelvollisuus

Jos yksityisen terveydenhuollon palvelunantajan käytössä on sähköinen potilastietojärjestelmä, jolla se toteuttaa potilasasiakirjojensa pitkäaikaisen arkistoinnin, sen tulee liittyä Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. Käyttöönoton valmistelut tulee aloittaa mahdollisimman pian.

Käyttöönottoa suunnitellessa kannattaa olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan. Toimittaja tietää palvelunantajan käyttämän potilastietojärjestelmän Kanta-valmiuksista ja voi auttaa esimerkiksi käyttöönoton aikataulun arvioimisessa.

Ensimmäinen käyttöönotto vai laajennus?

Käyttöönottoprosessin käyvät läpi ne terveydenhuollon palvelunantajat, jotka liittyvät uusiksi Potilastiedon arkiston käyttäjiksi.

Julkisen terveydenhuollon osalta Potilastiedon arkistoon liittymiset on jo toteutettu. Myös suurin osa yksityisen terveydenhuollon palvelunantajista käyttää jo Potilastiedon arkistoa.

Potilastiedon arkiston käyttö laajenee jatkuvasti uusilla tallennettavilla tietosisällöillä tai toiminnoilla. Jo aiemmin Potilastiedon arkiston käyttöönsä ottaneet voivat tutustua käytön laajennuksen ohjeistukseen.

Käyttöönoton tuki 

Järjestelmätoimittajat tukevat terveydenhuollon palvelunantajia Potilastiedon arkiston käyttöönotoissa omien käytänteidensä mukaisesti. Tukea voi tiedustella tarkemmin omalta toimittajalta. 

Kansallista tukea Potilastiedon arkiston käyttöönottoihin tarjoavat Kela ja THL.

Uusi tukimalli

Kansallisessa tuessa on siirrytty uuteen, keskitetyn tuen malliin ja käyttöönottojaksoihin (3 per vuosi). Jaksoilla tarjotaan palvelunantajille yhteisiä keskitettyjä tuki- ja koulutustilaisuuksia.

Kun terveydenhuollon palvelunantaja on päättänyt Potilastiedon arkiston käyttöönoton aikataulusta, se ilmoittautuu aikatauluunsa sopivalle käyttöönottojaksolle ja osallistuu jakson tukitilaisuuksiin.

Käyttöönottojaksolle ilmoittautuminen koskee niitä palvelunantajia, jotka aloittavat Potilastiedon arkiston käytön vuoden 2021 alussa tai myöhemmin.

Kun järjestelmäntoimittaja huolehtii tuesta kokonaisuudessaan

Palvelunantajan ei tarvitse ilmoittautua käyttöönoton jaksolle, jos se saa Potilastiedon arkistoon liittymisen tuen kokonaisuudessaan järjestelmätoimittajaltaan.

Kansalliset tukitilaisuudet ovat kuitenkin avoimia ja niihin voi tarpeen mukaan ilmoittautua ja osallistua järjestelmätoimittajan tarjoaman tuen lisäksi.

Kun käyttö alkaa jo vuonna 2020

Jos palvelunantaja aloittaa Potilastiedon arkiston käytön jo vuonna 2020, sen ei tarvitse ilmoittautua käyttöönottojaksolle.

Kansalliset tukitilaisuudet ovat kuitenkin avoimia ja niihin voi tarpeen mukaan ilmoittautua ja osallistua järjestelmätoimittajan mahdollisesti tarjoaman tuen lisäksi.

Valmistelevat tehtävät

Potilastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää palvelunantajalta useita käyttöönottoa valmistelevia toimia.

Palvelunantajan tulee huolehtia mm. siitä, että 

  • se on ottamassa Potilastiedon arkistoa käyttöön Kanta-yhteensopivalla järjestelmällä 
  • palvelunantajan luvat ja rekisteritiedot ovat kunnossa 
  • tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset on toteutettu
  • henkilökunta on perehdytetty kansallisiin toimintamalleihin.

Palvelunantaja valitsee myös sopivan liittymismallin: suoraliittymisen tai yhteisliittymisen. 

Palvelunantaja huolehtii valmistelevien tehtävien läpikäymisestä tarvittaessa järjestelmätoimittajansa avustamana. Valmistelevia tehtäviä käydään läpi myös käyttöönottojaksoilla järjestettävissä yhteisissä valmistelutilaisuuksissa.

Toimet Kanta Ekstranetissä

Kun käyttöönoton edellyttämistä valmistelevista tehtävistä on huolehdittu, palvelunantaja tekee Kanta-palvelujen Ekstranetissä käyttöönottoon liittyvät hallinnolliset toimet. Nämä on tehtävä viimeistään kaksi viikkoa ennen suunniteltua käyttöönottokoetta.

Ekstranetissä palvelunantaja ilmoittaa Potilastiedon arkiston käyttöönotosta täyttämällä pyydetyt asiakastiedot sekä hyväksymällä Potilastiedon arkiston palvelukuvauksen.

Jos kyseessä on palvelunantajan ensimmäinen Kanta-palvelun käyttöönotto, palveluantajan tulee myös hyväksyä Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot ja allekirjoittaa sitoumus Kanta-palvelujen asiakkuuteen.

Käyttöönottokoe

Käyttöönottokoe tehdään ennen Potilastiedon arkiston käytön aloitusta. Sillä varmistetaan, että palvelunantaja ja käytössä oleva tietojärjestelmä ovat valmiita Kanta-palvelujen tuotantokäyttöön ja asiakirjojen arkistointi onnistuu.

Palvelunantaja sopii käyttöönottokokeesta ja sen ajankohdasta järjestelmätoimittajansa kanssa. Kokeeseen on varattava tarvittavat henkilöresurssit, esimerkiksi kokeen suorittava henkilö, sovellus- ja tietoliikennetuki, Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö. 

Kela ei osallistu kokeeseen eikä siitä tai sen ajankohdasta tarvitse ilmoittaa Kelalle.

Käyttöönottokoe suoritetaan tekemällä ohjeenmukainen testitapaus suunniteltuna ajankohtana. Koe tehdään sertifioidulla järjestelmällä Kanta-palvelujen tuotantoympäristössä. Käyttöönottokokeessa tarvitaan testihenkilötunnus, jonka saa järjestelmätoimittajalta. 

Onnistuneesta käyttöönottokokeesta raportoidaan Kelaan

Palvelunantaja raportoi onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelaan kahden arkipäivän sisällä käyttöönottokokeen suorittamisesta.

Onnistunut koe tarkoittaa, että palvelunantaja on varmistanut, että kokeessa tuotetut asiakirjat ovat tallentuneet asianmukaisesti Potilastiedon arkistoon ja vastaavat paikallisessa järjestelmässä olevia tietoja. 

Asiakirjojen arkistoitumisen voi varmistaa esimerkiksi Arkistonhoitajan käyttöliittymässä. Tämän voi tehdä arkistonhoitajaksi Kanta-palvelujen Ekstranetissä nimetty henkilö. Tarkistamisesta tehdään merkintä raporttiin.

Palvelun käytön voi aloittaa onnistuneen kokeen jälkeen.

Lisätietoja

kanta@kanta.fi

Sivua päivitetty 09.09.2020