Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on palvelu, joka mahdollistaa sähköisten sosiaalihuollon asiakastietojen aktiivisen käytön ja tietoturvallisen säilyttämisen.

Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen palvelu, jonne tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset asiakastiedot. Sosiaalihuollon ammattilainen näkee arkistosta helposti ajantasaiset tiedot ja voi käyttää niitä asiakkaan asian hoitamiseen. Arkisto on tietoturvallinen säilytyspaikka sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi tallentaa ainoastaan sosiaalihuollon asiakastietoja. Sosiaalihuollossa syntyneiden potilastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin ei ole tällä hetkellä mahdollista. Lisätietoa löydät Sosiaalihuollon potilastiedot -sivulta.

Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon toimijat liittymään Kantaan

Uuden asiakastietolain myötä

  • sosiaalihuollon julkisilla ja yksityisillä palvelunantajilla on velvoite liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
  • asiakastietoja on mahdollista luovuttaa sosiaalihuollossa yli organisaatiorajojen sekä sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välillä, kun asiakas on antanut siihen luvan
  • sosiaalihuollon tiedot tulevat asiakkaan nähtäville Omakantaan.

Sosiaalihuoltoa koskevat muutokset astuvat voimaan vaiheittain laissa määriteltyjen siirtymäaikojen puitteissa.

Arkisto sujuvoittaa asiakastietojen käsittelyä

Kun asiakastiedot on arkistoitu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ovat ne

  • helpommin sosiaalihuollon ammattilaisen käytettävissä
  • myös muiden palvelunantajien hyödynnettävissä asiakkaan asian hoitamiseen
  • helpommin siirrettävissä järjestelmästä toiseen, koska tiedot on kirjattu yhdenmukaisesti
  • käytettävissä tiedolla johtamiseen, palveluiden kehittämiseen ja tutkimukseen.

Kansalainen näkee jatkossa myös sosiaalipalvelujen tiedot Omakannasta, jolloin tämän osallistuminen omien asioidensa hoitoon paranee.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuudet

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuuksia kehitetään vaiheittain. Ottamalla viimeisimmän vaiheen mukaiset toiminnallisuudet käyttöön, palvelunantaja saa arkistosta irti parhaan hyödyn.

Arkiston 2. vaiheen toiminnallisuudet parantavat tiedon käytettävyyttä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheen toiminnallisuuksia ovat

Sosiaalihuollon palvelunantajat ovat voineet ottaa 2. vaiheen toiminnallisuuksia käyttöön vuodesta 2020 alkaen, jos heidän käyttämänsä asiakastietojärjestelmä tukee uusia ominaisuuksia.

Arkiston 1. vaiheen toiminnallisuudet otettavissa käyttöön vuoden 2022 loppuun asti

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 1. vaiheen mukaisia ns. perustoiminnallisuuksia ovat muun muassa

  • 1. vaiheen asiakasasiakirjojen arkistointi
  • vanhojen asiakastietojen arkistointi
  • asiakastietojen hakeminen arkistosta rekisterinpitäjän omaan käyttöön.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto 1. vaiheen mukaisella tietojärjestelmällä on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti.

Ennen vuotta 2023 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyneet organisaatiot voivat arkistoida 1. vaiheen asiakirjoja 31.12.2023 asti. Tämän jälkeen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi tallentaa ainoastaan 2. vaiheen mukaisia ja vanhoja asiakirjoja.

Rekisterinpitäjä vastaa arkiston tiedoista

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut tiedot kuuluvat sille rekisterinpitäjälle, jonka rekisteriin ne tallennetaan. Sosiaalipalveluissa syntyvät asiakastiedot tulee tallentaa suoraan asianmukaiseen rekisteriin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa oman rekisterinsä sisällöstä ja sen oikeellisuudesta.

Organisaatiomuutoksissa rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että arkistoitujen tietojen rekisterinpitäjätiedot muutetaan vastaamaan muuttunutta tilannetta.

Rekisterinpitäjänä julkinen palvelunjärjestäjä

Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palveluiden järjestämisestä vastaava toimivaltainen viranomainen. Julkinen palvelunjärjestäjä toimii rekisterinpitäjänä myös silloin, kun asiakas asioi yksityisessä sosiaalihuollossa esimerkiksi palvelusetelillä.

Rekisterinpitäjänä yksityinen palvelunantaja

Yksityinen palvelunantaja voi toimia rekisterinpitäjänä ainoastaan silloin, kun kyseessä on yksityisesti toteutettava sosiaalipalvelu, joka perustuu palvelunantajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen ja jonka asiakas maksaa itse.

Kaikilla yksityisillä palvelunantajilla on oltava voimassa olevat asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaalihuollon palvelunantajana toimimiseen.

Tietoturva ja tietojen luovuttaminen

Sosiaalihuollon asiakastietoja saa katsella ja käyttää ainoastaan silloin, kun tietoja tarvitaan asiakkaan asian hoitamiseen. Kun tietoja katsellaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa, jää siitä aina jälki. Lokitietojen avulla voidaan valvoa, että tietoja käytetään lainmukaisesti.  

Asiakastietolaki tuo muutoksia tietojen luovuttamiseen

Tällä hetkellä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut asiakastiedot ovat vain rekisterinpitäjän omassa käytössä, jolloin asiakkaan suostumusta tietojen luovuttamiseen ei tarvita.

Uuden asiakastietolain myötä tietoja on mahdollista luovuttaa asiakkaan luvalla

  • sosiaalihuollon rekisterinpitäjien välillä vuoden 2023 alusta alkaen
  • sosiaali- ja terveydenhuollon välillä vuoden 2024 alusta alkaen.

Asiakas voi vaikuttaa tietojensa luovuttamiseen antamalla luovutusluvan tai suostumuksen sekä asettamalla kieltoja.

Yhteiset toimintatavat ja kirjaaminen

Kanta-palveluja käyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajat noudattavat yhtenäisiä kansallisia toimintamalleja- ja tapoja. Näitä ovat mm. yhtenäiset kirjaamisen käytännöt, omavalvontasuunnitelman mukainen toiminta arjen työssä, tietojen käytön ja luovutuksen periaatteet ja Kanta-palvelujen toimivuuden varmistaminen muutostilanteissa.

Ottamassa käyttöön Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa?

Tutustu käyttöönoton materiaaleihin.

Lue lisää

Sivua päivitetty 16.05.2022