Valmistelevat tehtävät ja liittyminen

Valmistelevat tehtävät ja liittyminen

Valmistelevat tehtävät

Keitä velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon koskee yksityisessä terveydenhuollossa?                   

  • Velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon koskee niitä yksityisen terveydenhuollon yrityksiä ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti.
  • Potilastiedon arkistoon liittyvällä terveydenhuollon palvelujen antajalla tai itsenäisellä ammatinharjoittajalla on oltava voimassa olevat asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajana toimimiseen.
  • Terveydenhuollon potilasrekisteriin ei tallenneta sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvia asiakas-/potilastietoja. Sosiaalihuollossa kirjattavat terveydenhuollon potilastiedot on erotettava tietojärjestelmän sisällä.

Toimin terveydenhuollon itsenäisenä ammatinharjoittajana, niin miten saan kirjaamani potilastiedot Kantaan?

  • Varmista, että käytössä oleva tai palveluna ostettu potilastietojärjestelmä on sertifioitu (Valviran rekisteri). Selvitä yhdessä potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan palvelun käyttämiseen, ovat Kanta-palvelujen vaatimusten mukaisia.
  • Tee tarvittavat liittymisvalmistelut (mm. varmennekorttien hankinta, omavalvontasuunnitelman laatiminen ja liittymishakemus Kelaan). Tarkista myös, että lupa-asiat ovat ajantasalla SOTE-organisaatiotietorekisteristä tai IAH-koodistosta. Lisätietoa löydät Kanta-palvelujen käsikirjasta.

Miten tulkitaan tilanne, jossa Kanta-palveluun liityttäessä tietoja säilytetään tietojärjestelmässä A ja liittymisen jälkeen syntyvä tieto tallennetaan vain tietojärjestelmään B? Tuleeko molemmat tietojärjestelmät liittää Kanta-palveluihin? 

  • Tietojärjestelmässä A olevat vanhat tiedot ovat rinnastettavissa paperiarkistoon, koska tiedot eivät ole yhteydessä ulkopuolisiin. Tällainen tilanne tyypillisesti esiintyy, kun on vaihdettu tietojärjestelmää ja vanhat tiedot on haluttu säilyttää.
  • Rinnastaminen paperiarkistoon on ok ja myös arkistoinnin muut säädökset pätevät tähän. Vanhojen tietojen arkistointiprojektin valmistuminen antaa jatkossa mahdollisuuden miettiä asiakirjojen siirtämistä  tietojärjestelmästä B Potilastiedon arkistoon ja hallitun käytöstä poistettavan tietojärjestelmän alasajon.
  • Lue lisää Vanhojen tietojen arkistoinnista 

Mitä eroa on Valviran edellyttämällä omavalvontasuunnitelmalla ja asiakastietolain edellyttämällä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelmalla?

  • Valviran omavalvontasuunnitelma on laajemmin toiminnan kannalta tehtävä asiakirja, johon kirjataan kaikki keskeiset toimenpiteet, joilla palvelujen tuottajat itse valvovat toimintayksikköjään, henkilökunnan toimintaa sekä tuottamiensa palvelujen laatua. Suunnitelma on palvelujen laadun ja kehittämisen päivittäinen työväline. Palvelujen tuottajalta edellytetään ammattitaitoa, tietoa ja kokemusta arvioida, minkälaisella omalla ohjauksella ja valvonnalla toiminnan laatu ja säädöstenmukaisuus varmistetaan
  • Asiakastietolain mukainen tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma keskittyy asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn, tiedonhallintaan, tietojärjestelmien hallintaan sekä tietoturvaan ja tietosuojaan

Ketä koskee velvollisuus tehdä asiakastietolain (159/2007) mukainen tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma?                     

