Gamla patientuppgifter arkiveras koncentrerat i Kanta
Social- och hälsovårdsorganisationerna har inlett ett arkiveringsprojekt gällande gamla patient- och klientuppgifter tillsammans med DigiFinland. En säker förvaring av gamla uppgifter och möjlighet att använda dem på lång sikt förverkligas bäst i ett koncentrerat arkiv.
Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite har deltagit i DigiFinlands pilotprojekt, där gamla patientuppgifter arkiveras i Patientdataarkivet i Kanta-tjänsterna.
– Vi ville bort från de gamla systemen och koncentrera arkiveringen till Kanta. Samarbetet har löpt verkligt bra. Vi har under hela året gjort ett omsorgsfullt grundarbete och vi kan inleda överföringen till Kanta i början av nästa år, berättar Sanna Löfström, Soites dokumentförvaltningschef och projektledare.
Patientuppgifter har redan sammanställts från datasystemen för hälsovården i Toholampi, Lestijärvi, Perho och Vetil. Senare står vi inför ett större uppdrag, dvs. att överföra material från Karleby.
En helhet bestående av hundratals system
Statsägda DigiFinlands specialuppgift är att som en del av hela den offentliga sektorn utveckla nationella digitala lösningar, som förbättrar social- och hälsovårdens produktivitet och effektivitet. Projektet Elektronisk arkivering inleddes hösten 2020 och dess första fas slutförs under år 2021. Projektets mål är att öka användningsgraden av gamla patient- och klientuppgifter i Kantaarkivet.
– Målet är att inom olika områden främja arkivering som hittills fått mindre uppmärksamhet. I år slutförde vi bland annat en kartläggning av det nuvarande läget för gamla social- och hälsovårdsuppgifter. Det finns en hel del att tänka på, eftersom det finns flera hundra olika datasystem inom ett tiotal social- och hälsovårdsorganisationer, berättar projektledare Laura Välkkilä från DigiFinland.
Arkiveringen kräver varierande resurser i arbetets olika faser. Under projektets gång har skriftliga anvisningar för genomförandet av arkiveringen utarbetats.
Användningen av information effektiveras
Enligt Välkkilä finns det många fördelar med att arkivera gamla elektroniska uppgifter på ett och samma ställe.
– Vi uppnår kostnadsfördelar, eftersom administrationen av de gamla datasystemen kostar. Nu faller dessa kostnader bort. I de nya välfärdsområdena finns ett behov av att harmonisera datasystem och ta onödiga system ur bruk.
I de nya välfärdsområdena finns ett behov av att harmonisera datasystem och ta onödiga system ur bruk.
När gamla uppgifter arkiveras i Kanta kan de också förvaras på ett vederbörligt och informationssäkert sätt.
Inom Mellersta Österbottens samkommun ville man avstå från de gamla systemen och effektivisera användningen av gamla patientuppgifter. Enligt Löfström medför arkivering även ökad patientsäkerhet.
I projektet genomfördes också en pilotfas, där man plockade gamla vaccinationsuppgifter i elektroniskt format ur Soites gamla patientdatasystem.
Stöd och gemensam upphandling
DigiFinlands tjänst Elektronisk arkivering lanseras år 2022. Tjänsten är en del av välfärdsreformens ICT-ändringsarbete. Tjänsten omfattar i det inledande skedet utvärdering, upphandlingar och experttjänster som bland annat inkluderar stödtjänster, arkitektur, utbildningar och projektledning.
– Gemensam upphandling utgör en grundpelare. När vi genomför upphandlingarna för välfärdsområdets räkning blir detta kostnadseffektivt.
Upp till 33 social- och hälsovårdsorganisationer anslöt sig till gemensam upphandling, såsom sjukvårdsdistrikt, framtida välfärdsområden och några enskilda kommuner. Enligt Välkkilä var en morot att det var möjligt att beviljas bidrag för arkiveringskostnaderna.
Löfström konstaterar att man har fått mycket stöd från DigiFinland. Särskilt avtalstekniska frågor har lösts på ett smärtfritt sätt.
– Våra veckovisa möten har hjälpt till att lösa problem, men samtidigt har vi också fått veta hur det har gått på annat håll. Det är också positivt att DigiFinland har förmedlat informationen vidare, vilket gör det enklare att vara förutseende i andra områden.