Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa keskitetyn sähköisen sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoinnin sekä tietojen aktiivisen käytön ja pysyvän säilyttämisen.

Palvelun voivat ottaa käyttöön sosiaalihuollon palvelunantajat, jotka säilyttävät asiakasasiakirjoja sähköisesti. Arkistoa käytetään sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevällä järjestelmällä ja sen käyttö edellyttää Kanta-palvelujen asiakkuutta. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyviä, asiakasta koskevia tietoja. Hankkeen I-vaiheessa arkistoon tallennetut asiakirjat ovat rekisterinpitäjän omassa käytössä, mutta myöhemmin asiakastiedot ovat myös muiden rekisterinpitäjien saatavissa.  Asiakastiedot arkistoidaan teknisesti yhtenäisessä muodossa, mikä mahdollistaa tietojen siirtämisen järjestelmästä toiseen. Tulevaisuudessa sosiaalihuollon kirjaama asiakastieto on siis paremmin asiakkaan ja työntekijöiden saatavilla sekä hyödynnettävissä muun muassa tilastoinnissa ja palvelujen kehittämisessä. 

Palvelua käyttävät sosiaalihuollon yksiköt

Palvelu käytössä Aloituspäivämäärä
Vaasan kaupungin sosiaali- ja terveystoimi 2.5.2018
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote 5.6.2018
Kanta-Hämeen perhetyö ry 24.10.2018
Turun kaupungin hyvinvointitoimiala 11.12.2018
Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä 18.12.2018
Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essote 19.12.2018
Pietarsaaren sosiaali- ja terveysvirasto 8.1.2019
Porin ensi- ja turvakotiyhdistys ry 24.1.2019
Härkätien sosiaali- ja terveyspalvelut 20.2.2019
Pienperheyhdistys ry  8.3.2019
Vuoksenlaakson vammais- ja perhetyö ry 24.4.2019
Perusturvakuntayhtymä Akseli 3.5.2019
Uudenkaupungin sosiaali- ja terveyskeskus 10.5.2019
Rauman sosiaali- ja terveystoimiala 10.5.2019
Euran sote-keskus 17.5.2019
Turun ensi- ja turvakoti ry 4.6.2019
Pohjois-Karjalan sosiaali- ja  terveyspalvelujen kuntayhtymä 24.6.2019
Kalajoen Perusturvakeskus 8.8.2019
Lahden ensi- ja turvakoti ry 28.8.2019
SoTe, Sipoo 26.9.2019
Lohjan SOTE 27.9.2019
Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä, RASHKY 2.10.2019
Päijät-Hämeen sosiaalipsykiatrinen säätiö 3.10.2019
Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelut, KYMSOTE 8.10.2019
Vantaan sosiaali- ja terveystoimi 22.10.2019
Sallan kunta, Sallan sosiaali- ja terveyskeskus 28.10.2019
Askolan terveyspalvelut 31.10.2019
Porvoon sosiaali- ja terveystoimi 1.11.2019
Kymenlaakson Ensi- ja turvakotiyhdistys ry 6.11.2019

Rekisterinpitäjyys

Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelujen järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio. Yksityinen palveluntuottaja voi toimia asiakastietojen rekisterinpitäjänä ainoastaan silloin, kun kyse on yksityisesti toteutettavista sosiaalipalveluista, jotka perustuvat palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen ja kun asiakas itse maksaa saamastaan palvelusta. Jos asiakas käyttää palveluseteliä, palvelussa syntyvien asiakasasiakirjojen rekisterinpitäjä on julkisen hallinnon organisaatio. 

Kunkin palvelunantajan asiakasrekisterit ovat osa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa oman rekisterinsä sisällöstä. Organisaatiomuutoksissa rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että arkistoitujen tietojen rekisterinpitäjätiedot muutetaan vastaamaan muuttunutta tilannetta. 

Tietojen luovutus

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut asiakastiedot ovat hankkeen I-vaiheessa vain rekisterinpitäjän omassa käytössä, jolloin asiakkaan suostumusta tietojen luovuttamiseen ei tarvita. Hankkeen edetessä tulevat ajankohtaiseksi myös asiakkaan suostumukset sekä tietojen luovutusta koskevat kiellot ja niiden hallinnointi. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston loki- ja valvontapalvelujen avulla varmistetaan asiakastietojen tietoturvallinen ja lainmukainen käyttö. Kaikista asiakastietojen käytöstä kirjataan lokitiedot, jotka mahdollistavat jälkivalvonnan. On tärkeää muistaa, että asiakastietojen käytön tulee aina olla perusteltavissa sillä, että tietoja tarvitaan asiakkaan asian hoitamiseen. 

