Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kehittäminen on osa Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanketta.

Kansa-hankesuunnitelma

Hankkeen keskeiset toteuttajat ovat sosiaali- ja terveysministeriö (STM), Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Kela, sosiaalipalveluja antavat organisaatiot ja niissä työskentelevät ammattilaiset, sosiaalialan osaamiskeskukset sekä sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevien tietojärjestelmien toteuttajat.

Sosiaalihuollon käyttöön tulevia Kanta-palveluja ovat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja kansalaisen verkkopalvelu Omakanta.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto otettiin ensimmäisissä asiakasorganisaatioissa käyttöön keväällä 2018.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa keskitetyn sähköisen sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoinnin sekä tietojen aktiivisen käytön ja pysyvän säilyttämisen. Palvelun voivat ottaa käyttöön sosiaalihuollon palvelunantajat, jotka säilyttävät asiakasasiakirjoja sähköisesti. Arkistoa käytetään sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevällä järjestelmällä ja sen käyttö edellyttää Kanta-palvelujen asiakkuutta. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyviä, asiakasta koskevia tietoja. Hankkeen I-vaiheessa arkistoon tallennetut asiakirjat ovat rekisterinpitäjän omassa käytössä, mutta myöhemmin asiakastiedot ovat myös muiden rekisterinpitäjien saatavissa.  Asiakastiedot arkistoidaan teknisesti yhtenäisessä muodossa, mikä mahdollistaa tietojen siirtämisen järjestelmästä toiseen. Tulevaisuudessa sosiaalihuollon kirjaama asiakastieto on siis paremmin asiakkaan ja työntekijöiden saatavilla sekä hyödynnettävissä muun muassa tilastoinnissa ja palvelujen kehittämisessä. 

Rekisterinpitäjyys

Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelujen järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio. Yksityinen palveluntuottaja voi toimia asiakastietojen rekisterinpitäjänä ainoastaan silloin, kun kyse on yksityisesti toteutettavista sosiaalipalveluista, jotka perustuvat palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen ja kun asiakas itse maksaa saamastaan palvelusta. Jos asiakas käyttää palveluseteliä, palvelussa syntyvien asiakasasiakirjojen rekisterinpitäjä on julkisen hallinnon organisaatio. 

Kunkin palvelunantajan asiakasrekisterit ovat osa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa oman rekisterinsä sisällöstä. Organisaatiomuutoksissa rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että arkistoitujen tietojen rekisterinpitäjätiedot muutetaan vastaamaan muuttunutta tilannetta. 

Tietojen luovutus

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut asiakastiedot ovat hankkeen I-vaiheessa vain rekisterinpitäjän omassa käytössä, jolloin asiakkaan suostumusta tietojen luovuttamiseen ei tarvita. Hankkeen edetessä tulevat ajankohtaiseksi myös asiakkaan suostumukset sekä tietojen luovutusta koskevat kiellot ja niiden hallinnointi. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston loki- ja valvontapalvelujen avulla varmistetaan asiakastietojen tietoturvallinen ja lainmukainen käyttö. Kaikista asiakastietojen käytöstä kirjataan lokitiedot, jotka mahdollistavat jälkivalvonnan. On tärkeää muistaa, että asiakastietojen käytön tulee aina olla perusteltavissa sillä, että tietoja tarvitaan asiakkaan asian hoitamiseen. 

Asiakkaalla on lakien (henkilötietolaki 523/1999 ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007) mukaan oikeus

  • tarkistaa ne tiedot, joita hänestä on tallennettu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
  • saada tietää, kuka on käyttänyt hänestä siellä olevia tietoja
  • vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Sosiaalihuollon asiakirjojen tarkastus- ja lokitietopyynnöt osoitetaan tietojen rekisterinpitäjälle eli sille sosiaalihuollon palveluntuottajalle jonka nimissä asiakirjat ovat syntyneet ja tallennettu. Jos tiedoissa on virhe, korjauspyyntö osoitetaan virheen tehneelle rekisterinpitäjälle.

Varmistukset sähköisellä allekirjoituksella

Kaikki tiedonsiirto sosiaalihuollon ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston välillä on salattua. Asiakastietojärjestelmiä käyttävien sosiaalihuollon ammattilaisten käyttäjärooleja ja oikeuksia hallitaan paikallisesti sosiaalihuollon organisaatiossa. Asiakastietojärjestelmiä käyttävät henkilöt tunnistetaan, ja he kirjautuvat järjestelmiin tarvittavilla toimikorteilla, joita ovat sote-ammattikortti, henkilöstökortti ja toimijakortti. 

Sosiaalihuollon ammattilaiset käyttävät kirjautumisessa sote-ammattikorttia, joka on henkilökohtainen ja sidottu sosiaalihuollon ammattilaisen ammattioikeuteen. Ammattikortti mahdollistaa luotettavan tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen. Tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen Kanta-palveluissa edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista. 

Järjestelmäallekirjoitusvarmenteella allekirjoitetaan kaikki Kantaan lähetettävät asiakirjat, joita ei ole allekirjoitettu ammattihenkilön varmenteella. Toimikortit ja varmennepalvelut tuottaa Väestörekisterikeskus (VRK).

Tietosisällöt

Hankkeen I-vaiheessa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voidaan tallentaa sekä ennen liittymistä, että sen jälkeen syntyneitä asiakastietoja. Näistä käytetään käsitteitä ”vanha asiakasasiakirja” ja ”I-vaiheen asiakasasiakirja”. Nämä I-vaiheen aikana tallennetut asiakastiedot eivät tule missään vaiheessa Omakantaan kansalaisen katseltavaksi.

Arkistoitavat tietosisällöt tulevat aluksi vaihtelemaan organisaatioiden välillä. I-vaiheen aikana organisaatio voi esimerkiksi alkaa tallentaa sosiaalihuollossa syntyviä asiakastietoja kaikista palvelutehtävistä tai arkistoida niitä vain tietyn palvelutehtävän tai asiakasryhmän osalta. Tallennettavien tietosisältöjen tulee noudattaa sosiaalihuollon asiakastietomallia.

Sosiaalihuollon asiakastiedot Omakannassa

Omakanta on kansalaiselle tarkoitettu verkkopalvelu, josta hän näkee terveydenhuollon kirjaamia tietoja. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuja tietoja kansalainen pääsee katselemaan Omakannan kautta hankkeen II-vaiheessa, ja hankkeen myöhemmissä vaiheissa tullaan laajentamaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston muita toiminnallisuuksia.
I-vaiheessa tallennetut ja sitä vanhemmat asiakirjat eivät tule Omakantaan.

Tilaa uutiskirje

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan uutiskirje sisältää ajankohtaisia asioita ja tapahtumia, jotka koskevat sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallista kehittämistä.

Tilaa uutiskirje sähköisellä lomakkeella.

Lue ilmestyneet uutiskirjeet (thl.fi)

Lisätietoja ja tukea kehittämiseen:

Sosiaalihuollon tiedonhallinta

sostiedonhallinta@thl.fi  (toimintamalli, määrittely, tiedonhallinta)

kantakehitys@kanta.fi (määrittelyt, ohjelmistokehitys – Sähköpostin osoitekenttään tunniste ”Sosiaalihuolto”)

Lue lisää

Sivua päivitetty 29.08.2018