Sosiaalihuollon palvelunantaja voi tallentaa Kantaan myös sellaiset asiakastiedot, jotka on kirjattu asiakastietojärjestelmiin ennen kuin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on otettu käyttöön. Tällöin tiedot tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon vanhoina asiakastietoina.
Vanhoja asiakastietoja voi tallentaa riippumatta siitä onko henkilö yhä sosiaalihuollon asiakas vai onko asiakkuus päättynyt.
Poikkeuksena ovat sosiaalihuollon paperilla allekirjoitetut asiakirjat, jotka sosiaalihuollon palvelunantajan on säilytettävä toistaiseksi paperisina, vaikka ne olisi digitoitu ja tallennettu myös sähköiseen muotoon.
Vanhojen asiakastietojen käyttö
Sosiaalihuollon ammattilainen voi tarkastella vanhoja asiakastietoja asiakaspalvelutilanteessa joko asiakastietojärjestelmänsä tai järjestelmätoimittajan tarjoaman erillisen vanhojen tietojen katselimen kautta. Lisäksi Kanta-arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö näkee vanhat asiakastiedot Arkistonhoitajan käyttöliittymällä. Hän voi esimerkiksi tarkistaa ovatko tiedot arkistoituneet ja tarvittaessa mitätöidä vanhoja asiakirjoja.
Vanhat asiakastiedot ovat pääasiassa vain sen sosiaalihuollon palvelunantajan käytettävissä, jonka rekisteriin tiedot on tallennettu. Vanhoja asiakastietoja on mahdollista luovuttaa Kanta-palvelujen kautta toiselle palvelunantajalle vain silloin, kun tietoja haetaan sosiaalihuollon viranomaisen laajalla tiedonsaantioikeudella.
Vanhoina tietoina tallennetut asiakastiedot eivät näy asiakkaalle OmaKannassa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus pyytää häntä koskevat asiakastiedot sosiaalihuollosta.
Näin aloitat vanhojen asiakastietojen arkistoinnin
Voit aloittaa vanhojen asiakastietojen tallentamisen sen jälkeen, kun organisaatiosi on ottanut Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöön. Jos et ole vielä ottanut palvelua käyttöön, tutustu käyttöönoton ohjeeseen.
Voit tallentaa vanhat asiakastiedot suoraan asiakastietojärjestelmästä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, jos asiakastietojärjestelmäsi tukee sitä. Keskustele tarvittaessa oman järjestelmätoimittajasi kanssa.
Tarkista, että vanhat asiakastiedot ovat oikeassa muodossa. Kantaan tallennettavien vanhojen asiakastietojen vaatimukset on kuvattu Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomallissa.
Jos tallennat vanhoja asiakastietoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon eri järjestelmällä kuin muita asiakastietoja, ilmoita vanhoja tietoja arkistoivan järjestelmän tiedot Kelalle teknisten tietojen muutosilmoituksella.
Lue lisää vanhojen asiakastietojen arkistoinnin aloittamisen tueksi laaditusta ohjeesta (pdf).