Vanhat potilastiedot arkistoidaan keskitetysti Kantaan
Sote-organisaatiot ovat aloittaneet vanhojen potilas- ja asiakastietojen arkistointiprojektin yhdessä DigiFinlandin kanssa. Vanhojen tietojen turvallinen säilytys ja mahdollisuus niiden käyttöön pitkälläkin aikavälillä toteutuu parhaiten keskitetyssä arkistossa.
Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soite on ollut mukana DigiFinlandin pilottiprojektissa, jossa vanhoja potilastietoja arkistoidaan Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon.
‒ Halusimme vanhoista järjestelmistä pois ja keskittää arkistoinnin Kantaan. Yhteistyö on sujunut todella hyvin. Perusteellista pohjatyötä on tehty koko vuoden, ja pääsemme varsinaiseen Kanta-siirtoon alkuvuodesta, kertoo Soiten asiakirjahallinto- ja projektipäällikkö Sanna Löfström.
Potilastiedot on jo koottu Toholammin, Lestijärven, Perhon ja Vetelin terveydenhuollon tietojärjestelmistä. Myöhemmin edessä on isoimman urakan, Kokkolan, aineistojen siirto.
Satojen järjestelmien kokonaisuus
Valtion omistaman DigiFinlandin erityistehtävänä on osana julkisen sektorin kokonaisuutta kehittää kansallisia digitaalisia ratkaisuja, jotka parantavat sosiaali- ja terveydenhuollon tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Sähköinen arkistointi -projekti alkoi syksyllä 2020, ja sen ensimmäinen vaihe valmistuu vuoden 2021 aikana. Projektin tavoitteena on saada lisättyä vanhojen potilas- ja asiakastietojen Kanta-arkiston käyttöastetta.
‒ Tavoitteena on edistää vähemmälle huomiolle jäänyttä arkistointia eri alueilla. Tänä vuonna saamme valmiiksi muun muassa vanhojen sote-tietojen nykytilan kartoituksen. Haastetta riittää, sillä kymmenissä sote-organisaatiossa tietojärjestelmiä on useampia satoja, kertoo projektipäällikkö Laura Välkkilä DigiFinlandilta.
Arkistointi vaatii vaihtelevan määrän resursseja työn eri vaiheissa. Projektin aikana on laadittu kirjalliset ohjeet arkistoinnin toteuttamiseen.
Tietojen käyttö tehostuu
Vanhojen sähköisten tietojen arkistoinnista yhteen paikkaan on Välkkilän mukaan paljon hyötyä.
‒ Kustannushyötyä tulee siitä, että vanhojen tietojärjestelmien ylläpito maksaa. Nyt nämä kustannukset jäävät pois. Uusilla hyvinvointialueilla on tarve yhdenmukaistaa tietojärjestelmiä ja poistaa käytöstä tarpeettomiksi jääneet.
Uusilla hyvinvointialueilla on tarve yhdenmukaistaa tietojärjestelmiä ja poistaa käytöstä tarpeettomiksi jääneet.
Kun vanhat tiedot arkistoidaan Kantaan, saadaan ne myös säilytettyä asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.
Keski-Pohjanmaan kuntayhtymässä vaakakupissa painoivat eroon pääsy vanhoista järjestelmistä ja vanhojen potilastietojen käytön tehostaminen. Löfströmin mukaan arkistointi lisää myös potilasturvallisuutta.
Projektissa toteutettiin lisäksi pilotti, jossa poimittiin vanhat, sähköisessä muodossa olevat rokotustiedot Soiten vanhasta potilastietojärjestelmästä.
Tukea ja yhteishankintoja
DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -palvelu käynnistyy vuonna 2022. Se on osa hyvinvointialueuudistuksen ICT-muutostyötä. Palvelu pitää alkuvaiheessa sisällään arvioinnin, hankinnat ja asiantuntijapalvelut, joihin kuuluvat muun muassa tukipalvelut, arkkitehtuuri, koulutukset ja projektijohtaminen.
‒ Yhteishankinta on kivijalkana. Kun toteutamme hankinnat hyvinvointialueiden puolesta, se on kustannustehokasta.
Yhteishankintaan liittyi mukaan peräti 33 sote-organisaatiota kuten sairaanhoitopiirejä, tulevia hyvinvointialueita ja joitain yksittäisiä kuntia. Välkkilän mukaan porkkanana oli, että arkistoinnin kustannuksiin oli mahdollista saada avustusta.
Löfström toteaa, että DigiFinlandilta on saatu paljon tukea. Etenkin sopimustekniset asiat ovat järjestyneet kivuttomasti.
‒ Viikoittaiset palaverit ovat auttaneet ratkaisemaan ongelmia, mutta samalla on kuullut, miten muualla on mennyt. Positiivista on sekin, että DigiFinland on myös vienyt tietoa eteenpäin, mikä auttaa ennakoinnissa muillakin alueilla.