  • Asiakastietolain mukaan kaikkien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien jotka arkistoivat sähköisesti  asiakas-tai potilastietoja, tulee noudattaa omavalvontaa toiminnassaan ja tehdä omavalvontasuunnitelma. Asiakastietolain tarkoittama omavalvontasuunnitelma kattaa tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvää laadunhallintaa ja omavalvontaa.
  • Yrityksillä ja itsenäisillä ammatinharjoittajilla, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti, on ollut velvollisuus laatia tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma 31.3.2015 mennessä.

Jos itsenäinen ammatinharjoittaja toimii vuokralaisena esimerkiksi lääkäriasemalla ja käyttää lääkäriaseman potilastietojärjestelmää, niin tuleeko myös hänen tehdä omavalvontasuunnitelma vai riittääkö, että lääkäriasema on tehnyt omavalvontasuunnitelman?               

  • Tällaisessa tilanteessa lääkäriaseman omavalvontasuunnitelmaan tulee olla selkeästi kirjattu, että suunnitelma koskee myös sen tiloissa toimivia itsenäisiä ammatinharjoittajia. Vastuut tulee olla kirjattuna myös lääkäriaseman ja itsenäisen ammatinharjoittajan väliseen sopimukseen. Mikäli ammatinharjoittaja toimii itsenäisesti,  tulee hänen tehdä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma omaa toimintaansa varten.

Tuleeko pienen yrityksen tehdä kaikki vaaditut liittymisvalmistelut ja tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma?    

  • Kyllä kaikki liittymiseen kuuluvat tehtävät on käytävä läpi, mutta ne voi sovittaa oman yrityksen toimintaan. Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelman kohdat tulee käydä läpi ja sovittaa vaatimukset yrityksen kokoon ja toiminnan laajuuteen. Erityisesti teknisiä ja tietojärjestelmiä koskevia vaatimuksia kannattaa käsitellä yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa. 

Mistä Mistä Kanta-palvelujen käyttämiseen tarvittavia varmennekortteja saa?                           

  • Varmennekortit myöntää Väestörekisterikeskus (VRK) ja ne haetaan julkisen terveydenhuollon järjestämistä rekisteröintipisteistä (Terveydenhuollon varmennepalvelujen ajanvarauspalvelu). Terveydenhuollon toimikortteja ovat ammattikortti, henkilöstökortti, toimijakortti ja varakortti. Terveydenhuollon ammattihenkilöt käyttävät ammattikorttia kirjautumiseen. Lisätietoja terveydenhuollon varmenteista löydät VRK:n sivuilta. 

Mitä Väestörekisterikeskuksesta saatavat varmennekortit maksavat?

  • Ammattikortit ja potilastietoja potilashoitotyössä käsittelevän henkilöstön kortit ovat VRK:n puolesta maksuttomia. Muut kortit (henkilöstökortti, toimijakortti, varakortti) ovat maksullisia. Rekisteröintipisteet hinnoittelevat palvelunsa itse ja perivät siitä maksun. Voit tiedustella maksun suuruutta suoraan rekisteröintipisteestä, kun varaat aikaa (Terveydenhuollon varmennepalvelujen ajanvarauspalvelu). Terveydenhuollon opiskelijoille voidaan tilata harjoittelussa maksullisia terveydenhuollon henkilöstökortteja.

Tuleeko jostain ilmoitus ammattikortin voimassaolon päättymisestä? 

  • Kortissa lukee voimassaoloaika. Kortinlukijaohjelmisto varoittaa voimassaolon päättymisestä 1 kuukausi ennen päättymistä. Uutta ammattikorttia ei lähetetä automaattisesti vaan kortti täytyy tilata. Uuden kortin toimitus kestää noin 2 viikkoa.
  • Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt voivat itse uusia ammattikortin voimassa olevalla ammattikortilla sähköisen palvelun kautta.  

Mistä kortinlukijan voi ostaa ja tarvitseako asentaa muita sovelluksia kuin kortinlukijaohjelmisto?

