Sosiaalihuollon valmistelevat tehtävät

Sosiaalihuollon valmistelevat tehtävät

Sosiaalihuollon palvelunantaja suunnittelee Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton huolellisesti ja perehtyy tukimateriaaleihin. Näin palvelunantaja varmistaa, että päätökset aikataulusta ja resursseista tukevat käyttöönottoa.

Sosiaalihuollon palvelunantaja tekee käyttöönoton valmistelut yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan, organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon ja asiakastyötä tekevien ammattilaisten kanssa.

Vaatimukset asiakastietojärjestelmille

Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa palvelunantaja huolehtii, että se on ottamassa palvelua käyttöön Kanta-yhteensopivalla järjestelmällä.

Palvelunantajan pitää tarkistaa myös, että tietojärjestelmä tukee niitä arkiston ominaisuuksia, jotka se aikoo ottaa käyttöön (2. tai 1. vaihe, vanhojen tietojen arkistointi).

Perehdy ja suunnittele projekti

Palvelunantajan kannattaa suunnitella käyttöönottoprojekti huolellisesti yhdessä tietojärjestelmätoimittajansa kanssa. Projektin suunnittelu ja toteutus on helpompaa, kun palvelunantaja perehtyy käyttöönottoa tukevaan materiaaliin ja ohjeisiin. Perehtyminen ja tiedon ylläpito ovat keskeisiä tehtäviä koko projektin ajan.

Käyttöönottoprojektin toteutuksen tueksi palvelunantajan kannattaa laatia

Esimerkkidokumentit ovat tuottaneet Vaasan sosiaali- ja terveystoimi sekä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote), joissa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa pilotoitiin ensimmäisenä. Materiaali on vuosilta 2017–2019.

Palvelunantaja voi myös tutustua Eksoten käyttöönottoprojektin etenemiseen ja läpivientiin (eksote.fi).

Tehtävätaulukot resurssi- ja projektisuunnittelun tukena

Kun palvelunantaja on tehnyt päätöksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotosta, täytyy siihen varata tarpeeksi sekä taloudellisia että henkilöstöresursseja. Useat palvelun käyttöön ottaneet organisaatiot ovat korostaneet, että se on tärkeää projektin onnistumisen kannalta.

Resurssi- ja projektisuunnitelman tukena kannattaa hyödyntää käyttöönoton tehtäviä kuvaavia taulukoita. Tehtävätaulukon neljällä välilehdellä kuvataan käyttöönoton tehtävät erilaisissa käyttöönottotilanteissa. Käyttöönottotilanteet on kuvattu taulukoiden ohje-välilehdellä.

Kartoita asiakirjahallinnon nykytila

Käyttöönottoprojektin alussa palvelunantaja kartoittaa, miten sosiaalihuollon palvelut on organisoitu ja millaisia asiakirjoja palveluissa kulloinkin muodostuu. Palvelunantajan sosiaalihuollon palvelujäsennystä ja kirjaamiskäytäntöjä verrataan kansalliseen sosiaalipalvelujen luokitukseen ja asiakirjamäärittelyihin.

Palvelunantajan pitää tunnistaa, mitä asiakirjoja organisaatiossa muodostuu ja millaisia muutoksia kansallisesti määrittelyjen asiakasasiakirjojen käyttöönotto toiminnassa edellyttää. Samalla selvitetään, miten asiakirjat ryhmittyvät sosiaalihuollon palvelutehtäviin, ja mihin eri tietojärjestelmiin tietoja tallennetaan. Tämä tunnistamistyö kannattaa dokumentoida. 

Sosiaalihuollon kansalliset asiakirjat ja asiakirjarakenteet löytyvät Sosmeta-palvelusta (sosmeta.thl.fi).

Sivua päivitetty 23.03.2022