Socialvårdens klientuppgifter blir riksomfattande
Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt och Vasa stad är först ut med att införa Kanta-tjänsten Klientdataarkivet för socialvården. Hur har pilotprojektet avlöpt?
I år togs de första klientuppgifterna inom socialvården med i Kanta. Ett pilotprojekt för Klientdataarkivet för socialvården har genomförts tillsammans med Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote), Vasa stad, Förbundet för mödra- och skyddshem samt Åbo stad.
Pilotprojektet har varit en lång process, men införandet har kommit i gång bra. Eksote har sedan i somras överfört klientuppgifter från nästan all socialservice till FPA:s Kanta-arkiv.
”I praktiken började arbetet redan långt tidigare, när vi byggde upp en helt ny produktionsmiljö inom Eksote. Arkiveringen av klientuppgifter inom socialvården i Kanta har sedan varit en fortsättning på den här förändringsprocessen”, berättar Minna Miettinen som jobbar inom Eksotes vuxensocialarbete i Villmanstrand.
Att vara pilotorganisation har förstås också betytt att förändringar och överraskningar dykt upp på vägen. ”Men vi har kunnat ta itu med dem i lugn och ro, eftersom vi startade processen redan för ett par år sedan”, säger Miettinen.
Detsamma säger Maria Lindvall som är ledande socialarbetare inom barn- och familjesocialarbete och Minna Burman som är socialarbetare inom barnskyddet på Vasa stad. ”I ett pilotprojekt måste man vara beredd på att man ibland är på väg åt fel håll, då är det bara att backa och tänka om. Vi rörde oss ändå framåt hela tiden, och kom i mål”, beskriver Lindvall.
Vasa har varit med i pilotprojektet med barnskyddshandlingar, men till Kanta-arkivet har man inte bara överfört nya klientuppgifter utan också gamla klientjournalanteckningar. Som bäst inleder man våg två, där Vasa stads hela socialvård går med i Kanta.
Nytänkande i arbetet
Enligt Minna Miettinen på Eksote har anslutningen till Kanta-tjänsterna inte medfört några större förändringar i användningen av systemet, utan ur användarens synvinkel har arbetet fortsatt i stort sett som förut. I slutet av året får man tillgång till en Kanta-läsare, så att socialarbetarna kan se uppgifter som lagrats i Kanta-arkivet.
”Alla anställda lär sig förstås nytt på olika sätt, men de kontinuerliga dokumenteringsutbildningarna har varit ett stöd för personalen vid införandet av arkivet. Många tänkte kanske också först att förändringen skulle bli mer krävande än den sist och slutligen var.”
På Eksote har information redan nu överförts inom nio kommuner, men i framtiden kan uppgifter som arkiverats inom socialvården utnyttjas i hela landet via Kanta-tjänsterna. I slutändan är det i mångt och mycket fråga om en förändring i tänkesätt och verksamhetsrutiner, när dokumentationsrutinerna förenhetligas och transparensen gentemot klienten ökar.
”Det här är en samhällsförändring som är på väg. I arbetet måste man mer än förut tänka på för vem jag skriver det här och tänka igenom formuleringarna så att också klienten säkert förstår dem. Från och med hösten 2020 kan klienterna gå in på Mina Kanta-sidor och läsa uppgifter som lagrats om dem inom socialvården, och då blir det ännu viktigare att dokumentationssätten är klara och tydliga”, säger Miettinen.
Viktigt synliggöra orsakerna till förändringen för personalen
För Vasa var anslutningen till Klientdataarkivet för socialvården en naturlig fortsättning på projektet Kansa-koulu. Då utrustades klientdatasystemet med de funktioner som krävs för Kanta-tjänsterna. Pilotprojektet har upplevts som viktigt, även om det genomfördes med knappa resurser och fördelarna med Kanta-arkivering märks först i framtiden.
”När en organisation går med i det här är det jätteviktigt att man inser varför. Personalen ser framåt och inser vilka fördelar det här senare kommer att ha för klienterna och för oss som jobbar här”, säger Minna Burman.
Klientdataarkivet för socialvården garanterar i framtiden att klientens socialvårdshandlingar är i säkert förvar på ett och samma ställe och tillgängliga på ett informationssäkert sätt från vilken ort som helst. Dataskyddet förbättras betydligt när handlingarna överförs elektroniskt i stället för att postas från en kommun till en annan.
”Ur den anställdas synvinkel är det bra att överföringen av uppgifter inte enbart hänger på en person. Det elektroniska arkivet sammanställer uppgifter om klienten som har kunnat samlas från flera olika kommuner. Att handlingarna är strukturerade gör för sin del att dokumentationsrutinerna förenhetligas i olika kommuner och även inom organisationen. Det här betyder jämnare kvalitet på socialarbetet i hela landet”, säger Burman.
Arkiveringen av klientuppgifter utvecklas också inom socialvården
Det är frivilligt att ansluta sig till Klientdataarkivet för socialvården, men i något skede står alla inför det. ”Ju tidigare man går med, desto tidigare växer man in i användningen av Kanta. Det är lättare att lära sig det nya när man får ta till sig förändringarna i små portioner i stället för under tvång med väldig brådska”, säger Maria Lindvall.
Burman och Lindvall tycker det är viktigt att man hänger med i utvecklingen – och kommer ihåg att beakta olika klienters behov.
”En av socialvårdens uppgifter är att hjälpa människor med svagheter eller svårigheter. I Kanta-tjänsterna måste man komma ihåg att särskilt beakta de klienter för vilka den digitala världen kan vara en enorm utmaning, till exempel på grund av ålder eller kognitiva begränsningar. Det får man inte glömma bort i utvecklingen.”
Läs mer:
Klientdataarkivet för socialvården