  • Kortinlukijaohjelmiston käyttöoikeus tulee kortin mukana. Sähköisen varmennekortin tunnistus edellyttää, että sitä varten tietokoneeseen on joko sisään integroituna tai siihen on ulkoisesti liitetty sähköisen henkilökortin lukulaite eli kortinlukija.
  • Selaimen lisäksi et tarvitse muita ohjelmia kuin kortinlukijaohjelmiston, jonka saa VRK:n eevertti-sivustolta.
  • Kortinlukija kannattaa hankkia asiantuntevasta IT-tarvikkeita myyvästä liikkeestä ja varmistaa sopivuus myyjältä.

Jos potilastietojärjestelmä on ulkoistettu ja hankittu tietojärjestelmätoimittajalta ns. SaaS-palveluna niin tarvitaanko järjestelmätoimittajan edustajalle varmennekorttia?         

  • Ei tarvita.

Liittyminen

Mikä on liittymismalli?        

  • Liittymismallilla tarkoitetaan hallinnollista mallia, jolla yritys liittyy Kanta-palvelujen käyttäjäksi. Yksityisen terveydenhuollon liittymismallit ovat samanlaiset sekä lääkemääräyksessä että Potilastiedon arkistossa.
  • Yritykset ja itsenäiset ammatinharjoittajat liittyvät Kanta-palvelun käyttäjäksi joko suoraliittymisellä, tai yhteisliittymisellä. Yhteisliittymismallissa pääliittyjä vastaa potilastietojärjestelmästä ja liittää mukanaan samaa tietojärjestelmää käyttävät yritykset ja itsenäiset ammatinharjoittajat.
  • Pääliittyjällä tarkoitetaan luvan- tai ilmoituksenvaraista sosiaali- ja/tai terveydenhuollon palvelunantajaa, joka vastaa potilasrekisterin ja lokirekisterin teknisestä ylläpidosta. Mukanaliittyjällä tarkoitetaan pääliittyjän tietojärjestelmiä hyödyntävää luvan- tai ilmoituksenvaraista sosiaali- ja/tai terveydenhuollon palvelunantajaa, joka liittyy pääliittyjän kautta Kanta-palvelujen käyttäjäksi.

A. Suoraliittyminen ns. perusmalli

  • Palveluntuottajat, joiden koko henkilöstö on työsuhteessa
  • Itsenäiset ammatinharjoittajat.

B. Yhteisliittyminen

  • Pääliittyjän tiloissa toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat tai yritykset, jotka käyttävät pääliittyjän potilastietojärjestelmää, voivat liittyä pääliittyjän mukana
    • Pääliittyjä tekee liittymishakemuksen
  • Pääliittyjä voi liittää mukanaan samassa yritysketjussa, esimerkiksi franchising-ketjuissa tai konsernissa toimivia muita terveydenhuollon toimintayksiköitä ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka käyttävät pääliittyjän potilastietojärjestelmää
    • Pääliittyjä tekee liittymishakemuksen
  • Kun pääliittyjän hyväksyy toisen yksityisen terveydenhuollon palvelujen antajan käyttämään Kanta-palveluja järjestelmänsä kautta, tulee tämän tarkistaa, että  

    • asianosaisella toimijalla on voimassa asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajana toimimiseen,  
    • sen tiedot on talletettu Sosiaali- ja terveysalan lupa-ja valvontavirastn VALVERI-rekisteriin ja  
    • tiedot näkyvät ajantasaisina THL:n SOTE-organisaatiorekisterissä tai itsenäisten ammatinharjoittajien IAH-koodistossa
  • Pääliittyjän ja mukana liittyvien välillä tulee olla Kanta-sopimusmallin mukainen sopimus, jossa todetaan Kanta-palvelujen edellyttämien toimintamallien ja ohjeiden noudattaminen, sekä tähän liittyvät molemminpuoliset vastuut ja velvoitteet

Voivatko yritykset liittyä yksi toimialue kerrallaan, esimerkiksi jos konsernissa on useita toimialueita?                        

