Valmistelevat tehtävät ja liittyminen

Valmistelevat tehtävät ja liittyminen

Velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon koskee niitä yksityisen terveydenhuollon yrityksiä ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti.

Lue lisää:

Varmista, että käytössä oleva tai palveluna ostettu potilastietojärjestelmä on sertifioitu. Selvitä yhdessä potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan palvelun käyttämiseen, ovat Kanta-palvelujen vaatimusten mukaisia.

Tee tarvittavat liittymisvalmistelut

  • varmennekorttien hankinta
  • omavalvontasuunnitelman laatiminen
  • liittymishakemus Kelaan.

Tarkista myös, että lupa-asiat ovat ajantasalla SOTE-organisaatiotietorekisteristä tai IAH-koodistosta. Lisätietoa löydät Kanta-palvelujen käsikirjasta.

Lue lisää:

Tietojärjestelmässä A olevat vanhat tiedot ovat rinnastettavissa paperiarkistoon, koska tiedot eivät ole yhteydessä ulkopuolisiin arkistoihin. Tällainen tilanne tyypillisesti esiintyy, kun on vaihdettu tietojärjestelmää ja vanhat tiedot on haluttu säilyttää.

Rinnastaminen paperiarkistoon on ok ja myös arkistoinnin muut säädökset pätevät tähän. Vanhojen tietojen arkistointiprojektin valmistuminen antaa jatkossa mahdollisuuden miettiä asiakirjojen siirtämistä tietojärjestelmästä B Potilastiedon arkistoon ja hallitun käytöstä poistettavan tietojärjestelmän alasajon.

Lue lisää:

Valviran omavalvontasuunnitelma on laajemmin toiminnan kannalta tehtävä asiakirja, johon kirjataan kaikki keskeiset toimenpiteet, joilla palvelujen tuottajat itse valvovat toimintayksikköjään, henkilökunnan toimintaa sekä tuottamiensa palvelujen laatua.

Valviran omavalvontasuunnitelma on palvelujen laadun ja kehittämisen päivittäinen työväline. Palvelujen tuottajalta edellytetään ammattitaitoa, tietoa ja kokemusta arvioida, minkälaisella omalla ohjauksella ja valvonnalla toiminnan laatu ja säädöstenmukaisuus varmistetaan.

Asiakastietolain mukainen tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma keskittyy asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn, tiedonhallintaan, tietojärjestelmien hallintaan sekä tietoturvaan ja tietosuojaan.

Lue lisää:

Asiakastietolain mukaan kaikkien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien, jotka arkistoivat sähköisesti asiakas- tai potilastietoja, tulee noudattaa omavalvontaa toiminnassaan ja tehdä omavalvontasuunnitelma. Asiakastietolain tarkoittama omavalvontasuunnitelma kattaa tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvää laadunhallintaa ja omavalvontaa.

Lue lisää:

Riippuu tilanteesta.

Lääkäriaseman omavalvontasuunnitelmaan tulee olla selkeästi kirjattu, että suunnitelma koskee myös sen tiloissa toimivia itsenäisiä ammatinharjoittajia. Vastuut tulee olla kirjattuna myös lääkäriaseman ja itsenäisen ammatinharjoittajan väliseen sopimukseen.

Mikäli ammatinharjoittaja toimii itsenäisesti, tulee hänen tehdä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma omaa toimintaansa varten.

Kyllä.

Kaikki liittymiseen kuuluvat tehtävät on käytävä läpi, mutta ne voi sovittaa oman yrityksen toimintaan. Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelman kohdat tulee käydä läpi ja sovittaa vaatimukset yrityksen kokoon ja toiminnan laajuuteen. Erityisesti teknisiä ja tietojärjestelmiä koskevia vaatimuksia kannattaa käsitellä yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa. 

Lue lisää: 

Liittymismallilla tarkoitetaan hallinnollista mallia, jolla yritys liittyy Kanta-palvelujen käyttäjäksi. Yksityisen terveydenhuollon liittymismallit ovat samanlaiset sekä lääkemääräyksessä että Potilastiedon arkistossa.

Lue lisää: 

Riippuu tilanteesta.

Mikäli ketjuun kuuluvat yritykset käyttävät samaa potilastietojärjestelmää, he voivat halutessaan liittyä yhteisliittymismallilla.

Muussa tapauksessa ketju-yritykset tekevät oman liittymishakemuksen ja sitoumuksen.

Lue lisää:

Lääkäriaseman tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelmaan tulee olla selkeästi kirjattu, jos itsenäinen ammatinharjoittaja toimii vuokralaisena lääkäriasemalla ja käyttää lääkäriaseman potilastietojärjestelmää. Suunnitelma koskee myös sen tiloissa toimivia ammatinharjoittajia, joiden tulee toiminnassaan noudattaa tätä omavalvontasuunnitelmaa. 

Vastuut tulee olla kirjattuna myös lääkäriaseman ja itsenäisen ammatinharjoittajan väliseen sopimukseen. Mikäli ammatinharjoittaja toimii itsenäisesti, tulee hänen tehdä tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma omaa toimintaansa varten.

Lue lisää:

Potilastiedon arkistoon liittymisellä ei ole takarajaa, vaan yksityisen terveydenhuollon palvelunantajilla on velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon mahdollisimman pian, jos potilasasiakirjojen pitkäaikaissäilytys toteutetaan sähköisesti.

Viranomaiset seuraavat liittymisten etenemisestä ja tarvittaessa ryhdytään toimenpiteisiin, mikäli käyttöönottoa viivytetään tarpeettomasti. 

Liittymisvelvoite tulee sen mukaan, minkä lain mukaan palvelua tuotetaan.

Esimerkiksi asumispalvelut ovat sosiaalihuoltolain mukaisia palveluja ja liittyminen tapahtuu vasta myöhemmässä vaiheessa.

Kotisairaanhoito on terveyspalvelua. Terveydenhuollon palvelujen osalta liittymisvelvoite oli 1.9.2015.

Jos esimerkiksi konsernissa on erillisiä terveydenhuollon toimintayksiköitä, ne tulisi liittää Kanta-palveluihin heti, kun se on mahdollista. Jos Kanta-palveluihin myöhemmässä vaiheessa liittyvässä sosiaalihuollon yksikössä tuotetaan terveystietoa, tieto tulisi erotella omaan rekisteriin yksikön sisällä.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 1. vaiheen tuotantokäyttö aloitettiin vuonna 2018.

Jotta Kanta-palveluihin voi liittyä, tulee Kanta-palveluihin liittyvistä toimintayksiköistä ja toimintayksiköiden palveluyksiköistä tai itsenäisistä ammatinharjoittajista olla ajantasaiset tunnistetiedot THL:n ylläpitämässä koodistopalvelussa (SOTE-organisaatiorekisteri tai IAH-koodisto).

Jos tiloissa toimivan itsenäisen ammatinharjoittajan tiedot eivät näy IAH-koodistossa, yrityksen on itse huolehdittava, että tiedot saadaan näkyviin koodistopalveluun.

Lue lisää:

Sivua päivitetty 09.06.2020