Tietojen tarkistus

Asiakkaalla on lakien (henkilötietolaki 523/1999 ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007) mukaan oikeus

  • tarkistaa ne tiedot, joita hänestä on tallennettu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
  • saada tietää, kuka on käyttänyt hänestä siellä olevia tietoja
  • vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Sosiaalihuollon asiakirjojen tarkastus- ja lokitietopyynnöt osoitetaan tietojen rekisterinpitäjälle eli sille sosiaalihuollon palveluntuottajalle jonka nimissä asiakirjat ovat syntyneet ja tallennettu. Jos tiedoissa on virhe, korjauspyyntö osoitetaan virheen tehneelle rekisterinpitäjälle.

Varmistukset sähköisellä allekirjoituksella

Kaikki tiedonsiirto sosiaalihuollon ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston välillä on salattua. Asiakastietojärjestelmiä käyttävien sosiaalihuollon ammattilaisten käyttäjärooleja ja oikeuksia hallitaan paikallisesti sosiaalihuollon organisaatiossa. Asiakastietojärjestelmiä käyttävät henkilöt tunnistetaan, ja he kirjautuvat järjestelmiin tarvittavilla toimikorteilla, joita ovat sote-ammattikortti, henkilöstökortti ja toimijakortti. 

Sosiaalihuollon ammattilaiset käyttävät kirjautumisessa sote-ammattikorttia, joka on henkilökohtainen ja sidottu sosiaalihuollon ammattilaisen ammattioikeuteen. Ammattikortti mahdollistaa luotettavan tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen. Tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen Kanta-palveluissa edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista. 

Järjestelmäallekirjoitusvarmenteella allekirjoitetaan kaikki Kantaan lähetettävät asiakirjat, joita ei ole allekirjoitettu ammattihenkilön varmenteella. Toimikortit ja varmennepalvelut tuottaa Väestörekisterikeskus (VRK).

Tietosisällöt

Hankkeen I-vaiheessa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voidaan tallentaa sekä ennen liittymistä, että sen jälkeen syntyneitä asiakastietoja. Näistä käytetään käsitteitä ”vanha asiakasasiakirja” ja ”I-vaiheen asiakasasiakirja”. Nämä I-vaiheen aikana tallennetut asiakastiedot eivät tule missään vaiheessa Omakantaan kansalaisen katseltavaksi.

Arkistoitavat tietosisällöt tulevat aluksi vaihtelemaan organisaatioiden välillä. I-vaiheen aikana organisaatio voi esimerkiksi alkaa tallentaa sosiaalihuollossa syntyviä asiakastietoja kaikista palvelutehtävistä tai arkistoida niitä vain tietyn palvelutehtävän tai asiakasryhmän osalta. Tallennettavien tietosisältöjen tulee noudattaa sosiaalihuollon asiakastietomallia.

Sosiaalihuollon asiakastiedot Omakannassa

Omakanta on kansalaiselle tarkoitettu verkkopalvelu, josta hän näkee terveydenhuollon kirjaamia tietoja. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuja tietoja kansalainen pääsee katselemaan Omakannan kautta hankkeen II-vaiheessa, ja hankkeen myöhemmissä vaiheissa tullaan laajentamaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston muita toiminnallisuuksia.
I-vaiheessa tallennetut ja sitä vanhemmat asiakirjat eivät tule Omakantaan.

Tilaa uutiskirje

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan uutiskirje sisältää ajankohtaisia asioita ja tapahtumia, jotka koskevat sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallista kehittämistä.

Lisätietoja ja tukea kehittämiseen:

  • Sosiaalihuollon tiedonhallinta
  • sostiedonhallinta@thl.fi  (toimintamalli, määrittely, tiedonhallinta)
  • kantakehitys@kanta.fi (määrittelyt, ohjelmistokehitys – Sähköpostin osoitekenttään tunniste ”Sosiaalihuolto”)

Lue lisää

Sivua päivitetty 12.11.2019

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -osion alasivut