Sosiaalihuollon valmistelevat tehtävät

Sosiaalihuollon valmistelevat tehtävät

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää organisaatiolta useita valmistelevia tehtäviä.

Organisaatio tekee valmistelut yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan, sosiaalihuollon organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon ja asiakastyötä tekevien ammattilaisten kanssa. 

Kela ja THL tukevat organisaatiota käyttöönottovalmisteluissa. Valmistelevia tehtäviä käydään läpi esimerkiksi käyttöönottojaksoilla järjestettävissä yhteisissä valmistelutilaisuuksissa.

Ennen käyttöönottoa organisaatio

Valmistaudu käyttöönottoon

Jotta käyttöönotto voidaan toteuttaa, tulee organisaatiolla olla siihen valmiudet. Organisaation tulee huolehtia mm. siitä, että 

Perehdy ja suunnittele projekti

Käyttöönoton suunnittelu alkaa organisaatiossa perehtymällä käyttöönottoprosessiin ja käyttöönoton keskeisiin tehtäviin. Hyvällä perehtymisellä voidaan organisaatiossa varmistaa, että päätökset aikataulusta, resursseista ja käyttöönoton tavoitteista tukevat prosessin toteuttamista.

Käyttöönottoprojekti kannattaa suunnitella hyvin ja yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa. Perehdy käyttöönottoja tukevaan materiaaliin ja ohjeisiin, jotta projektin suunnittelu ja toteutus helpottuvat. Perehtyminen ja tiedon ylläpito ovat keskeisiä tehtäviä koko projektin ajan.   

Projektin toteutuksen tueksi organisaation kannattaa laatia

Esimerkkidokumentit ovat tuottaneet Vaasan sosiaali- ja terveystoimi ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri, joissa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa pilotoitiin ensimmäisenä. Materiaali on vuosilta 2017–2019.

Tehtävätaulukot resurssi- ja projektisuunnittelun tukena

Kun palvelunantaja on tehnyt päätöksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotosta, tulee siihen varata sekä taloudellisia että henkilöstöresursseja. Useat palvelun käyttöön ottaneet organisaatiot ovat korostaneet tarvittavien resurssien varaamisen tärkeyttä projektin onnistumisen kannalta. Resurssi- ja projektisuunnitelman tukena kannattaa hyödyntää käyttöönoton tehtäviä kuvaavia taulukoita.

Käyttöönoton tehtävät on kuvattu taulukoihin. Taulukon neljä välilehteä kuvaavat tehtävät erilaisissa käyttöönottotilanteissa. Käyttöönottotilanteet on kuvattu taulukoiden ohje-välilehdellä.

Kartoita asiakirjahallinnon nykytila

Käyttöönottoprojektin alussa organisaation tulee kartoittaa, miten sosiaalihuollon palvelut on organisoitu ja millaisia asiakirjoja palveluissa kulloinkin muodostuu. Organisaation sosiaalihuollon palvelujäsennystä ja kirjaamiskäytäntöjä verrataan kansalliseen sosiaalipalvelujen luokitukseen ja asiakirjamäärittelyihin.

Organisaation tulee tunnistaa, mitä asiakirjoja organisaatiossa muodostuu ja millaisia muutoksia kansallisesti määrittelyjen asiakasasiakirjojen käyttöönotto toiminnassa edellyttää. Samalla selvitetään, miten asiakirjat ryhmittyvät sosiaalihuollon palvelutehtäviin, ja mihin eri tietojärjestelmiin tietoja tallennetaan. Tämä tunnistamistyö on suositeltavaa dokumentoida. 

Jaksokohtaisissa valmistelutilaisuuksissa ja toimintatapakoulutuksissa saat tietoa keskeisistä käyttöönoton tehtävistä ja toimintatapojen uudistamisesta.

Missä laajuudessa palvelun käyttö aloitetaan?

Organisaatiot voivat aloittaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön eri laajuudessa. Palvelun hyödyt ovat organisaatiolle sitä suuremmat, mitä laajemmilla toiminnallisuuksilla ja tietosisällöillä käyttöönotto toteutetaan.

Sivua päivitetty 18.03.2021