  • Kyllä voivat. Silloin kyse on käytön laajennuksesta. 

Millä liittymismallilla franchising-ketjuihin kuuluvat yritykset voivat liittyä Potilastiedon arkistoon?  

  • Mikäli ketjuun kuuluvat yritykset käyttävät samaa potilastietojärjestelmää, he voivat halutessaan liittyä yhteisliittymismallilla.
  • Muussa tapauksessa ketju-yritykset tekevät oman liittymishakemuksen ja sitoumuksen.

Olen liittymässä ammatinharjoittajana pääliittyjän mukana yhteisliittymismallilla. Tarvitseeko minun tehdä oma omavalvontasuunnitelma, vai riittääkö pääliittyjän tekemä omavalvontasuunnitelma?

  • Asiakastietolain mukaan kaikkien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien, jotka arkistoivat sähköisesti  asiakas- tai potilastietoja, tulee noudattaa omavalvontaa toiminnassaan ja tehdä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma. Yrityksillä ja itsenäisillä ammatinharjoittajilla, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti, on ollut velvollisuus laatia tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma 31.3.2015 mennessä.
  • Jos itsenäinen ammatinharjoittaja toimii vuokralaisena esimerkiksi lääkäriasemalla ja käyttää lääkäriaseman potilastietojärjestelmää, niin tällaisessa tilanteessa lääkäriaseman tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelmaan tulee olla selkeästi kirjattu, että suunnitelma koskee myös sen tiloissa toimivia itsenäisiä ammatinharjoittajia ja ammatinharjoittajan tulee toiminnassaan noudattaa tätä omavalvontasuunnitelmaa. Vastuut tulee olla kirjattuna myös lääkäriaseman ja itsenäisen ammatinharjoittajan väliseen sopimukseen. Mikäli ammatinharjoittaja toimii itsenäisesti,  tulee hänen tehdä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma omaa toimintaansa varten.
  • Pääliittyjä on velvollinen laatimaan tietoturvaan ja -suojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyvän omavalvontasuunnitelman kulloinkin voimassa olevien lakien, asetusten sekä kansallisten määräysten ja toimintaohjeiden mukaisesti. Vuokralainen on osaltaan velvollinen noudattamaan omavalvontasuunnitelmaa ja toimimaan sen mukaisesti. Pääliittyjän tulee valvoa mukana liittyvien Kanta-palvelujen käyttöä omavalvonnan vaatimusten mukaisesti. Pääliittyjä vastaa sen kautta liittyneiden terveydenhuollon palvelujen antajien toiminnasta kuten omastaan.

Missä asemassa vuokratyöntekijät ovat Kanta-palveluihin liityttäessä. Koskeeko yhteisliittymismalliin kuuluva Sopimus Kanta-palveluun liittymisestä ja Kanta-palvelujen käytöstä myös työvoiman vuokrauksen kautta tulleita työntekijöitä?

  • Ei koske. Vuokratyöntekijät rinnastetaan yrityksen omiin työntekijöihin.

Mikä on yksityisen terveydenhuollon liittymisen takaraja Potilastiedon arkistoon?    

  • Yksityisen terveydenhuollon palvelunantajilla on velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon mahdollisimman pian, jos potilasasiakirjojen pitkäaikaissäilytys toteutetaan sähköisesti. Terveydenhuollon palvelujen osalta liittymisvelvoite oli 1.9.2015. Viranomaiset seuraavat liittymisten etenemisestä ja tarvittaessa ryhdytään toimenpiteisiin, mikäli käyttöönottoa viivytetään tarpeettomasti. 
  • Suun terveydenhuollon toimintayksiköiden (julkinen ja yksityinen) on liityttävä Potilastiedon arkistoon vuoden 2016 loppuun mennessä.
  • STM on antanut 13.10.2015 asetuksen (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista 1257/2015), jossa säädetään Potilaan terveyden- ja sairaanhoidon kannalta keskeisistä tiedoista, joiden tulee olla nähtävissä potilaan Tiedonhallintapalvelusta. Asetus säätää Kanta-palveluun tallennettavien asiakirjojen vaiheistuksen.
  • Asetus antaa pohjan Kanta-palvelujen toteuttamiselle lähivuosina. Aikataulut uusien Potilastiedon arkiston tietosisältöjen käyttöönotoista ovat käyttöönoton takarajoja. Uudet toiminnallisuudet voidaan ottaa käyttöön heti, kun potilastietojärjestelmätoimittajat ovat toteuttaneet ne järjestelmiinsä.

