Nationella verksamhetsmodeller och anvisningar

Nationella verksamhetsmodeller och anvisningar

I vårt företag verkar en yrkesutövare som inte registrerar patientuppgifter i vårt system, men som ibland tittar på klienternas patientuppgifter i vårt system, ska yrkesutövaren anslutas till Patientdataarkivet med vårt företags gemensamma anslutning?

  • Om yrkesutövaren inte arkiverar patientuppgifter elektroniskt behöver yrkesutövaren inte ansluta sig som användare av Patientdataarkivet. I en sådan situation kan yrkesutövaren titta på klientuppgifter i företagets eget patientdatasystem men inte i Patientdataarkivet.

Vilka alla ska utbildas i användningen av Kanta-tjänsterna och hur verifieras kunskaperna?

  • Hela personalen ska utbildas och deltagandet i utbildningen ska följas genom att genomgången utbildning dokumenteras. Det kan till exempel ges ett intyg över genomgången utbildning.           

Hur ser dokumentet över administreringen av behörigheter ut?

  • Till exempel en excel-tabell där man kan konstatera sökta, godkända och fråntagna behörigheter.    

Kan flera företag ha en gemensam dataskyddsansvarig?

  • Ja. Till exempel vid gemensam anslutning kan läkarstationen eller ett motsvarande företag har en gemensam dataskyddsansvarig varvid den huvudansvariga som ansluter sig kan vara dataskyddsansvarig även för de andra yrkesutövare och yrkesutövarföretag som ansluter sig. Man kommer överens om detta i avtalet mellan den huvudansvariga anslutaren och hyresgästen om ansvar och skyldigheter vid användning av Kanta-tjänster.            

Kan också arkivarien vara gemensam för flera företag?

  • Ja. Arkivariens behörigheter avgränsas enligt registeransvarig. Vid gemensam anslutning kan den som utsetts till arkivarie hämta handlingar som producerats under den huvudsakliga anslutaren. Dessutom kan flera som ansluter sig uppge en viss arkivarie som sin egen arkivarie.

Vilka är arkivarens ansvarsområden?

  • Inom hälso- och sjukvården produceras och behandlas dokument beträffande vilka anvisningarna om dokumenthantering och arkivfunktionen ska iakttas. Organisationerna ska alltid ha åtminstone en anställd som svarar för planering, anvisningar, utbildning och tillsyn när det gäller dokumenthanteringen, arkivfunktionen och informationshanteringen samt för uppgifter som gäller organisationens slutarkiv. Vid anslutningen till Kanta-tjänsterna deltar arkivarien i ibruktagningsprovet och de tekniska kontrollerna i samband med det. Arkivarien ansvarar för begäran om utredning från klienter/patienter. När det gäller Kanta-tjänsterna använder arkivarien ett särskilt användargränssnitt till arkivarens uppgifter som FPA tillhandhåller och som kallas Arkivariens användargränssnitt. Arkivariens behörigheter begränsas automatiskt till den eller de registeransvarigas dokumentmaterial för vilken arkivaren arbetar.
  • Åtgärderna via gränssnittet sparas i en logg (t.ex. sökning, granskning av handling eller ändring av metadata). På gränssnittet visas handlingarna just sådana de är i arkivet, deras metadata och alla versioner (även de som flyttats från att användas i vården till ett s.k. bakgrundsarkiv).

Måste arkivarien också ha ett BRC-kort (certifikatkort)?

  • Organisationens arkivarie måste ha ett individuellt certifikatkort som är kopplat till arkivarierollen. Det är också viktigt att kontaktinformation och arkivariens certikatkorts nummer (11 siffror) har meddelats för arkivarierollen. Det finns inga särskilda krav på yrkesutbildning. 

Om en självständig yrkesutövare ansluter sig självständigt till Patientdataarkivet, måste yrkesuövaren utse en särskild arkivarie för verksamheten?

  • Arkivarierollen är obligatorisk då man ansluter sig till Patientdataarkivet. En självständig yrkesutövare kan ha denna roll själv, eller så kan yrkesutövaren utse någon annan till denna roll. Huvudsaken är att kontaktinformation och arkivariens certifikatkorts nummer (11 siffror) har meddelats för arkivarierollen.

Har det fastställts någon yrkesmässig behörighet för arkivarien eller den dataskyddsansvariga?

  • Det har inte fastställts någon särskild yrkesmässig behörighet för uppgifterna.

Är FPA registeransvarig i fråga om de hälsotjänster som FPA konkurrensutsätter?

  • FPA är inte registeransvarig utan tjänsteleverantör kanske

Hur kan möjligheten att titta på patientuppgifter begränsas inom den privata hälso- och sjukvården?

  • Inom den privata hälso- och sjukvården kan en medborgare förbjuda att hans eller hennes uppgifter visas för andra endast i fråga om enskilda servicehändelser (besök, period på avdelning). Arkivering kan aldrig förbjudas, men man kan alltså förbjuda att andra ser uppgifterna om enskilda servicehändelser för den privata hälso- och sjukvårdens del.

Hur gör man med patientuppgifter som ska registreras inom socialvårdsenheter när socialvårdsenheterna ännu inte i detta skede ansluter sig till det nationella arkivet?

  • De patientuppgifter som ska registreras vid socialvårdsenheter hör till socialvården som helhet och bildar ett delregister i socialvårdens klientregister. Tills vidare arkiveras inte dessa patientuppgifter i Kanta.
  • Det väsentliga är att hälso- och sjukvårdsuppgifterna kan separeras från socialvårdsuppgifterna i patientdatasystemet. THL har tidigare meddelat en separat om hantering av patientuppgifter som uppkommer inom socialvården (på finska).

Hur gör man när en yrkesutövare avslutar sin verksamhet på en läkarstation               

  • Anmälan om att verksamheten avslutas ska genast skickas till regionförvaltningsverket. På så sätt uppdateras informationen även i kodsystemet över självständiga yrkesutövare. För att Kanta-tjänsterna ska fungera är det viktigt att se till att informationen är uppdaterad.  Närmare information i Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely Opas terveydenhuollolle (Upprättande och hantering av journalhandlingar Handbok för hälso- och sjukvården).

Sidan har uppdaterats 11.06.2018