Millaisia sanktioita tulee, jos ei ehdi liittyä lain määräämään takarajaan mennessä?   

  • Viranomaiset seuraavat liittymisten etenemisestä ja tarvittaessa ryhdytään toimenpiteisiin, mikäli käyttöönottoa viivytetään tarpeettomasti. 

Mikä on niiden yritysten liittymisvelvoite, jotka tuottavat sekä terveyspalveluja että sosiaalihuollon palveluja?                   

  • Liittymisvelvoite tulee sen mukaan, minkä lain mukaan palvelua tuotetaan. Esimerkiksi asumispalvelut ovat sosiaalihuoltolain mukaisia palveluja ja liittyminen tapahtuu vasta myöhemmässä vaiheessa. Esimerkiksi kotisairaanhoito taas terveyspalvelua. Terveydenhuollon palvelujen osalta liittymisvelvoite oli 1.9.2015.

    Jos esimerkiksi konsernissa on erillisiä terveydenhuollon toimintayksiköitä, niin ne tulisi liittää Kantaan heti kun se on mahdollista. Jos sosiaalihuollon yksikössä, joka liittyy Kantaan vasta myöhemmässä vaiheessa, tuotetaan terveystietoa, tieto tulisi erotella omaan rekisteriin yksikön sisällä. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen tuotantokäyttö aloitetaan vuonna 2018.

Mitä kustannuksia Potilastiedon arkistoon liittymisestä tulee yritykselle?      

Kuka voi allekirjoittaa Kelalle lähetettävän liittymishakemuksen yrityksessä?             

  • Yrityksen nimenkirjoitusoikeuden omaava edustaja.

Kanta-palveluihin liittymiseksi tarvitaan yrityksen tunnistetietoja. Mitä pitää tehdä jos yrityksen tiloissa toimivan itsenäisen ammatinharjoittajan tiedot eivät näy itsenäisten ammatinharjoittajien koodistossa (IAH-koodisto) THL:n koodistopalvelussa?                            

  • Jotta Kanta-palveluihin voi liittyä, tulee Kanta-palveluihin liittyvistä toimintayksiköistä ja toimintayksiköiden palveluyksiköistä tai itsenäisistä ammatinharjoittajista olla ajantasaiset tunnistetiedot THL:n ylläpitämässä koodistopalvelussa (SOTE-organisaatiorekisteri tai IAH-koodisto). Kukin yritys on vastuussa omien tietojensa oikeellisuudesta, myös muiden yritysten tiloissa toimivien osalta. Jos tiloissa toimivan itsenäisen ammatinharjoittajan tiedot eivät näy koodistopalvelussa(IAH-koodistossa), yrityksen on itse huolehdittava, että  tiedot saadaan näkyviin koodistopalveluun.
  • Tarkista hyvissä ajoin, että tunnistetiedot ovat oikein (Ohje tietojen tarkastamiseen). Virheellisten tietojen korjaukset ja lisäykset tehdään aina oman alueen AVI:in (mistä toimilupa on haettu) tai Valviraan (valtakunnalliset luvat).
  • HUOM: Itsenäisten ammatinharjoittajien tietojen näkyminen koodistopalvelussa (IAH-koodistossa) edellyttää y-tunnustietojen ilmoittamista aluehallintovirastoon.

Sivua päivitetty 18.06.2018